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Publié le:    Catégorie: Personnel et droit

Un logiciel GCH allège la charge de travail des RH

Un logiciel GCH réduit la charge de travail des RH | Infoniqa Blog

Un logiciel de gestion du personnel présente de nombreux avantages: il regroupe les données du personnel, permet un accès en libre-service pour les collaborateurs et leurs supérieurs, fournit de précieuses évaluations et facilite les processus de candidature ainsi que la gestion de la formation continue.

Une solution logicielle de gestion du capital humain (GCH) permet d'effectuer toutes les tâches liées à la gestion du personnel. De manière générale, une solution GCH montre son utilité dès le recrutement et l'intégration de nouveaux collaborateurs, permet l'accès à toutes les données personnelles nécessaires, et fournit des informations ainsi que des analyses importantes sur la structure du personnel. Des synthèses sur les compétences et qualifications actuelles des collaborateurs y sont également disponibles, ainsi que des informations sur le niveau de développement actuel du personnel.

Un logiciel GCH numérise et automatise les processus de gestion du personnel

De nombreuses PME numérisent leurs processus d'entreprise. Dans le domaine des ressources humaines, la demande en solutions numériques permettant d'optimiser les processus, de les rendre plus efficaces ou, si possible, de les automatiser, augmente également. Du processus de recrutement aux possibilités de formation continue numériques, en passant par la gestion du personnel et des compétences, un logiciel GCH constitue un soutien efficace pour les PME dans tous les domaines des RH.

Dans les grandes entreprises, l'analyse des données joue un rôle de plus en plus important, et la quantité considérable d'informations et de données générées dans la gestion du personnel peut être exploitée pour de meilleures connaissances sur l'entreprise. Une solution GCH permet ainsi la gestion de données précieuses pour tous les domaines des RH, de la saisie et de la gestion des données du personnel au traitement des avis de vacances et de maladie, ou encore l'exploitation des informations sur les qualifications et les formations des collaborateurs. La gestion des candidatures, les entretiens avec les collaborateurs ou la planification de la succession génèrent également des informations précieuses susceptibles d'être collectées et évaluées grâce à une solution GCH. La vue centralisée sur les informations permet en outre l'obtention rapide de renseignements, ainsi que des analyses approfondies pour toutes les questions relatives au personnel.

Infoniqa ONE HCM: le logiciel idéal pour la gestion du personnel en combinaison avec Infoniqa ONE 200

Infoniqa ONE HCM  est un logiciel RH basé sur le Cloud, couvrant tous les domaines de la GCH et fonctionnant de manière totalement fluide avec Infoniqa ONE 200. Dans les entreprises de moyenne taille, l'intégration de la GCH dans le PGI allège considérablement la charge de travail des RH. La solution GCH simplifie en effet les processus administratifs, permettant ainsi aux spécialistes des RH de se consacrer davantage aux collaborateurs. Avec Infoniqa ONE 200 et Infoniqa ONE HCM, l'ensemble du cycle de présence des collaborateurs dans l'entreprise peut être géré et piloté.

Contrairement à de nombreuses autres solutions sur le marché, Infoniqa ONE HCM est modulaire, et peut être utilisé de manière flexible en un système de modules extensibles selon les besoins de l'entreprise. Cette solution logicielle simplifie la gestion du personnel à tous les niveaux: elle offre un stockage complet et centralisé des données ainsi que des flux de travail automatisés.

Grâce aux différentes possibilités d'analyse, il est possible de tirer de meilleurs renseignements à partir des données collectées. En tant que solution Cloud, Infoniqa ONE HCM s'intègre facilement dans les environnements informatiques existants. «Outre les diverses fonctions de GCH, les possibilités d'accès en libre-service offertes par ce système sont particulièrement importantes pour de nombreuses entreprises», explique Edwin Bütikofer, Senior Product Manager chez Infoniqa Suisse. Grâce aux Employee Self Services (ESS) et Management Self Services (MSS), les collaborateurs et les dirigeants peuvent gérer ou consulter eux-mêmes les informations. Ils assurent ainsi une forte décongestion dans les RH: en répondant eux-mêmes à une partie de leurs questions en se servant de la plateforme d'information de la GCH, les collaborateurs aident dans l'accomplissement du travail des RH. De plus, ils peuvent par exemple modifier eux-mêmes leurs données personnelles telles que leur adresse, retirer leurs fiches de salaire ou encore annoncer leur participation à un atelier. La direction peut quant à elle effectuer elle-même des mutations et des recherches.

