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Publié le:    Catégorie: Personnel et droit

Fiches de salaire par voie électronique confidentielle

Fiches de salaire par voie électronique confidentielle | Infoniqa Blog

Par rapport à l'envoi postal d'un document imprimé, la transmission par voie électronique présente de nombreux avantages. Il existe toutefois quelques points à prendre en considération.

Fiche de salaire: traitement des documents confidentiels

Tout employé a droit à une fiche de salaire détaillée. Celle-ci doit comporter aussi bien le salaire brut et net que l’ensemble des suppléments et déductions. En général, ce document est imprimé sur papier et envoyé par poste à l’adresse privée de l’employé ou de l’employée. Pour l’envoi d’informations confidentielles, la poste est souvent considérée comme plus fiable que les e-mails. Si l’on se dit toutefois que de nombreuses boites aux lettres sont librement accessibles ou que les plis peuvent être délivrés à une mauvaise adresse, il devient légitime d’en douter.

De plus en plus d’entreprises misent sur l’envoi par voie électronique d’informations confidentielles telles que les fiches de salaire, les extraits de registre du commerce, les actes fiscaux et autres documents semblables, et ce non seulement pour des raisons de sécurité mais également pour économiser des ressources. Pour les fiches de salaire, cela peut être fait soit à travers le réseau de l’entreprise où les employés peuvent récupérer leurs documents de manière active, soit par e-mail. Afin d’assurer une transmission sécurisée des données, les e-mails ne sont pas envoyés à travers un Client ordinaire, mais par une application idoine.

Envoi d’e-mail par IncaMail

Une application répandue parmi celles-ci est IncaMail, que la Poste suisse met à disposition des entreprises. Celle-ci permet l’échange d’informations sensibles par voie électronique, c’est à dire les fiches de salaire ou autres documents confidentiels. Les messages peuvent par exemple être envoyés et reçus à travers Outlook ou Outlook Web Access avec Office 365. Du côté des destinataires, outre Webmail, pratiquement tous les mail-Clients tels que Thunderbird ou Lotus Notes etc. peuvent être utilisés.

 

Logiciels RH de Infoniqa | Infoniqa Blog

IncaMail

IncaMail est reconnu comme plateforme de messagerie par le département suisse de justice et police pour la communication juridique dans les procédures en rapport avec les tribunaux et les autorités (E-Government). Le cryptage est effectué par le biais de la technologie brevetée SAFE (Secure Attached File Encryption).

Les initiale INCA représentent les caractéristiques de sécurité d’IncaMail :

  • Integrity (Intégrité): Inca assure que les données ne soient pas altérées en chemin.
  • Non-repudiability (incontestabilité): L’envoi et la réception des e-mails sont vérifiables et sont documentés par IncaMail. Avec l’option additionnelle «Recommandé», une quittance signée numériquement avec sceau temporel est délivrée.
  • Confidentiality (Confidentialité): Les données sont cryptées et ne peuvent être lues par des tiers
  • Authentication (Authentification): Tous les utilisateurs d’IncaMail sont identifiés par code d’activation lors de la première utilisation.

Pour les RH et les administrations, la charge de travail diminue lorsque les fiches de salaire sont envoyées par IncaMail. Chez le spécialiste de l’emballage Dividella par exemple, chez qui travaillent 150 employés, grâce au passage à IncaMail une demie journée de travail par mois peut être économisée, qui auparavant était employée à l’impression, la mise sous pli et l’envoi des fiches de salaire.

Préparatifs à l’introduction

Lorsqu’une entreprise désire passer à l’envoi des fiches de salaire par e-mail, il convient de prêter attention à certains points. Sans préparation, l’on rencontre souvent un seuil de résistance de la part du personnel dans l’acceptation de cette nouvelle technique. C’est la raison pour laquelle le personnel doit être informé suffisamment en avance, personnellement et de manière extensive au sujet des nouveautés. Le scepticisme vis à vis des nouvelles technologies peut souvent être surmonté grâce à l’information, car les problèmes lors de l’introduction sont en effet rarement techniques, mais sont dus aux peurs ou à la méconnaissance de la nouvelle technique. Dans ce but, le fait que la sécurisation des données soit plus élevée qu’avec l’envoi de papier est un argument important. Le soutien après l’introduction est également aussi important que l’information extensive au sujet du nouveau procédé.

IncaMail accompagne les entreprises lors de l’introduction de l’envoi des fiches de salaire numériques. Les licences peuvent être acquises par collaborateur ou par envoi. Outre l’envoi d’e-mails cryptés en un tour de main, la disponibilité ultérieure de la fiche de salaire représente un avantage supplémentaire. À travers un lien, les collaborateurs peuvent à tout moment avoir accès à l’archive des fiches de salaire.

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