La facture QR vient remplacer le bulletin de versement

Bye bye le bulletin de versement

Depuis l'introduction de la facture QR en Suisse le 30 juin 2020, aussi bien celle-ci que les anciens bulletins de versement sont valables. Êtes-vous encore attaché aux bulletins de versement classiques, et les préférez-vous au nouveau modèle? Dans ce cas, nous avons une bien mauvaise nouvelle pour vous: dans un avenir proche, vous devrez définitivement dire au revoir aux sept différents bulletins de versement actuels. Le 20 septembre 2022, les bulletins de versement classiques (BV/BVR) seront en effet définitivement abandonnés. C'est là le choix de la place financière suisse.

Les entreprises seront tenues de s'y conformer. Bientôt, vous ne pourrez ainsi utiliser que les nouvelles factures QR. Certes, la facture QR a déjà été adoptée par de nombreuses entreprises, mais pas encore par toutes. Selon une enquête de l'institut de recherche gfs.bern de juillet 2021, 93 % des entreprises interrogées sont au courant de l'obligation de passer à la facture QR, mais seules 40 % d'entre elles connaissent également la date exacte de la suppression des bulletins de versement classiques (BV/BVR).

Informations pour personnes et machines

Une double couche pour plus de sécurité: la nouvelle facture QR contient en double exemplaire toutes les informations nécessaires à la transaction. Une fois sous forme de texte en clair et une fois sous forme de code QR lisible par machine. Le code noir et blanc remplace l’actuel numéro de référence en police OCR mais contient beaucoup plus d’informations, à savoir, comme mentionné plus haut, tout ce que le bulletin de versement peut aussi contenir sous forme de texte. Les informations saisies comprennent l’adresse et le numéro de compte de l’émetteur de la facture, sous forme de numéro IBAN au standard international. L’adresse du payeur est également inclue, ainsi bien sûr que le total de la facture.

Afin qu’il soit d’emblée clair qu’il s’agit d’un « Swiss QR Code » et non d’un code quelconque, une croix suisse figure clairement au milieu. Celle-ci peut toutefois être laissée en blanc pour les paiements à montant indéterminé tels que les dons. Sous « Informations complémentaires », un texte libre d’un maximum de 140 caractères peut être ajouté. Il peut s’agir, par exemple, de l’objet du paiement ou du numéro de commande.

Des avantages en masse

Le fait que la section paiement comporte toutes les informations sous une forme lisible aussi bien par les personnes que par la machine rend bien plus faciles les adieux au bon vieux bulletin de versement. Et le passage des formulaires de diverses couleurs à une présentation uniquement en noir et blanc procure encore plus d’avantages aux émetteurs de factures:

• Vous pouvez imprimer vous-même la facture QR, y compris la section paiement et le code QR. Lorsque la facture QR avec section paiement est envoyée sous forme papier, il est obligatoire de perforer la section de paiement et le bordereau de réception. Dans le cas où la facture QR avec section paiement est envoyée sous forme de fichier PDF, des lignes marquées par un symbole de ciseaux doivent être ajoutées pour délimiter la section paiement et le bordereau.
• La partie supérieure de la facture QR peut être conçue librement. Pour la section paiement munie du Swiss QR Code, les spécifications de SIX doivent toutefois être respectées.
• Le Swiss QR Code peut également figurer sur des affiches, des flyers ou des annonces, par exemple dans le but de générer des dons.

Émission de factures QR

Depuis le 30 juin 2020, des factures QR peuvent être établies et envoyées. Les entreprises souhaitant dès aujourd'hui émettre des factures QR doivent modifier leur traitement des factures en conséquence. Le 20 septembre 2022, ce changement deviendra obligatoire pour toutes les entreprises suisses. Les factures QR doivent être établies conformément aux directives Swiss Payment Standards 2019. Celles-ci comprennent les spécifications techniques et fonctionnelles de la section paiement munies du Swiss QR Code, ainsi que du bordereau. Vous trouverez de plus amples informations sur l'introduction de la facture QR dans les feuilles de route de SIX à ce sujet.