Les principales fonctions d'une solution GCH moderne sont expliquées ici à partir de l'exemple d'Infoniqa ONE HCM. En substance, la solution se compose des modules suivants:

  • Gestion des candidatures
  • Gestion du personnel
  • Gestion des compétences
  • Gestion des séminaires
  • E-learning

1. Gestion des candidatures

La solution de recrutement d'Infoniqa ONE HCM assiste le département RH à travers différentes possibilités d'automatisation. Celles-ci incluent par exemple le parsing de CV (c'est-à-dire la lecture automatique des CV), la multi-publication dans toutes les principales bourses d'offres d'emploi ainsi qu'une correspondance automatisée. Cela permet de raccourcir considérablement les processus de validation, et offre de nouvelles possibilités permettant de mieux comparer entre elles les compétences des candidats. La comparaison avec le poste à pourvoir devient également plus efficace, et les RH ont à tout moment une vue d'ensemble sur le statut actuel de toutes les candidatures.

Dans la gestion des candidatures, Infoniqa ONE HCM propose des fonctions utiles telles que des réponses automatisées ou la gestion des rendez-vous, des liens directs vers les portails d'offres d'emploi ainsi que des fonctions en libre-service pour les dirigeants. Le recrutement étant probablement d'ores et déjà l'aspect des RH le plus fortement numérisé, cette solution logicielle assiste de manière efficace les entreprises des branches les plus diverses dans le recrutement de personnel. Infoniqa ONE HCM répond par ailleurs aux exigences croissantes de ces dernières années en matière de recrutement. La «Candidate experience» est en effet déterminante pour la capacité d'une entreprise à s'assurer les jeunes talents à fort potentiel, et à ne pas se les laisser filer entre les doigts en raison de la lenteur des processus de recrutement, ou car ces derniers manquent de professionnalisme aux yeux des candidats.

Le portail d'accès en libre-service, les possibilités de Mobile recruiting ainsi que l'intégration des médias sociaux (tels que XING ou LinkedIn) facilitent particulièrement les interactions avec les jeunes candidates et candidats.

2. Gestion du personnel

Les fonctions étendues de gestion du personnel d'Infoniqa ONE HCM entrent en jeu dès la prise de fonction d'un nouveau collaborateur. Lors de l'ouverture d'une nouvelle fiche dans les données de base du personnel d'Infoniqa ONE 200, une connexion peut également être établie avec Infoniqa ONE HCM afin d'en utiliser les fonctions liées au personnel et les capacités d'interaction. Ce faisant, le répertoire de données sert d'archive centrale et permet un accès rapide à toutes les données importantes du personnel. Ici aussi, l'accès en libre-service permet un allègement de la charge de travail: grâce à un système complet de droits d'accès, les supérieurs hiérarchiques, les responsables RH ou les collaborateurs peuvent accéder à tout moment et en tout lieu aux informations et documents dont ils ont besoin. Les collaborateurs pouvant en partie modifier eux-mêmes les informations, les RH gagnent énormément de temps car les responsables du personnel ne doivent pas effectuer eux-mêmes ces modifications, et doivent en outre répondre à moins d'appels et d'e-mails en lien avec celles-ci.

Ce module permet également de sauvegarder et de consulter toutes les informations relatives aux formations, aux compétences, aux profils de poste ou aux accords conclus. En outre, les entretiens avec les collaborateurs peuvent y être documentés. Les détails de l'entretien, les objectifs convenus et les évaluations peuvent être consultés en quelques clics. Grâce aux outils d'accès en libre-service myProfile et Change Service, les collaborateurs peuvent actualiser eux-mêmes leurs données personnelles, ou consulter ou télécharger leur fiche de salaire. En combinaison avec Infoniqa ONE 200, cela facilite l'envoi sécurisé des fiches et des certificats de salaire, car l'entreprise ne doit plus les envoyer par courrier postal.

3. Gestion des compétences

Le développement du personnel et la gestion des compétences au sein de l'entreprise deviennent des tâches de plus en plus importantes dans la GCH, particulièrement en période de manque de personnel qualifié. Ceci car les spécialistes sont fidélisés et liés à l'entreprise grâce à des perspectives attrayantes, réduisant ainsi le taux de roulement du personnel. Les collaborateurs se sentent valorisés lorsque l'on s'occupe d'eux et de leur parcours, que l'on s'intéresse à leurs capacités et à leurs intérêts, et qu'on leur permet de faire carrière dans l'entreprise tout en se développant personnellement. De plus, les collaborateurs d'une entreprise doivent constamment évoluer du fait de la numérisation. Des opportunités de formation et de développement professionnel en interne permettent donc de conserver les talents au sein de l'entreprise.

