Pour les employés de bureau soucieux des coûts et de l’ordre, cela est trop beau pour être vrai. Pour les entreprises travaillant dans l’imprimerie, il représente un cauchemar : le bureau sans papier. Alors que l’on y croyait encore dans les années 90, un bureau se passant complètement de papier est aujourd’hui considéré comme un voeux pieu et une utopie irréaliste. Dans le monde du travail à l’ère de la numérisation, le traitement, le stockage et la transmission numérique d’informations offre cependant toute sorte d’avantages par rapport aux documents imprimés sur papier.
Le papier a fait ses preuves
La plupart des entreprises continuent à manier le papier, les imprimantes, l’encre et le toner. Dans certaines d’entre elles, les collaborateurs ne peuvent abjurer qu’avec peine les documents papier et impriment de préférence les e-mails, les pages internet et d’énormes documents PDF.
En théorie, tout le monde est d’accord : moins de papier serait souhaitable. Suivant une étude commissionnée par Sage et menée par TNS Emnid, 71 % des plus de 800 employés de bureau interrogés en Allemagne, Autriche et Suisse considèrent «judicieuse» «la vision d’un bureau pratiquement sans papier d’ici 10 ans». 67 % considèrent cette vision comme «réalisable».
L’impression fréquente «pour transmission interne»
Cependant, une grande quantité de papier continue à s’écouler, jusque dans les entreprises à haut degré de numérisation. Même les plus grands avantages de la gestion électronique des documents n’apporte rien, si à la fin l’on imprime tout de même les données.
Dans l’enquête, 47 % des participants suisses répondent à la question «Pourquoi imprimez-vous les documents électroniques ?» par «pour l’archivage». Cela peut en effet être très important dans certaines situations (pour des raisons légales par exemple), mais dans la majeure partie des cas une archive numérique avec backup s’avère plus pratique, plus économique et efficace. Les résultats de l’enquête font apparaître un grand potentiel d’économies : l’impression se fait très souvent «pour transmission interne» (34 %) ou simplement «pour lecture» (34 %). Un bureau sans papier ? Il semble encore s’agir d’une chose pour les rêveurs.
Renoncer au papier-toilette
Que le bureau sans papier ne soit jamais devenu réalité malgré des années d’évocation a incité quelques entreprises à vouloir prouver que cela est pourtant bien possible. Dans l’entreprise IT hollandaise Decos, les quelque 100 collaborateurs renoncent déjà entièrement au papier depuis 2011, et de ce fait un ordre parfait règne dans les locaux. Inutile d’y chercher une imprimante, et afin de parfaitement respecter la consigne du «bureau sans papier», Decos renonce même au papier-toilette et a installé des WC à jet d’eau.
Les avantages du numérique
Ce qui a déjà cours depuis des décennies est encore valable aujourd’hui : ne pas imprimer les documents et au lieu de cela les gérer de manière numérique présente de nombreux avantages :
- Une productivité accrue : les documents sous forme numérique sont plus rapides à trouver, et peuvent être plus facilement partagés et sauvegardés.
- Des coûts plus bas : imprimante, scanner, encre, toner, papier, mais également espace de stockage peuvent être économisés.
- Sécurité supérieure : les documents importants ne sont pas visibles pour tous.
- Un meilleur bilan environnemental : le renoncement au papier et à l’impression épargne les ressources, et bénéficie à l’image de l’entreprise comme entreprise durable.
D’abord réfléchir puis imprimer
Dans le cas où une entreprise désirerait introduire un bureau pauvre en papier, les employés doivent être familiarisés avec la gestion numérique des documents. Les solutions pour l’archivage électronique et le soutien aux processus numériques existent, tel qu’avec Infoniqa ONE 50 .
Si les imprimeurs d'e-mails notoires réprimaient leur réflexe d'appuyer à chaque fois sur le bouton «imprimer» pour les nouvelles importantes ou les documents ouverts, les montagnes de papier au bureau seraient considérablement plus petites.
Suivant les résultats de l’enquête, des mesures pour se rapprocher d’un bureau sans papier ont déjà été prises dans 61 % des entreprises suisses. Au cours des dernières années, l’usage de papier dans les entreprises suisses a par ailleurs été «fortement réduit» (24 %) ou «légèrement réduit» (36 %). Seuls 12 % ont déclaré que la consommation de papier avait augmenté. L’économie de temps et la protection de l’environnement constituent les principaux motifs pour un bureau sans papier. L’obstacle majeur au renoncement à l’usage de papier dans l’entreprise est la peur de la perte des données. L’on oublie dans ce cas qu’un backup des documents papier importants pouvant atterrir par mégarde dans la corbeille ou dans le broyeur n’est possible qu’à grand renfort de photocopies.
La chose n’est toutefois pas encore résolue uniquement à travers une gestion des documents appropriée. Les collaborateurs doivent être tenus de n’imprimer que lorsque nécessaire. Seul lorsque les imprimeurs d’e-mails notoires réprimeront leur réflexe d’appuyer sur le bouton «imprimer» pour les messages importants ou les documents ouverts les montagnes de papier au bureau se réduiront considérablement. La devise doit être : d’abord réfléchir, puis imprimer.
Conseil pratique: pas à pas vers un bureau sans papier
- État de la situation: dans quels domaines utilise-t-on beaucoup de papier et quels sont les processus qui, éventuellement, sont déjà partiellement ou entièrement numérisés? Vous obtiendrez ainsi un premier aperçu du chemin à parcourir pour parvenir à un bureau sans papier. Une fois que les domaines consommant beaucoup de papier ont été identifiés, il s'agit de déterminer quels processus sous-jacents gagneraient en efficacité en renonçant au papier, c'est-à-dire par leur numérisation.
- Définir l'objectif visé: sur la base de l'état de la situation et des potentiels identifiés, définissez la situation que vous souhaitez atteindre. Mais restez absolument réaliste! Un bureau sans papier toilette n'est probablement pas le but à atteindre. Même de petites mesures peuvent avoir de grands effets.
- Choisir un logiciel: en fonction des phases de processus que vous souhaitez numériser, il vous faudra le logiciel correspondant.
- Impliquer et former les collaborateurs: incluez impérativement vos collaborateurs très tôt dans le passage au bureau sans papier, et informez-les à temps des changements prévus. Si vous introduisez de nouveaux systèmes de gestion des documents, pensez à former toutes les personnes qui seront ensuite autorisées à travailler avec le système.
- Numériser les documents et les processus: numérisez et archivez tous les documents selon un système de classification judicieux et commencez à numériser les processus identifiés. Séparez-vous de tous les documents inutiles.