Dispositions à prendre afin d’émettre vos propres factures QR :

• Mettez à jour votre logiciel de gestion des débiteurs : vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciels si le logiciel actuellement utilisé permet la création de factures QR et effectuez une mise à jour du logiciel, ou passez à un logiciel compatible QR.
• Saisissez les informations fournies par votre prestataire de services financiers (référence QR, IBAN QR) aux endroits prévus dans le logiciel mis à jour.
• Définissez le type de facture que vous établirez à l’avenir. Il existe trois différentes possibilités :

1. Si votre entreprise utilisait jusqu’à présent des bulletins de versement orange avec numéro de référence (BVR), la nouvelle facture QR avec référence QR peut être utilisée. Pendant la phase de transition, des BVR classiques peuvent encore être créés et envoyés.
2. Si vous établissiez jusqu’à présent des bulletins de versement rouges sans numéro de référence, vous pouvez continuer à le faire et n’avez pas besoin de référence QR, et ainsi pas d’IBAN QR non plus. Attention : le type de facture sans référence utilise l’ancien IBAN.
3. Si vous envoyez des paiements à l’étrangers, vous n’avez pas besoin de saisir de référence QR dans votre système, et donc pas d’IBAN QR. Le type de facture sans référence utilise l’ancien IBAN.

Les clients d'Infoniqa peuvent être tranquilles car «leur» logiciel est paré pour la facture QR, à condition de l'avoir mis à jour ou de l'utiliser à partir du Cloud. Si vous utilisez un autre logiciel, le mieux est de vous renseigner auprès du fournisseur au sujet de sa feuille de route en matière d'ISO 20022 et de factures QR. Un entretien avec votre banque habituelle est également tout indiqué: demandez quel est le meilleur moment pour passer du BV à la facture QR, et renseignez-vous sur les possibilités de tester au préalable les nouveaux processus. Enfin, il est important de maintenir vos données de base à jour. Il est en particulier essentiel pour tous les clients que le numéro IBAN vienne remplacer l'«ancien»numéro de compte dans les bases de données.

Payer par facture QR

La facture QR présente également de nombreux avantages pour les destinataires de factures, et permet de gagner en efficacité:

• Pour les destinataires des factures, les avantages résident principalement dans le fait qu'ils peuvent payer leurs factures de manière rapide et simple. De plus, le système numérique est moins sujet aux erreurs: grâce au code QR lisible par machine, moins d'erreurs se produisent lors du traitement des informations de paiement.
• Au lieu de taper manuellement les informations, il suffit avec la nouvelle facture QR de scanner le code QR y figurant. Ainsi, plus de risque de se tromper. Mais vous pouvez également comme d'habitude saisir manuellement les informations dans l'e-banking, effectuer vos paiements par ordre de virement postal, ou encore payer au guichet de la poste.
• La facture QR peut être adaptée de diverses manières, et est donc parfaitement apte à supporter de nouveaux services de paiement tels que TWINT, ou encore une e-facture révisée à l'avenir.
• Dans l'entreprise, le travail manuel est considérablement réduit grâce au traitement automatisé des factures.

Afin de pouvoir payer les factures QR entrantes, les mesures minimales suivantes doivent être prises:

• Vous devez être prêt pour le trafic des paiements harmonisé: un logiciel de gestion basé sur la norme ISO 20022 est une condition préalable à l'introduction de la facture QR.
• Mettez à jour le logiciel créanciers: votre logiciel créanciers doit être à jour et en mesure de scanner les factures QR, ou de les saisir et de les traiter via une application. Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciels si une mise à jour correspondante est disponible, ou passez à un logiciel compatible avec les factures QR.
• Assurez-vous de la saisie automatique: vérifiez auprès de votre fournisseur de matériel si vos lecteurs, scanners et imprimantes sont prêts à traiter les factures QR. Sinon, utilisez une application appropriée.

Application Infoniqa Center

Les factures QR peuvent être scannées de manière pratique et rapide au moyen de l'application gratuite Infoniqa Center. Avec cette application sur smartphone ou tablette, pas besoin de scanner coûteux pour lire les factures QR et les traiter directement dans le logiciel de gestion. L'application Infoniqa Center est disponible gratuitement pour les appareils Android et iOS.

Aspects sécuritaires de la facture QR

Payer devient donc fondamentalement plus simple et plus flexible. Les personnes effectuant leurs paiements en scannant le code QR n'ont pas à craindre le vol de données: les informations sont cryptées par l'application et transmises directement à la banque. Apple, Google & Co. ne sont pas en mesure de lire les transactions. Et les personnes extrêmement sceptiques en matière de paiement électronique peuvent toujours payer leur facture QR au guichet.

