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Flux de travail numériques: efficaces grâce à des processus automatisés

L'automatisation des processus et des flux de travail permet de gagner du temps et d’économiser de l'argent, que ce soit au sein de l'entreprise, en lien avec les partenaires ou dans les échanges avec les clients. Les conditions préalables pour cela sont des informations numérisées et un logiciel approprié.

Définition: qu'est-ce qu'un flux de travail numérique?

Par flux de travail, on entend en principe une séquence prédéfinie de différentes étapes de travail. Des processus opérationnels entiers ou des parties de ceux-ci sont automatisés, et les documents, informations ou tâches nécessaires à leur accomplissement sont transmis sous forme numérique d'un participant à l'autre, selon des règles préétablies.

Les avantages découlant de flux de travail numériques

  • Un accroissement de la qualité: toutes les étapes d'un processus sont identifiées et listées avec précision au sein d'un flux de travail. Le classement des documents ou le rôle des personnes impliquées sont également réglés avec précision, générant ainsi moins d'erreurs.
  • Une augmentation de l'efficacité: mieux un flux de travail est réglé, plus celui-ci peut être facilement et rapidement parcouru. Les processus définis dans la gestion numérique des flux de travail, qui dans le meilleur des cas sont appuyés par un logiciel approprié, augmentent énormément l'efficacité d'une entreprise, en particulier pour les processus récurrents.
  • Une transparence accrue et une collaboration simplifiée: qui est en train de traiter quelle étape de tel ou tel processus? Qu'est-ce qui doit être fait ensuite? Le travail avec des flux de travail procure une transparence totale sur les activités et les résultats.
  • Une meilleure base décisionnelle: les informations toujours actuelles générées dans le cadre d'un flux de travail et apportant des renseignements sur les processus facilitent la prise de décisions.

Les conditions pour une gestion des flux de travail

Avant de pouvoir créer un flux de travail, il convient de répondre à certaines questions préliminaires:
Où se situe le potentiel numérique de l'entreprise? Où les processus internes de l'entreprise peuvent-ils être optimisés? Où des points de jonction avec des partenaires et des clients peuvent-ils être configurés de manière à rendre un processus plus simple et rapide grâce à un flux de travail? Afin de répondre à ces questions, vous devez analyser votre chaîne de création de valeur afin de déterminer les potentiels de numérisation. Recherchez des technologies dernier cri et des opportunités susceptibles d'apporter un avantage concurrentiel à votre entreprise. Dans l'idéal, effectuez ces analyses avec un expert ou un partenaire en mesure de vous conseiller en matière de stratégies de numérisation.

Les attentes des clients et des partenaires étant de plus en plus élevées, ces nouvelles possibilités doivent être intégrées dans les processus de votre entreprise. Grâce aux flux de travail numériques, la compétitivité d'une entreprise peut être fortement accrue. Une analyse peut par exemple montrer qu'il est possible de réduire les temps de traitement au cours de la phase de production, afin d'être en mesure de livrer plus rapidement. Ou encore qu'il est possible d'automatiser les processus de service en un flux de travail, depuis la confirmation du rapport de travail par le client via la tablette du collaborateur du service extérieur jusqu'à la facturation de la prestation. Ceci permet de gagner du temps et de ne rien oublier.

Efficacité accrue dans les processus standard

Que ce soit dans le processus de vente, dans le service à la clientèle ou dans la production de biens : le traitement numérique permis par les technologies TIC peut apporter une valeur ajoutée dans pratiquement tous les domaines de l'entreprise. 

Qu'il s'agisse de processus internes tels que la comptabilité des salaires ou les RH, mais aussi de l'utilisation d'un outil en ligne pour la prise de rendez-vous de la part des clients, le traitement des devis et des commandes ou encore la gestion des ressources, il est possible d'affirmer que chaque domaine numérisé peut signifier une augmentation de l’efficacité de celui-ci. En combinaison avec les autres éléments dans le cadre du flux de travail, cela signifie toutefois surtout une efficacité générale accrue. En conjonction avec des services dans le Cloud, des domaines entiers tels que le CRM, l'ERP et d'autres stocks de données peuvent par ailleurs être centralisés et rendus hautement disponibles tout en offrant une qualité de données élevée.

Où en est la Suisse en matière de flux de travail?

Dans l’industrie et le commerce internationaux, de nombreux processus en amont et en aval sont pris en charge par des entreprises suisses. Selon Economiesuisse, l’organisation faîtière de l’économie suisse, près de la moitié des biens importés et exportés dans le pays, mesurés en valeur, font partie d’une chaîne de création de valeur internationale.

Il n’est donc pas surprenant que les entreprises numérisent et automatisent de plus en plus les différentes étapes de production. Les processus d’entreprise, tels que dans la production ou les relations avec les clients à l’échelle internationale, sont également de plus en plus gérés dans le cadre de flux de travail numériques.

Et pourtant, selon l'étude "We Power the Nation" réalisée par YouGov en 2019, les collaborateurs des entreprises suisses consacrent en moyenne près de 7 % de leur temps de travail à des tâches administratives improductives. À titre de comparaison, cette valeur est de 5,2 % en moyenne internationale. Il n'y a qu'en France et en Espagne que la part de travail improductif est plus élevée qu'en Suisse.

Cela démontre le potentiel existant en matière de numérisation des tâches de routine et des processus standard. Afin de rester des maillons efficaces de la chaîne internationale de création de valeur, les entreprises suisses se doivent de poursuivre leur transformation numérique.

Exemple concret: flux de travail dans l'automatisation des processus créditeurs

Le traitement numérique des processus de facturation recèle par exemple un grand potentiel d'amélioration en termes d'efficacité. Un flux de travail numérique lors du traitement des créanciers peut par exemple se dérouler de la manière suivante:

  • Reconnaissance automatique du contenu de la facture
  • Classement et archivage automatiques
  • Processus de traitement automatisé (flux de travail)
  • Imputation (COFI, comptabilité analytique, projets) externalisée dans le flux de travail
  • Comptabilisation automatique comme poste ouvert

De la réception d'une facture à son paiement, les processus peuvent être standardisés et automatisés. Outre un traitement global plus rapide, la qualité des données peut également être améliorée.

Les données financières et comptables étant utilisées pour une grande variété de tâches, telles que la facturation, les commandes, les paiements, les déclarations fiscales ou l'établissement du budget, elles doivent être stockées de manière structurée et disponibles de manière centralisée. Des solutions telles que Docuware ou M-Files permettent l'archivage et le traitement des données financières. L'optimisation des processus de facturation par le biais de M-Files permet notamment de remplacer les étapes de traitement manuelles par des flux de travail numérisés, de l'approbation des factures à leur paiement.