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Publié le:    Catégorie: Personnel et droit

Gestion des frais: uniforme, efficace et conforme aux normes fiscales

Gérer efficacement les frais | Infoniqa Blog

Quels sont les différents types de frais et comment en effectuer le décompte? Un règlement des frais ainsi que des outils numériques adéquats facilitent la gestion des frais au sein de l'entreprise.

Frais : les principes de base

Qu'il s'agisse d'un déjeuner avec des clients, d'un déplacement en voiture, de l'utilisation d'un téléphone portable ou d'une nuit d'hôtel, les frais professionnels engagés par les employés dans le cadre de leur travail doivent en principe être remboursés par l'employeur. Le Code des obligations (art. 327a, al. 1, CO) réglemente le traitement des frais et le décrit dans plusieurs paragraphes, avec l'adjonction d'indications détaillées et d'exceptions. En règle générale, le CO stipule : «Sauf accord ou usage contraire, l'employeur fournit à l'employé les appareils et le matériel nécessaires à son travail». En outre, diverses autres dépenses peuvent être remboursées à titre de frais, ou bien les moyens nécessaires peuvent être mis à disposition par l'employeur. Les frais sont souvent occasionnés par les usages suivants:

  • Frais de voyage pour les déplacements professionnels en voiture, en transports publics ou en avion.
  • Frais de restauration durant le travail en service extérieur.
  • Frais d'hôtel ou de nuitée, dans la mesure où une nuitée est nécessaire lors d'un déplacement professionnel.
  • Frais de parking
  • Utilisation de téléphones portables, d'ordinateurs et autres, pour autant qu'ils soient absolument nécessaires et ne soient pas mis à disposition.
  • Vêtements professionnels spéciaux, dans la mesure où ils sont prescrits par la loi ou par l'entreprise et ne sont pas mis à disposition.

Divers types de frais

En règle générale, l'on opère une distinction entre les frais effectifs et les frais forfaitaires: les frais effectifs sont décomptés individuellement sur la base de justificatifs, tandis que les frais forfaitaires consistent à rembourser les dépenses fréquentes par un montant fixe. Il est recommandé d'établir un règlement des frais qui détermine la manière dont ceux-ci sont décomptés. Pour en savoir plus, voir ci-dessous.

1. Frais effectifs

Les remboursements de frais effectifs sont effectués sur la base des coûts réellement encourus. Pour cela, il est nécessaire que les collaborateurs conservent ou saisissent les justificatifs et les fassent valoir conformément au règlement interne des frais. Le Code des obligations stipule que les justificatifs doivent être conservés durant un délai de dix ans. Il est important que les opérations commerciales correspondantes soient plausibles (art. 958 f CO).

2. Frais forfaitaires

Les frais forfaitaires sont calculés indépendamment des frais réels et ne sont pas remboursés sur la base de reçus individuels. Au lieu de cela, des forfaits sont définis dans le règlement des frais pour les dépenses récurrentes, telles que les déjeuners, les trajets en voiture par kilomètre, les frais de téléphone, etc. L'avantage des frais forfaitaires est celui de réduire la charge administrative, tant pour l'entreprise que pour les collaborateurs. Les collaborateurs n'ont ainsi pas besoin de rassembler des justificatifs et de les communiquer par des notes de frais. Du côté de l'employeur, le contrôle des justificatifs disparaît.

Généralement, les frais des collaborateurs des services externes et des cadres sont calculés de manière forfaitaire. Il s'agit par exemple de l'utilisation du téléphone portable privé, des repas au restaurant avec les clients, des pourboires, des frais de parking et d'autres petites dépenses.

3. Frais effectifs avec montant forfaitaire

Dans le cas de certains frais effectifs, le montant concrètement dépensé n'est pas remboursé à chaque fois sur la base du justificatif, mais sur la base d'un montant défini dans le règlement des frais, et relatif à un événement donné. À des fins de simplification, un remboursement forfaitaire de CHF 25.- est par exemple prévu pour un déjeuner.

Un règlement des frais pour davantage de transparence

Étant donné que les appareils ou les vêtements destinés au travail peuvent aussi bien être utilisés à des fins privées que professionnelles, ou que les dépenses peuvent avoir un caractère à la fois professionnel et privé, il est souvent difficile de définir les limites des frais. Un règlement des frais rédigé par l'entreprise est alors très utile. Afin de gérer les frais de manière uniforme, conforme aux normes fiscales et avec le moins de travail administratif possible, il convient de définir l'étendue exacte du remboursements de frais dans le cadre d'un règlement général des frais. Celui-ci précise quels frais sont remboursés et la manière dont ils doivent être traités, quels frais sont décomptés sur une base effective, et à quelles occasions le remboursement s'effectue sur la base de forfaits et pour quel montant.

