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Publié le:    Catégorie: Personnel et droit

Le cran supérieur en matière de collaboration fluide entre fiduciaires et clients

La numérisation chez les fiduciaires | Infoniqa Blog

Grâce à Infoniqa ONE HCM, la fiduciaire ARO Treuhand augmente l'efficacité de ses processus et offre une meilleure expérience clients à ses mandants.

Le cabinet fiduciaire ARO Treuhand Sàrl utilise désormais son ERP Infoniqa ONE 200 en combinaison avec la solution RH Infoniqa ONE HCM. Cette approche permet l'automatisation, augmente l'efficacité des processus et crée une expérience clients encore meilleure pour les mandants.

Grand potentiel en matière de gains d'efficacité

La numérisation des processus dans les PME, ainsi qu'auprès des cabinets fiduciaires et en particulier dans la collaboration entre les fiduciaires et leurs clients, offre un grand potentiel en matière de gains d'efficacité et de réduction des erreurs. Afin de pouvoir exploiter ce potentiel, il est nécessaire de disposer de solutions logicielles en mesure d'interagir de manière fluide, d'offrir une gestion intuitive des finances et du personnel, et de proposer des possibilités de libre-service aux clients. Le cabinet fiduciaire ARO Treuhand Sàrl à Zurich mise beaucoup sur les processus numériques, et a trouvé en Infoniqa le fournisseur idéal. L'entreprise emploie 30 collaborateurs, prend en charge des clients dans toutes les régions linguistiques de Suisse et dispose depuis 2019 d'une succursale à Fribourg. «Notre clientèle se compose de grandes entreprises, de PME et d'entreprises individuelles issues des branches les plus diverses, mais également d'associations et de particuliers», explique Philippe Heiz, Senior Project Manager chez ARO.

Une collaboration exigeante entre fiduciaires et PME

ARO Treuhand propose des services principalement dans le domaine de la gestion des finances, du personnel et des salaires. Chaque mois, ce cabinet fiduciaire établit environ 4500 décomptes de salaire pour ses clients. Mais l'éventail de ses prestations comprend également la création et l'analyse d'entreprises, le conseil fiscal, ainsi que des consultations en matière d'organisation des structures et des processus d'entreprise. "La qualité de nos services doit toujours être la plus élevée possible, sans aucun compromis. Cela implique non seulement l'exactitude des calculs de nos services comptables, mais aussi des temps de réaction courts ainsi que la capacité à répondre aux requêtes individuelles, et à fournir une activité de conseil compétente", déclare Philippe Heiz.

Les PME sont mises à l'épreuve dans leur collaboration avec leur fiduciaire. Elles doivent en effet en permanence fournir une grande quantité de données et d'informations, transmettre des documents aux autorités, distribuer les fiches de salaire, etc. "Nous essayons de réduire autant que possible cette charge de travail pour nos clients, en nous occupant de certaines tâches pour eux et en automatisant les processus", explique Philippe Heiz. Pour cette entreprise fiduciaire, le plus grand défi consiste à offrir à tous ses clients une expérience individualisée et personnelle, malgré des processus de traitement standardisés. "Pour y parvenir, nous misons fortement sur un équilibre optimisé entre les processus numérisés et automatisés, et le conseil professionnel personnalisé", explique Heiz.

Infoniqa ONE 200 et Infoniqa ONE HCM: une combinaison idéale

Avec Infoniqa ONE HCM combiné à Infoniqa ONE 200, ARO Treuhand dispose d'une excellente situation de départ rendant possible la combinaison des deux ainsi que le perfectionnement de celle-ci. Ce cabinet fiduciaire travaille déjà depuis 2008 avec Infoniqa ONE 200 (anciennement Sage 200 Extra Personnel et Finance). En 2021, Infoniqa ONE HCM est venu s'y ajouter. "Lorsqu'en 2020 nous nous sommes activement lancés à la recherche d'une suite RH, afin de pouvoir proposer une nouvelle plateforme RH à nos clients, nous ne savions pas encore qu'Infoniqa allait racheter Sage Suisse. Infoniqa HCM figurait toutefois déjà sur notre liste restreinte de solutions appropriées. Et en 2021, alors qu'il ne restait plus que deux solutions répondant à nos exigences, notre choix s'est porté sur Infoniqa".

Selon Philippe Heiz, deux facteurs ont été décisifs à cet égard: premièrement, la capacité de prise en charge des mandants a joué en faveur de la solution Infoniqa. Deuxièmement, l'acquisition de Sage Suisse par Infoniqa a également été un élément déterminant: "Infoniqa a investi dans l'un de nos partenaires de confiance et s'est fortement positionnée en Suisse en proposant un écosystème intégré".

