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Publié le:    Catégorie: Finances

«Les PME sont entravées dans la numérisation de leur comptabilité»

La comptabilité numérique sera-t-elle bientôt plus facile? | Infoniqa Blog

Comptabilité numérique facilitée pour les PME: Thomas Brändle appelle à un archivage des pièces comptables plus simple et conforme à la loi.

Les processus et archives numériques permettent de gérer la comptabilité avec moins de travail et de coûts que lors de l'utilisation de papier, qui constitue la méthode traditionnelle. Pourtant, rares sont les entreprises et les fiduciaires misant à 100 % sur une comptabilité numérisée. Pour Thomas Brändle, directeur d'Infoniqa Switzerland Software and Services SA et fondateur de Run my Accounts SA, la raison en est la suivante: les dispositions de l'ordonnance fédérale sur la tenue des livres de comptes (Olico) imposent un archivage des informations comptables complexe, techniquement dépassé et coûteux. C'est là la raison du lancement d'une pétition par M. Brändle. En mars 2022, et une fois transformée en motion, celle-ci a été adoptée à l'unanimité au Conseil national par 179 voix contre 0. Mais cela n'ouvre pas encore la voie à une comptabilité numérique simplifiée en Suisse, comme l'explique M. Brändle dans son interview avec Infoniqa

 

L'ordonnance sur les livres de comptes mentionne différentes possibilités pour les entreprises d'archiver leur comptabilité durant dix ans, conformément à la loi, mais vous y voyez des inconvénients majeurs. Desquels s'agit-il?

Thomas Brändle: Les règles actuelles ont pour conséquence que les entreprises travaillent encore en utilisant beaucoup de papier. Or le travail nécessaire pour numériser ces documents papier est énorme. Cela provoque en outre une discontinuité dans les médias de support, ce qui entraîne des erreurs devant à leur tour être trouvées et corrigées. Je le constate dans d'autres entreprises du secteur fiduciaire: des collaborateurs hautement qualifiés passent de nombreuses heures à scanner où à taper manuellement des documents, le papier devant au final tout de même être conservé pour les archives. C'est tout simplement compliqué. Si un support de données numérique pouvait valoir comme pièce justificative, celui-ci pourrait être échangé sans rupture de média entre les programmes de comptabilité: une fois établie, une facture débiteur pourrait être importée automatiquement dans le programme comptable du destinataire. Il ne suffirait alors plus que d'une procédure de validation électronique.

L'Olico prévoit aussi bien des supports d'information inaltérables que modifiables. Qu'est-ce que cela signifie exactement?

Parmi les inaltérables figurent le papier, les données d'images, c'est-à-dire les microfiches qui ne sont plus utilisées aujourd'hui, et les mémoires dites WORM, qui sont obsolètes, chères, quasiment introuvables et non pérennes. En outre, la Confédération conseille d'utiliser des CD-ROM, qui sont également inaltérables et dont la durée de conservation est parfois estimée à 5 ans. Pourtant, les informations doivent être conservées au moins 10 ans. De plus, plus personne ou presque aujourd'hui n'utilise de CD, la plupart des ordinateurs n'étant plus pourvus de lecteur de CD.

L'alternative serait donc d'utiliser des supports d'information modifiables?

C'est précisément là que réside le problème: cela serait techniquement possible sans aucun problème. Mais l'intégrité des données devant être garantie par une signature numérique, prévue par l'Olico, ainsi que par un horodatage numérique, la procédure demeure trop complexe et trop coûteuse pour la plupart des entreprises.

Combien cela est-il complexe et cher?

La signature nécessite un logiciel spécial qui coûte cher et doit être implémenté de manière professionnelle, ce qui peut s'avérer complexe et nécessiter une expertise informatique. De plus, les signatures ne restent valables que trois ans et doivent ensuite être renouvelées. Afin de pouvoir prouver de manière infalsifiable le moment de l'enregistrement, l'horodatage est également nécessaire et doit être acheté séparément. Là encore, son utilisation est liée à des coûts supplémentaires et est compliquée. En outre, la procédure technique doit être transparente, c'est-à-dire que l'ensemble du processus doit être documenté et vérifiable. L'entreprise doit établir des protocoles ainsi que générer et enregistrer des fichiers journaux afin de pouvoir apporter la preuve d'un traitement correct.

Cela décourage la plupart des PME de s'engager dans cette voie.

Seules quelques PME sont financièrement, organisationnellement et techniquement en mesure d'effectuer le processus d'archivage numériquement selon les exigences élevées de l'Olico. Je parle ici d'éventuels coûts totaux de plusieurs dizaines de milliers de francs. La conséquence est la suivante: toute la comptabilité est d'emblée effectuée sous forme papier, et archivée de la même manière.

Toutes les entreprises utilisent pourtant des programmes de comptabilité pour leur travail quotidien.

Oui, mais seulement pour une partie des processus. La plupart du temps, les factures telle que la nouvelle facture QR sont envoyées sur papier, puis tapées ou scannées pour être traitées dans l'e-banking ou dans le propre logiciel de comptabilité de l'entreprise. Pourtant, avec des formats purement numériques tels que ZUGFeRD, les factures pourraient être transférées d'un système à l'autre ou réglées de manière efficace et sans erreur par simple clic. Tant qu'il y aura autant de papier en circulation pour les factures, un processus purement numérique n'en vaudra que rarement la peine.

Ce format de facture numérique présente-t-il des inconvénients?

