Transitorische Buchungen
Transitorische Buchungen sorgen bei manchem Jahresabschluss für Unsicherheit und zählen zur Königsdisziplin der Buchhaltung. Zurecht? Was sind transitorische Buchungen, wozu dienen sie und was sollte man dabei beachten? Ein Experte klärt auf und gibt Tipps, wie Sie mit den «Transitorischen» am besten umgehen.
Transitorische Buchungen sind ein praktisches Instrument, um Aufwände und Erträge periodengerecht in Bezug auf ein Geschäftsjahr, ein Halbjahr oder ein Quartal zu verbuchen. Mit den sogenannten Abgrenzungsbuchungen lassen sich Aufwände und Erträge eines Unternehmens zum Bilanzstichtag ausgleichen. Mario Zemp, Treuhänder beim Treuhandunternehmen Balmer-Etienne, kennt die Stolperfallen im Umgang mit transitorischen Buchungen und gibt Empfehlungen für den korrekten Ausgleich in der Bilanz.
Was sind transitorische Buchungen?
Aufwände und Erträge müssen zum Bilanzstichtag in der Erfolgsrechnung korrekt abgegrenzt werden – also in den Zeitraum gebucht werden, in dem sie auch anfallen. Unternehmen sind gemäss OR (OR Art. 958 Abs.1) ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 genau dazu verpflichtet. Je nach Bedarf kann ein Unternehmen auch Halbjahres-, Quartals- oder Monatsabschlüsse erstellen. Diese sind zwar nicht vorgeschrieben, können aber ebenfalls mit transitorischen Buchungen periodengerecht abgegrenzt werden. Die weiteren Ausführungen beziehen sich auf die Transitorischen am Ende des Geschäftsjahres.
Weil viele Mitarbeitende solche Buchungen in der Regel nur einmal im Jahr zum Jahresabschluss machen, fehle ihnen oftmals die Erfahrung damit, sagt Mario Zemp. «Transitorische Buchungen sorgen immer wieder für Unsicherheiten und Fehler. Deshalb ist es wichtig, das Grundprinzip zu verstehen.» Die Transitorischen haben den Ruf, besonders knifflig zu sein und gelten deshalb als Königsdisziplin der Buchhaltung. Doch eigentlich seien sie einfach zu handhaben, sagt Mario Zemp. Das Prinzip ist schnell erklärt: Um die Abgrenzungen der Aufwände (transitorische Passiven oder TP) und Erträge (transitorische Aktiven oder TA) in der Erfolgsrechnung vornehmen zu können, wird der zu korrigierende Betrag auf ein transitorisches Konto in der Bilanz verbucht. Im Folgejahr wird der Betrag wieder zurückgebucht. Auf diese Weise lassen sich Beträge vorab provisorisch verbuchen und im Nachhinein bereinigen.
Transitorische Passiven
Transitorische Passiven (oder passive Rechnungsabgrenzungen) sind:
- noch nicht bezahlte Aufwände
- im Voraus erhaltene Erträge
Wo kommen transitorische Passiven in der Praxis vor?
Typische Beispiele von transitorischen Passiven sind etwa Strom-, Telefon- oder Abokosten, für die am Jahresende die Rechnungen noch ausstehend sind, die Leistungen jedoch bereits bezogen wurden. Damit die Aufwendungen trotzdem in der aktuellen Buchhaltungsperiode ersichtlich sind, müssen diese mittels transitorischer Buchungen abgegrenzt werden.
Transitorische Aktiven
Transitorische Aktiven (oder aktive Rechnungsabgrenzungen) sind:
- noch nicht erhaltene Erträge
- vorausbezahlte Aufwände
Wo kommen transitorische Aktiven in der Praxis vor?
Die Mietkosten für Büroräume werden üblicherweise im Vormonat bezahlt. Die Miete für Januar wird also im Dezember beglichen. Durch eine transitorische Buchung wird der zu viel bezahlte Aufwand abgegrenzt und durch die Rückbuchung in der Folgeperiode erfasst.
Tipps vom Experten
- Überlegen Sie nicht zu viel: Fragen Sie sich einfach: Handelt es sich bei den ausstehenden Beträgen um Aufwände oder Erträge? Falls Sie zum Schluss kommen, es handle sich um einen noch nicht verbuchten Aufwand: Dieser befindet sich auf der Soll-Seite, also links in der Buchhaltung. Dann ist die rechte Seite offen (Haben-Seite), auf der Sie diesen Betrag über eine transitorische Buchung (folglich transitorische Passiven) ausgleichen müssen. Fehlt beispielsweise ein Ertrag im alten Geschäftsjahr, muss dieser auf der Haben-Seite, also rechts, verbucht werden. Dann müssen Sie die entsprechende Abgrenzungsposition auf der linken Seite (Soll) erfassen (folglich transitorische Aktiven).
- Achten Sie auf Vollständigkeit: Gehen Abgrenzungsbuchungen vergessen, entstehen periodenfremde Positionen. Besonders bei Rechnungen, die nicht im Januar oder Februar, sondern erst später im Jahr gestellt werden, kann es vorkommen, dass man vergisst, diese transitorisch zu verbuchen. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Rückbuchungen der transitorischen Buchungen im Folgejahr vornehmen. Die Konten Transitorische Aktiven und Transitorische Passiven müssen Anfang Jahr wieder auf Saldo null gestellt werden.
- Verbuchen Sie bei MwSt.-behafteten Beträgen nur den Netto-Betrag: Bei transitorischen Buchungen müssen keine MwSt.-Codes eingetragen werden. Im Gegenteil: Falls die Buchhaltungssoftware meldet, dass ein MwSt.-Code fehlt, müssen Sie bestätigen, dass der Betrag ohne Mehrwertsteuer verbucht werden soll.
- Unbekannte Beträge müssen geschätzt werden: Sind die definitiven Beträge etwa für erbrachte Leistungen am Stichtag des Jahresabschlusses noch nicht bekannt, müssen Sie diese schätzen, um sie fristgerecht verbuchen zu können. Im Folgejahr wird dann der definitive Betrag verbucht. Eine entstandene Differenz kann über ausserordentliche oder periodenfremde Aufwände und Erträge zurückgebucht werden. Kleine Differenzbeträge werden in der Praxis jedoch nicht immer korrigiert.