Les frais de déplacement en transports publics ou privés sont un type de frais fréquent. Les collaborateurs utilisent éventuellement leur abonnement demi-tarif ou AG privé pour les voyages en train, ce qui devrait être pris en compte dans le remboursement. Pour les voyages en avion, il convient de définir si les éventuels points bonus accumulés appartiennent au collaborateur ou à l'employeur. En cas d'utilisation d'une voiture privée pour les déplacements professionnels, le carburant, les frais d'entretien, les frais de fonctionnement et l'amortissement sont généralement remboursés à partir d'un prix au kilomètre. Les coûts estimés peuvent être fixés par kilomètre en fonction du véhicule et du canton, sur la base de grilles de calcul mises à jour chaque année.

Un règlement des frais conforme aux normes fiscales

Afin d'éviter d'éventuelles complications, il convient de faire approuver le règlement des frais par l'administration fiscale. L'autorité fiscale compétente peut en effet exiger les justificatifs de frais. Les frais ne faisant généralement pas partie du revenu imposable, et n'étant donc pas imposables pour les salariés, ils doivent être distingués du salaire dans le certificat de salaire. Dans le cas contraire, des rémunérations pourraient être effectuées de manière cachée sous forme de frais. L'employeur doit mentionner les frais dans le certificat de salaire, mais ne paie pas de cotisations d'assurance sociale sur ceux-ci.

Sur leur site Internet, de nombreuses administrations fiscales cantonales mettent à disposition des modèles de règlements de remboursements des frais. La Conférence suisse des impôts propose également un modèle de règlement de remboursement des frais pour les entreprises et les organisations à but non lucratif.

Numérisation et automatisation dans la gestion des frais

Il existe dans de nombreuses entreprises un fort potentiel pour des processus plus simples et plus efficaces dans le traitement des frais. De nombreuses entreprises utilisent en effet des formulaires Excel, dans lesquels les frais sont saisis manuellement, puis calculés et attribués à un compte. De nombreuses autres utilisent encore des formulaires papier remplis manuellement, complétés par des justificatifs physiques, puis soumis au contrôle des supérieurs hiérarchiques et enfin transmis à la comptabilité.

Dans la plupart des cas, une gestion des frais entièrement numérique est plus efficace et moins sujette aux erreurs. La saisie, la validation, le paraphe et le déblocage peuvent être effectués de manière flexible, en ligne et lors de déplacements. Une fois que les données nécessaires sont saisies dans le système, elles peuvent être comparées avec les informations du règlement des frais pour un traitement ultérieur, ou être utilisées par la comptabilité des salaires.

Saisie des frais grâce à l'application Infoniqa Center

La nouvelle version de l'application Infoniqa Center, disponible au printemps 2022, constitue un moyen simple de saisie des frais. «Jusqu'à présent, l'application était exclusivement destinée à la saisie de factures QR. Elle est désormais dotée d'une nouvelle fonction de saisie des frais. Les reçus ou les factures peuvent ainsi être saisis de manière simple et rapide par l'appareil photo du smartphone, enregistrés pour un traitement ultérieur et transmis à la comptabilité», explique Edwin Bütikofer, Senior Product Manager chez Infoniqa. Les notes de frais créées peuvent être complétées par des informations supplémentaires, telles que la catégorie de frais, le montant etc. , directement au sein de l'application ou encore à l'ordinateur dans le navigateur. Infoniqa lance en effet simultanément une application web pour une gestion complète et confortable des frais et des données de base. Ainsi, les frais peuvent non seulement être saisis: les supérieurs peuvent également les contrôler, les valider et les parapher confortablement via le navigateur.

Peu importe la manière dont les frais sont gérés: les informations sur les frais sont directement enregistrées dans une base de données dans le backend et trouvent leur chemin vers la comptabilité créanciers de l'entreprise via Webservice. Dans Infoniqa ONE 200, il existe à cet effet la nouvelle fonction «Frais». Cette fonction destinée aux frais sera également intégrée dans Infoniqa ONE 50 à une date ultérieure. «Les paiements sont traités à travers les créanciers. Pour cela, les données de base du personnel de chaque collaborateur peuvent être importées directement en tant que créancier depuis la comptabilité des salaires», explique Edwin Bütikofer. Grâce à l'application pour smartphone et à l'application web, ainsi qu'à la connexion au Cloud et au système comptable, la saisie numérique et le traitement des frais s'effectue de manière conjointe et nettement plus efficace que sur papier.

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