Des processus d'entreprise numériques, sans solution de continuité dans les supports électroniques

La pression croissante des coûts, le souhait d'ajouter de nouveaux services et la transition numérique mettent les entreprises fiduciaires face à de nouveaux défis. Grâce à Infoniqa ONE 200 en combinaison avec Infoniqa ONE HCM, ARO Treuhand Sàrl jouit de processus d'entreprise numérisés de bout en bout, sans interruption dans les supports électroniques, et réalise ainsi des effets d'échelle dans la prise en charge des clients. La numérisation revêt une grande importance chez ARO. Philippe Heiz décrit quatre dimensions stratégiques déterminantes pour la société fiduciaire dans sa transition numérique, et ayant pu être implémentées à travers Infoniqa ONE HCM:

  1. L'expérience clients: les services peuvent être proposés via un canal moderne et convivial.
  2. L'efficacité des processus: l'automatisation et l'optimisation des processus améliorent la qualité des services, laissant ainsi davantage d'espace au contact personnel avec les clients, ainsi qu'à un conseil individualisé.
  3. L'évolutivité: celle-ci permet à ARO de répondre en temps réel aux nouveaux besoins des clients, et de s'occuper sans délai des nouveaux clients.
  4. Les fonctionnalités pour les clients: outre les prestations de base, ARO est en mesure de proposer aux clients des fonctionnalités et des outils qu'ils peuvent utiliser de manière autonome au sein de leur entreprise.

 

Être plus efficaces, également en matière de coûts

Infoniqa ONE HCM est encore en cours de déploiement chez ARO Treuhand: "Nous nous voulons très agiles. L'accueil des clients se fait parallèlement au développement de nouvelles fonctionnalités", explique Philippe Heiz. "Les décomptes de salaire mensuels sont aujourd'hui déjà distribués via la solution HCM; mais nous préparons déjà de nouvelles fonctionnalités basées sur les flux de travail, que nous déploierons prochainement". L'augmentation de l'efficacité et les réductions de coûts qui en découlent constituent un avantage majeur de la solution. Dans l'ensemble, il en résulte des avantages concurrentiels décisifs. Il n'existe toutefois pas encore de chiffres précis à ce sujet, par exemple sur la réduction des coûts ou l'augmentation du chiffre d'affaires. Il est encore trop tôt pour établir un calcul de rentabilité interne à ce sujet.

L'accent mis sur le cœur de métier de l'entreprise grâce aux possibilités de self-service

Des effets positifs se font également sentir du côté des clients. "Avec l'introduction d'Infoniqa ONE HCM, nos clients ont par exemple la possibilité de distribuer les décomptes de salaire dans leur PME via un canal moderne et numérique", explique Philippe Heiz. De plus, le portail en libre-service d'Infoniqa ONE HCM offre diverses possibilités pour mettre efficacement des documents et informations internes à disposition de personnes individuelles ou d'équipes. Il peut s'agir de directives internes, d'informations générales ou complémentaires concernant les décomptes de salaire individuels. "Les clients saluent aussi bien l'outil et ses fonctionnalités que nos efforts pour leur permettre une collaboration sans faille avec nous. Leurs nombreux feedbacks positifs indiquent une nette augmentation de l'efficacité des processus opérationnels", poursuit Philippe Heiz. Enfin, les clients ont ainsi la possibilité de se concentrer davantage sur leur cœur de métier.

Une meilleure expérience clients grâce à l'automatisation

Afin d'augmenter encore l'efficacité opérationnelle, les fonctionnalités du portail sont constamment développées. Philippe Heiz cite les possibilités suivantes: "Nous allons prochainement activer des services de notification basés sur les flux de travail, fonctionnant de manière hautement automatisée, en quelques clics. Les collaborateurs pourront ainsi saisir directement dans HCM les modifications apportées à leurs propres données personnelles. Ces données sont ensuite automatiquement transmises aux supérieurs hiérarchiques, qui les valident. Les informations sont enfin automatiquement réintégrées dans la base de données du personnel d'Infoniqa ONE 200. ARO dispose ainsi à tout moment de données à jour.

Une grande flexibilité à un prix abordable

L'intégration parfaite de la solution HCM à Infoniqa ONE 200 contribue de manière significative à l'amélioration de la collaboration. Philippe Heiz souligne encore d'autres avantages: "La solution est disponible à un prix abordable et permet un temps d'implémentation particulièrement court grâce à sa structure modulaire ainsi qu'aux nombreuses possibilités de configuration". La flexibilité constitue en effet un critère important pour de nombreux clients: Infoniqa ONE HCM est également disponible en version autonome, et peut être combiné avec d'autres logiciels de gestion du personnel. Grâce aux interfaces existantes, diverses possibilités d'intégration à des systèmes tiers sont prévues.

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