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Publié le:    Catégorie: Gestion d’entreprise

Stratégie pour la numérisation: le guide vers la numérisation

Conseils stratégiques pour la numérisation | Infoniqa Blog

Au lieu de se lancer dans la numérisation sans aucun projet, les entreprises se doivent de développer une stratégie individuelle pour leur numérisation. Celle-ci aide en effet à effectuer avec succès la transition des processus et des infrastructures vers le monde du numérique. Mais comment mettre en place une stratégie adaptée, et à quoi faut-il veiller?

Pourquoi une stratégie de numérisation est-elle nécessaire ?

Aucune entreprise ne peut faire l'impasse sur la numérisation, car elle touche toutes les branches et tous les domaines d'une entreprise. Certaines entreprises sont plus touchées, d'autres moins. Beaucoup en tirent un grand profit et développent de nouveaux modèles commerciaux ainsi que des produits innovants. D'autres sont plutôt contraintes d'emboiter le pas et doivent réagir pour rester viables, notamment en raison des conséquences de la pandémie de coronavirus. Selon le degré de maturité numérique d'une entreprise, différentes questions se posent sur la manière, le moment, l'ampleur et la cadence de la numérisation.

Les PME en particulier devraient veiller à ne pas procéder de manière chaotique, pour ne pas faire ainsi s'évaporer un potentiel important. La numérisation ne consiste pas à remplacer le papier par des PDF ou à créer une boutique en ligne. Il s'agit plutôt de numériser des pans entiers de processus et d'infrastructures, ce qui peut signifier que de nouveaux processus de travail et de nouvelles structures deviennent nécessaires dans l'entreprise. Au lieu de numériser de manière désordonnée, il est conseillé d'établir un plan: la stratégie pour la numérisation. Celle-ci sert de point de départ pour une procédure par étapes, fixe des garde-fous et comprend les mesures d'accompagnement nécessaires. Si votre entreprise a besoin de se numériser, il convient de prendre à cœur les sept points suivants lors de la rédaction de votre stratégie pour la numérisation.

1. Procédez à une préparation minutieuse et déterminez les domaines de responsabilité

À une époque de constante accélération des processus commerciaux et de réduction des délais, des modèles de travail agiles deviennent nécessaires, ainsi peut-être que des nouveaux modèles de gestion. La numérisation est l'affaire des chefs, raison pour laquelle l'engagement total de la direction de l'entreprise est absolument essentiel. Pour les tâches opérationnelles, un CDO (Chief Digital Officer) responsable de la stratégie de numérisation peut par exemple être nommé. Celui-ci planifie les étapes ultérieures et élabore une feuille de route.

2. Cherchez les potentiels de numérisation et avancez par petits pas

Démarrer par le projet le plus vaste et le plus complexe afin d'en tirer le maximum d'avantages possibles n'est généralement pas une bonne idée. Il convient plutôt de dresser un état des lieux afin de déterminer quels sont les domaines à numériser, quel secteur de l'entreprise ou quels processus se prêteraient au test de passage de l'analogique au numérique, et d'acquérir ainsi de l'expérience. Il ne s'agit pas, dans un premier temps, de développer des modèles de gestion disruptifs.

Afin de déterminer où se situe le potentiel de numérisation au sein de l'entreprise, l'infrastructure et les processus existants doivent être analysés. La numérisation doit intervenir là où elle offre le plus de valeur ajoutée. Où des processus numériques plus flexibles et plus efficaces pourraient-ils remplacer un processus existant? Comment le modèle d'entreprise pourrait-il être modifié?

3. Encouragez l'innovation

Après avoir recherché les potentialités de numérisation dans les structures existantes ainsi que dans les produits et les méthodes de travail, il convient également de trouver et d'examiner de nouvelles idées commerciales. La connaissance des tendances et des conditions actuelles du marché gagne en importance, car le monde numérique des affaires évolue rapidement. Le passé démontre que des entreprises agiles et innovantes, même issues de secteurs différents, pénètrent régulièrement dans des domaines d'activité traditionnels et font valoir leur avantage technologique de manière disruptive.

Des études de marché ciblées ainsi que l'analyse des besoins des clients peuvent révéler de nouveaux produits, services ou canaux de distribution. Les techniques favorisant la créativité, les ateliers d'innovation ou l'approche Design Thinking sont également utiles pour stimuler l'innovation.