L’introduction d’une nouvelle technologie peut toutefois être source d’inquiétudes pour les utilisateurs. En principe, le bulletin de versement orange avec numéro de référence présentait déjà des possibilités de manipulation. La facture QR, toutefois, laisse en théorie la porte ouverte à encore plus de possibilités de fraude :

Des factures QR peuvent être munies de codes QR falsifiés puis mises en circulation.

• Etant donné que le code QR comporte tous les détails relatifs au paiement, ceux-ci pourraient être manipulés pour rediriger l’argent vers un autre compte bénéficiaire, modifier le montant ou changer la monnaie employée.
• Un code QR pourrait rediriger le smartphone utilisé pour scanner le code vers un site web malveillant ou vers un site de phishing similaire à celui de votre banque. Sur ces sites de phishing, les utilisateurs inattentifs pourraient se voir demander leur nom d’utilisateur et leur mot de passe, ou encore les détails de leur carte de crédit, de sorte que les données de connexion tomberaient entre les mains de cybercriminels.
• Lors du scannage avec un smartphone, un code QR manipulé pourrait être utilisé pour télécharger directement des logiciels malveillants sur l’appareil mobile.

Aucun risque pour la sécurité lors d'une utilisation correcte

Les risques mentionnés existent surtout en cas de mauvaise utilisation et de comportement négligent. Lors d'une utilisation correcte, les risques liés à la QR-facture sont en effet très faibles. Il convient de tenir compte des points suivants:

• Vérifiez toujours l’expéditeur lorsque vous recevez des factures, en particulier celles qui vous sont envoyées par courrier électronique, à vous ou à votre entreprise. Pour scanner les factures QR, utilisez une application provenant d’un fournisseur de confiance, tel que votre banque ou votre fournisseur de logiciels de gestion.
• Pour des raisons de sécurité, la facture QR se compose de deux parties : la partie paiement et la partie réception. Sur les deux parties, l’ensemble des détails de la facture sont visibles en clair pour l’utilisateur. Cela vous permet de comparer et de vérifier les informations scannées avec celles que présente la facture QR. Comparez toujours le montant et la devise de la facture après l’avoir scannée.
• Vérifiez également la disposition de la facture QR et du code QR. Les émetteurs de factures doivent se conformer aux prescriptions qui en régissent la forme. La croix suisse obligatoire au milieu du code QR ne suffit pas à garantir l’authenticité d’une facture QR. La disposition doit ressembler à celle qui est présentée dans l’image ci-dessous.
• Lorsqu’un site web s’ouvre dans le navigateur de votre smartphone après que la facture QR a été scannée, n’y entrez en aucun cas les données de votre carte de crédit, vos identifiants bancaires ou vos mots de passe ! Il pourrait s’agir d’un site de phishing. Passez à une application fiable (banque, fabricant de logiciels)
• Utilisez toujours une authentification à deux facteurs pour les connexions et les éventuelles applications de paiement

Bon à savoir: référence QR et IBAN QR

La facture QR vous permet de bénéficier d'un haut niveau d'automatisation, de bout en bout, pour les paiements en francs suisses en Suisse et dans la Principauté de Liechtenstein. Les entreprises souhaitant émettre des factures QR reçoivent de leur établissement financier la référence QR établie pour elles (au lieu de la référence BVR), ainsi qu'un IBAN QR. Important: cet IBAN QR est destiné au traitement des factures QR et ne remplace pas l'IBAN traditionnel. La distinction entre IBAN et IBAN QR est surtout importante pour le traitement correct de la facture au moyen du logiciel de gestion. L'utilisation d'IBAN erroné pourrait en effet donner lieu à des rejets ou des paiements mal orientés. Vous trouverez de plus amples informations sur l'introduction de la facture QR sur Paymentstandards.ch.

Les produits Infoniqa sont prêts

Avec les logiciels d'Infoniqa (Infoniqa ONE Start, Infoniqa ONE 50 et Infoniqa ONE 200, vous soyez prêt en toute sérénité pour la facture QR. Un traitement parallèle des anciens bulletins de versement (BV/BVR) et des factures QR est actuellement possible.