Infoniqa ONE HCM assiste également les entreprises dans la gestion des compétences. Grâce à ses outils d'analyse, les talents cachés que comporte l'entreprise peuvent être révélés et toutes les compétences disponibles cartographiées. Grâce au module de gestion des compétences, les collaborateurs internes possédant les qualifications recherchées peuvent être facilement trouvés. Les collaborateurs peuvent ainsi être employés de manière plus ciblée et les potentiels identifiés. Il en résulte une réduction du nombre de recrutements, et donc des dépenses liées aux processus de recrutement. En outre, moins de savoir-faire est à acquérir lorsque des candidats issus des propres rangs viennent occuper un nouveau poste.

4. Gestion des séminaires

La gestion des cours, ateliers, séminaires et autres opportunités de formation peut devenir une tâche complexe dans une entreprise. Le module de gestion des séminaires permet d'une part de gérer les budgets, les cours et les autorisations de formation, et d'autre part de faciliter l'organisation d'événements en présentiel ou en ligne. Il peut de plus être couplé avec des informations provenant d'autres domaines des RH, par exemple d'Infoniqa ONE 200, afin d'éviter un inutile double traitement des données.

Le module de gestion des séminaires d'Infoniqa ONE HCM offre des possibilités d'accès en libre-service pour une simplification de l'organisation. Ainsi, la communication concernant les formations et les cours a lieu au sein du logiciel basé sur navigateur, de sorte que l'échange d'e-mails n'est pas nécessaire. De plus, grâce au Cloud, un accès sécurisé à toutes les fonctions et données est possible, et ce à tout moment et de n'importe où. Avec Infoniqa ONE HCM, les responsables du développement du personnel disposent d'une vue d'ensemble de tous les cours, dates, certificats, et feedbacks de l'ensemble des collaborateurs, et se voient par exemple rappeler les formations obligatoires pour les collaborateurs.

5. E-learning

Une solution GCH permet non seulement de gérer les formations continues et les cours, mais également de les tenir en ligne grâce au module d'e-learning. Les collaborateurs peuvent notamment suivre et visionner facilement des cours, des vidéos d'intégration ou effectuer des contrôles de connaissances grâce au Learning Management System (LMS) d'Infoniqa. Des contenus personnalisés pouvant aisément et rapidement être créés dans les formats qu'il offre, il est possible de mettre en place des formations précises au sein de l'entreprise, sans grand investissement en temps travail. Au lieu de formations standard peu ciblées, les entreprises peuvent ainsi créer leurs propres cours et proposer des formations en ligne parfaitement ciblées. Ces cours peuvent être conçus pour les besoins et les contenus les plus divers, notamment pour l'intégration du nouveau personnel, les activités de formation récurrentes, la préparation aux examens pour des certificats de sécurité, ou encore la familiarisation avec les systèmes logiciels, etc. Les opportunités de formation individualisées et propres à l'entreprise sont en outre idéales pour combler les périodes de vacance d'un poste, sans perdre les connaissances du prédécesseur. Lorsque ces connaissances sont sauvegardées à temps au moyen d'un outil d'apprentissage en ligne, les collaborateurs ultérieurs pourront y accéder de manière autonome.

Dans tous ces aspects, le logiciel de formation d'Infoniqa ONE HCM reste polyvalent et flexible. Grâce à différents formats didactiques tels que le Blended learning, il est possible de créer de manière variée des cours ou des vidéos adaptés aux différents besoins. Le logiciel ne se contente pas de transmettre les connaissances, il permet également de les vérifier grâce à des exercices et des tests. De plus, les mesures mises en place pour la formation continue peuvent être analysées grâce à des options de sondage bien pensées. Les RH peuvent ainsi déterminer la portée des mesures de formation et ce qui a déjà été accompli. La gestion des compétences reste ainsi constamment à jour, et l'entreprise peut vérifier le succès de certaines mesures d'apprentissage en ligne, ou la manière dont elles sont acceptées par les collaborateurs. Ces informations permettent l'amélioration constante de la formation continue en interne, ainsi que l'optimisation du transfert de connaissances au sein de l'entreprise.

Logiciels RH de Infoniqa | Infoniqa Blog
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