4. Démarrer petit pour croître plus tard

Numérisez là où, dans le contexte de votre stratégie, vous pouvez générer des quick wins. Il peut par exemple s'agir d'un nouveau produit plus facile à commercialiser numériquement, et générant ainsi de nouveaux clients. Vous pouvez également introduire des outils numériques dans le segment d'activité où le gain d'efficacité le plus important peut être réalisé. L'idéal est d'avoir un projet portant sur les fondements, et pouvant être appliqué ailleurs dans l'entreprise. Trouvez de petits projets pouvant être réalisés numériquement avec relativement peu d'efforts. La somme de diverses petites étapes dans votre stratégie de numérisation finira en effet par conduire à la transformation de l'entreprise.

5. Pensez à vos clients

Lors du développement de produits et de services numériques, les besoins des clients ne doivent pas être négligés. L'attention portée aux clients se doit d'être un élément essentiel dans le développement de votre stratégie de numérisation. Les clients sont inconstants, une alternative n'est souvent qu'à un clic. C'est la raison pour laquelle le mot d'ordre est: Customer  Experience, ou l'expérience client. Il n'est possible de proposer une expérience client agréable qu'en connaissant ces derniers et leurs besoins. Identifiez les souhaits, les besoins et les valeurs de vos clients. Dans les secteurs d'activité déjà numérisés, ces connaissances peuvent être obtenues grâce à une analyse approfondie des données générées lors de l'interaction avec les clients. Plus l'entreprise travaille dans le domaine du numérique, plus elle est en mesure de générer d'informations utiles.

6. Ayez recours aux nouvelles technologies

L'utilisation de technologies modernes ne constitue pas à elle seule la numérisation de l'entreprise. Cette dernière constitue en effet le moyen d'améliorer l'efficacité des processus, de mettre en place des automatisations, d'acquérir de nouvelles connaissances et d'appuyer de manière optimale les collaborateurs dans leur travail quotidien. Ayez recours à de multiples solutions techniques pour créer des avantages concurrentiels. Les applications Cloud (SaaS) permettent d'utiliser les systèmes les plus modernes sans modifier sa propre infrastructure informatique, voire de bénéficier de processus de gestion entiers sous forme de services (BPaaS). Examinez les possibilités d'utilisation de nouvelles technologies telles que l'IA, l'IoT, l'analyse prédictive ou la réalité virtuelle, qui permettent de prospecter de tout nouveaux domaines d'activité ou d'appliquer des méthodes de travail modernes. L'expertise de spécialistes externes disposant du savoir-faire nécessaire vous aidera à cet égard.

 

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7. Ne sous-estimez pas le changement culturel

Ce serait une erreur que de considérer la numérisation comme un sujet relevant uniquement de l'informatique. La numérisation influence l'ensemble de l'organisation, y compris les collaborateurs et la culture d'entreprise. Les collaborateurs doivent acquérir de nouvelles compétences, doivent assumer de nouvelles tâches, ou se voient confrontés à de nouvelles structures organisationnelles. Le scepticisme, le rejet ou la résistance face à la transformation numérique peuvent survenir. Impliquez par conséquent dès le départ les collaborateurs dans le processus, et permettez-leur d'y participer activement.

Une gestion prudente du changement est d'autant plus cruciale que cette transformation est importante dans l'entreprise ou le département, et une communication transparente est essentielle à cet égard. Planifiez le développement des nouvelles compétences et définissez clairement les (nouvelles) responsabilités.

8. Remettez régulièrement votre stratégie en question

Dans un monde des affaires numérisé qui évolue rapidement, les conditions et la concurrence évoluent également très vite. Contrôlez en permanence les progrès de votre numérisation, analysez les nouvelles données ainsi générées, évaluez si les outils et technologies utilisés sont toujours adaptés, et surveillez le marché et la concurrence. Un feed-back régulier des collaborateurs ainsi que des évaluations et analyses périodiques permettent au besoin d'adapter votre stratégie. Institutionnalisez ces mécanismes de feedback et de contrôle: seule une stratégie de numérisation flexible est en effet à la hauteur d'un monde des affaires toujours plus dynamique.

Trésors parmi les données et talents cachés

Les grandes lignes de la numérisation envisagée ont été tracées, les responsabilités bien définies, les domaines de compétence identifiés et les processus établis. Pourtant, les améliorations attendues ne sont pas au rendez-vous, par exemple en termes d'efficacité des processus. Cela peut être dû au fait que des ressources importantes n'ont pas encore été exploitées.

