«Ce truc est important, ou bien il peut être éliminé?»: l'obligation de conservation pour les documents

L'essentiel sur l'obligation de conservation

En Suisse, de nombreux documents sont soumis à une obligation légale de conservation. Concrètement, cela signifie qu'une entreprise doit conserver certains documents jusqu'à l'expiration de l'obligation de conservation correspondante. Ce qui au premier abord peut sembler fastidieux et inutile est en réalité une garantie précieuse pour les entreprises. En effet, si un litige devait survenir, des documents correctement conservés permettent de fournir les preuves nécessaires à son règlement.

Qui est concerné par l'obligation de conservation, et sur quoi porte-t-elle?

Les entreprises, considérées comme des personnes morales et inscrites au registre du commerce, sont légalement obligées de tenir des livres comptables et de les conserver, ainsi que les pièces comptables et la correspondance s'y rapportant. En font partie les comptes annuels (bilan, compte de résultat, y compris l'annexe) et la comptabilité des différents exercices, ainsi que les listes de dettes et de créances ou encore la déclaration d'impôts. Dans le cas où l'entreprise doit établir un rapport de révision, celui-ci est également soumis à l'obligation de conservation.

L'obligation de conservation commence à la fin de chaque exercice et dure en général 10 ans. Les documents fournissant des informations sur les terrains sont une exception et doivent être conservés durant au moins 20 ans. L'obligation de conservation est réglée par le Code des obligations (CO), l'ordonnance sur la tenue des livres de comptes (Olico), la Loi sur la TVA (LTVA) et le Code pénal (CP).

Quel mode de conservation: analogique ou numérique?

Ce n'est pas seulement la durée, mais également le mode de conservation des documents qui est réglementé. Alors que les rapports de gestion et de révision doivent être conservés en version originale sur papier, d'autres documents tels que les livres de comptes, la correspondance et les justificatifs peuvent également être sauvegardés sous forme électronique. Une condition toutefois: ils doivent à tout moment pouvoir être disponibles sous forme lisible. Les documents commerciaux actuels doivent être conservés séparément des données archivées. L'accès aux données dans un délai utile par les personnes autorisées doit être garanti.

Les technologies de stockage obsolètes ou les supports de stockage défectueux doivent donc être maintenus à jour, au moyen de sauvegardes et du transfert vers de nouvelles technologies de stockage. Les documents conservés sous forme numérique, dont font partie les e-mails, ont l'avantage de permettre une recherche plus efficace de contenus et d'informations spécifiques. À travers une conservation électronique dite "inviolable" des documents, l'authenticité et l'infalsifiabilité doivent en être garanties. Les opérations commerciales doivent être enregistrées de manière claire et systématique, avec référence aux pièces justificatives correspondantes.

Supports de données appropriés et inaltérabilité

Les documents numérisés doivent être conservés de manière à ce qu'il soit démontrable que les pièces et les informations n'ont pas été modifiées. L'authenticité de ceux-ci doit donc pouvoir être prouvée. Les mémoires numériques doivent donc pouvoir garantir l'authenticité et l'infalsifiabilité des documents conservés. L'intégrité des données et le moment de leur stockage doivent être vérifiables. Cela peut être assuré par une signature numérique et des horodatages, tels que disponibles dans les programmes d'archivage. Il ne suffit donc pas de créer un PDF des documents importants et de stocker celui-ci dans les archives.

En principe, il est possible d'utiliser aussi bien des mémoires modifiables (par exemple des disques durs, des clés USB ou des bandes magnétiques) que des mémoires inaltérables (par exemple des CD-R ou des DVD-R). En ce qui concerne la durée de conservation des données, les CD et les DVD en particulier risquent toutefois, selon la manière dont ils sont conservés, de ne plus être lisibles au bout d'environ dix ans.

Concernant la correspondance électronique, la plupart des entreprises ont des messages devant être conservés. Il est donc recommandé d'archiver d'emblée l'ensemble des e-mails professionnels sous forme cryptée, afin d'avoir accès à une version inaltérée de la correspondance et aux documents qu'elle contient. Le plus souvent, l'archivage de courriels individuels importants est trop compliqué, et peut entraîner des lacunes dans la correspondance archivée.

Contrairement aux entreprises, les particuliers ne sont pas soumis à l'obligation de conservation des documents. D'un point de vue juridique, il est donc possible de détruire ou de jeter tous ses documents privés, ce qui n'est toutefois pas conseillé. Des problèmes peuvent en effet survenir dans le cas où un particulier se trouve dans la nécessité de prouver qu'il a par exemple payé une facture, envoyé une missive ou suivi une formation.