Non, les entreprises pourraient faire des économies incroyables, auraient moins de travail, moins d'écritures erronées et ne devraient pas se lancer dans la recherche des erreurs correspondantes. Mais en Suisse, les justificatifs électroniques tels que ZUGFeRD ne sont guère utilisés par la grande majorité des entreprises, ceci en raison des exigences élevées de l'Olico en matière de conservation.

Pour les fiduciaires, la boîte à chaussures contenant les justificatifs papier de leurs clients restera donc d'actualité en 2022?

Pour beaucoup d'entre eux, oui. Sauf s'ils passent à un mode de travail 100 % électronique, comme c'est le cas pour Run my Accounts. Les clients envoient leurs factures scannées ou des PDF, ou bien Run my Accounts scanne l'ensemble du courrier des clients. Il existe d'autres exemples dans le secteur qui misent sur des processus numérisés. Ces fiduciaires remplissent les exigences en matière de signature et d'horodatage, et veillent à la vérifiabilité de ces derniers.

Les processus purement numériques peuvent-ils être rendus encore plus efficaces?

Le scannage du papier et l'utilisation de fichiers PDF normaux n'épuisent pas le potentiel de la numérisation, loin s'en faut. Pour réimporter un papier scanné, il faut des algorithmes sophistiqués (machine learning) qui ne seront jamais précis à 100 %. Ce serait pourtant tellement plus simple si les formats numériques structurés étaient la norme. Avec de tels formats, un fichier XML est transmis en plus d'un document PDF, lequel comporte des champs tels que le fournisseur, la date de la facture, la TVA, les différents articles mentionnés, leur prix, le montant total ainsi que des informations de paiement telles que l'IBAN. Imaginez l'efficacité de votre comptabilité si vous ne deviez plus saisir manuellement toutes ces données. De tels formats constituent l'avenir, mais ils n'arrivent pas à s'imposer en raison de l'ordonnance sur la tenue des livres de comptes, qui fait la part belle à la comptabilité sur papier.

Vous pouvez donc comprendre qu'une PME ordinaire ou un cabinet fiduciaire ne veuille pas se lancer dans une telle entreprise.

Tout à fait. Pourquoi commencer par faire passer la facture électronique au format papier pour ensuite la numériser à nouveau? C'est la raison pour laquelle je m'engage pour une simplification de la comptabilité numérique et ai lancé la pétition.

Dans le monde politique, cette pétition a été très bien accueillie.

Et comment! Après que la conseillère nationale PLR Daniela Schneeberger et le conseiller national PLR Andri Silberschmid aient transformé notre proposition en motion, et qu'elle ait été adoptée à l'unanimité par la commission juridique, le Conseil national l'a également adoptée par 179 voix contre 0 lors de la session de printemps. Et ce contrairement à la recommandation du Conseil fédéral, qui souhaite continuer à appliquer les règles obsolètes de l'Olico.

Que va-t-il se passer maintenant?

La motion va à présent être soumise à la Commission des affaires juridiques du Conseil des États. Si elle est acceptée, elle sera soumise au vote du Conseil des États. Si elle y est également adoptée, le Conseil fédéral sera contraint de modifier l'Olico.

La décision du Conseil fédéral reste toutefois ouverte.

Nous avons volontairement conservé des formulations générales afin de réduire le risque de rejet. Les principes de la comptabilité régulière sont prescrits dans le CO, ils sont importants et rien ne doit changer à cet égard. Il s'agit uniquement du mode de conservation tel qu'il est prescrit dans l'Olico. Même l'administration fédérale des contributions a fait savoir que, lors des contrôles de la TVA, elle mettait sur un pied d'égalité la facture électronique, la facture papier scannée et la facture papier. Pourquoi donc continuer à appliquer les règles lourdes et complexes de l'Olico?

Pourquoi l'administration fédérale des contributions traite-t-elle la TVA de cette manière?

Je ne peux me l'expliquer. Il semble que, par pragmatisme, les exigences y soient moins élevées que dans l'Olico. Mais dans la pratique, cela ne sert à rien pour les entreprises, car d'autres réviseurs du domaine des assurances sociales, des cantons, etc. continuent de suivre les règles de l'Olico.

Quel serait votre souhait concernant la décision du Conseil fédéral?

La signature pourrait être rendue facultative. Nous, les pétitionnaires, demandons que les documents puissent être conservés sur des supports de données conventionnels, sur des serveurs, ou encore dans le Cloud sans signature numérique ou autre procédé similaire, pour autant que la preuve de l'exactitude de la pièce justificative soit respectée conformément aux principes de la comptabilité régulière selon l'article 957a CO. L'Olico pose des exigences bien plus élevées que le Code des obligations.

Il reste donc à voir ce que le Conseil des États décidera en été ou en automne, et ce que le Conseil fédéral proposera ensuite.

Oui. Tout est allé très vite avec la motion, beaucoup plus vite que d'habitude en politique. Nous avons remarqué qu'il y avait là un grand besoin de changement. Je suis confiant. Tant les PME que les fiduciaires profiteraient énormément d'une simplification de la comptabilité numérique. La comptabilité pourrait elle aussi enfin accomplir un bond en avant dans le domaine de la numérisation, bond qui aurait dû être accompli depuis longtemps et est destiné à constituer un soulagement pour un grand nombre d'entreprises.

 

Davantage d'informations:

Prise de position du conseil fédéral

Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes

 

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