Des trésors insoupçonnés parmi les données

Dans la première partie, nous avons notamment parlé de l'identification des potentiels de numérisation. En avez-vous trouvés? Savez-vous par exemple avec certitude de quelles données votre entreprise dispose? En répondant «Oui» dès maintenant, avec en tête le nouveau logiciel CRM, vous oubliez de prendre en compte la créativité de vos collaborateurs, et ce à plusieurs égards. Voici quelques exemples montrant des domaines où vous pourriez trouver des trésors insoupçonnés parmi vos données:

  • Tableaux Excel: Excel est très répandu et, dans de nombreux cas, constitue un outil utile facilitant le travail dans votre entreprise, parfois depuis des décennies. Ici se cache une première source de données: de nombreux collaborateurs ont créé, de manière plus ou moins partagée, des tableaux Excel pour eux-mêmes et leur équipe afin d'optimiser les processus de travail, que ce soit au bureau, à l'atelier ou dans l'entrepôt. Penser que ces outils sont sans intérêt est une grosse erreur: ces données peuvent en effet valoir de l'or. Avant d'entreprendre une étape de numérisation, dénichez les personnes disposant d'un tel trésor, et examinez comment celui-ci pourrait être intégré dans un environnement logiciel existant de manière à en tirer profit. Procédez avec tact, personne n'aimant se voir priver du travail de plusieurs années sans recevoir un outil de remplacement de valeur au moins équivalente. Cette recherche des données ne doit pas être perçue comme une menace par les collaborateurs , mais comme la reconnaissance d'un travail utile et novateur de leur part.
  • Données des machines: dans votre recherche de données précieuses, il peut s'avérer intéressant de jeter un œil à l'atelier ou aux les locaux de production. De nombreuses machines, même anciennes, fonctionnent en effet au moyen de logiciels (le terme générique est Operation Technology, OT, par opposition à Information Technology, IT). Y a-t-il ici des données susceptibles d'être utiles en vue de la numérisation? Dans le cadre de votre stratégie de numérisation, il serait d'ailleurs judicieux de repenser fondamentalement la séparation entre IT et OT telle que pratiquée jusqu'à présent. Les spécialistes de ces deux domaines devraient en effet collaborer étroitement, en particulier en cette ère d'IoT et de risques de cyber-attaques contre les infrastructures. Nous n'aborderons pas ici les éventuelles différences de mentalité entre ces différents acteurs.
  • Pages internet et boutiques en ligne: si vous avez un site web ou une boutique en ligne, vous disposez d'une autre source potentielle de données. Dans ce cas, il convient de réfléchir à quelles informations sont importantes pour vous, car l'abondance de données qu'une boutique en ligne peut potentiellement générer peut également s'avérer trop importante et confuse. Se concentrer sur l'essentiel est une démarche essentielle pour l'obtention d'informations précieuses.

Talents internes

Si vous avez trouvé des choses utiles, l'étape suivante est indispensable: il s'agit de la structuration et surtout l'évaluation des données. En particulier les tableaux Excel tenus à titre privé ou encore les données tirées de la production adoptent souvent des formes et des structures très individuelles. C'est en effet le caractère pratique d'une solution qui prime lors de son établissement, et non son intégration future dans une structure de données plus globale. Cela signifie que les données doivent être interprétées et adaptées afin d'être utilisables dans le cadre de la stratégie de numérisation. Dans ce domaine, ne soyez pas gêné de faire appel à une aide externe car, lorsque ce travail est effectué sérieusement, vous vous épargnerez peut-être beaucoup de travail et encore plus de frais par la suite.

Une fois les données rendues correctement exploitables, elles doivent être régulièrement analysées de manière professionnelle. Mais qui doit s'en charger? Il vous faut des spécialistes capables, et sachant ce qu'il faut faire. Un analyste de données est en effet en mesure de traiter les données de manière à ce qu'elles apportent une réelle valeur ajoutée. De telles personnes sont rares sur le marché du travail. Mais peut-être avez-vous des collaborateurs possédant déjà les compétences et la motivation nécessaires? Par exemple la collaboratrice au tableau Excel génial, grâce auquel tout le département fonctionne sans accroc depuis des années: peut-être s'agit-il là d'une analyste de données née, sachant aller à l'essentiel. Trouver un talent en interne et le former est une opportunité à ne pas manquer.

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