Digitalisierung von HR-Prozessen

Wenn Unternehmen digital arbeiten, werden Sie effizienter, sparen Kosten und bleiben konkurrenzfähig. Das gilt auch für HR - inmitten einer sich rapide verändernden Arbeitswelt. Die Digitalisierung im Personalwesen ist daher ein hilfreicher, wenn nicht obligatorischer Schritt. Doch was genau ist unter Digitalisierung von HR-Prozessen zu verstehen? Wie kann man sie am besten für sich nutzen? Und wo setzt sie an? Informationen gibt es hier.

Inhalt

Definition: Was ist die Digitalisierung von HR-Prozessen?

Grundsätzlich bezeichnet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate, unter Einsatz von Technologien der Kommunikation. HR-Prozesse digitalisieren bedeutet aber auch, sein Gesamtkonzept und die Geschäftsmodelle zu überdenken: Effizienter miteinander arbeiten, die Teamleitung optimieren und das Rollenverständnis modernisieren.

Wenn Daten besser genutzt werden, profitiert das gesamte Unternehmen davon. Es geht also nicht nur darum, Daten von Papier auf eine Software zu übertragen.

Dringlichkeit und Chancen der Digitalisierung

Sind digitale Transformation und Digitalisierung das gleiche?

Die Digitalisierung steuert auf einen einzigen Prozess zu und erneuert ihn. HR-Prozesse zu digitalisieren ist ein Ziel von vielen im Unternehmen. Genau genommen bilden alle Digitalisierungsmassnamen die digitale Transformation - einen geschäftlichen Neuanfang.

Wann sollten Sie Ihre Personalabteilung digitalisieren?

Wenn klassische Abläufe in der Personalabteilung zu viel Zeit beanspruchen, Kapazitäten zu knapp sind oder die Kommunikation mit Mitarbeitenden optimiert werden soll, dann ist es Zeit für die Digitalisierung von HR-Prozessen.

Warum ist die Digitalisierung im Personalwesen essenziell?

Die Arbeitswelt ändert sich stark: Eine neue Homeoffice-Kultur, flexible Arbeitszeiten, Fachkräftemangel. Personalabteilungen haben Mühe, qualifizierte Mitarbeitende zu finden und an das Unternehmen zu binden. Ohne eine bewegliche, ortsunabhängige Teamarbeit ist das schwer.

Vorteile der Digitalisierung in der Schweizer Wirtschaft

Schweizer Unternehmen sind, was den Digitalisierungsgrad betrifft, im internationalen Vergleich momentan noch weit im Rückstand. Erst rund 30 Prozent der Unternehmen sind digital und nutzen die Cloud-Technologie für administrative Aufgaben wie Buchhaltung, Lohnwesen und HR. Dies ging aus der Studie «We Power the Nation» hervor, welche das Markt- und Meinungsforschungsinstitut YouGov 2019 durchgeführte. Das war vor der Pandemie. Denn die Corona-Krise hat dazu geführt, dass heute viele Mitarbeitende vermehrt im Homeoffice arbeiten.

Unternehmen, die schon vorher konsequent auf die Cloud setzten und ihre Prozesse und Workflows digitalisiert hatten, waren bei der Umstellung zu diesem Arbeitsmodell klar im Vorteil. Für Unternehmen mit herkömmlichen Arbeitsweisen war es die ideale Chance, nachzurüsten. Es ist ersichtlich, dass gerade die grossen Einschränkungen während der Corona-Krise für ein Umdenken sorgten und bei Schweizer KMU einen wahren Digitalisierungsschub ausgelösten.

Durch eine Digitalisierung der HR-Prozesse gewinnen Personaler Zeit für andere Aufgaben:

Teambuilding ausbauen
mehr Raum für Mitarbeitergespräche
mehr Zeit für Kommunikation und Unterstützung des Managements

Weiterbildung innerhalb der HR-Abteilung realisieren
kreative Ideen und Vorhaben umsetzen

HR-Software als Hilfe für die Personalabteilung

Noch stärker als zuvor, stehen Personaler an der Schnittstelle im Betrieb – für alle Bereiche agieren sie als Unterstützer. Automatisierte Prozesse erleichtern ihre vielseitigen Aufgaben dabei sehr. Dazu gehört der Blick nach vorne: Denn HR-Software setzt auch bei Geschäftsmodellen an und berät bei Recruiting-Fragen. Mit transparenteren Informationen bezüglich der Mitarbeiter-Fluktuation kann die Personalabteilung das Management beraten, wann und wo Ressourcen eingesetzt werden müssen.

Digitalisierung von HR-Prozessen – wo kann Software konkret helfen?

HR-Software kann eine enorme Bandbreite von Personalaufgaben abdecken. Sie können sie überall dort nutzen, wo die Personalabteilung typischerweise aktiv ist:

Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Stellenanzeigen
Management von Bewerbern und Bewerberinnen

Arbeitszeiterfassung
Führung von Personalakten
Personalentwicklung
Portale für Mitarbeitende
Onboarding

Personaleinsatzplanung
Potenzialermittlung

Gerade im Bereich der Personalentwicklung kann künstliche Intelligenz sehr viel: Kalkulationen schätzen die Wahrscheinlichkeit ein, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kündigen wird. Sie kann sagen, welche Fortbildung infrage kommt – und auch zu Gehaltsfragen kann sie Vergleiche anstellen. Selbst demographische Aussagen sind für HR-Technologien kein Problem.

HR-Prozesse digitalisieren: Schritt für Schritt

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden und die Abläufe in Ihrer Personalabteilung digitalisieren, sind ein paar Vorbereitungen wichtig:

Als erstes empfiehlt sich eine Bestandsaufnahme: Welche Wünsche und Anforderungen haben Sie an die neue Technologie? Welche Prozesse soll sie konkret verbessern? Eventuell offenbaren sich damit Schwachpunkte, die schon längst auf eine Lösung warten.
Welche Arbeitsabläufe gibt es bei Ihnen? Wer ist wofür zuständig? Welche Bereiche sollten und könnten Sie automatisieren?
Achten Sie darauf, dass die Software diese Prozesse nicht nur integriert, sondern auch verbessert. Je genauer Sie Ihre Anforderungen formulieren, desto besser kann die Technologie als künstliche Intelligenz funktionieren.
Zum Schluss ist ein Blick auf die Ressourcen relevant – wie hoch ist das Budget im Personalmanagement? Welche Mitarbeitenden sind am besten geeignet für die Implementierung der Software?

Vorbehalte gegenüber künstlicher Intelligenz im Personalwesen?

Viele Führungskräfte, Stakeholder und Mitarbeiter haben Sorgen, was den Einsatz von Technologien im Betrieb angeht, speziell künstlicher Intelligenz. Lohnt sich eine Investition auch wirklich? Stimmt der Preis? Wird man die Software überhaupt beherrschen können?

Allesamt berechtigte Fragen – doch für eine Digitalisierung der HR-Prozesse sprechen diese Punkte:

Abwandernde Mitarbeiter verursachen die größten Kosten im Betrieb. Haben die Personaler mehr Zeit für die Bindung der Mitarbeiter, zahlt sich das in Zukunft für das Unternehmen aus.
Ein produktiverer Start für neue Mitarbeiter durch ein verbessertes Onboarding – eine IT-gesteuerte Organisation kann gerade anfänglich Aufgaben besser zuteilen, Prozesse überwachen und Chaos minimieren.
Vergleicht man die monatlichen HR-Arbeitsstunden ohne Software mit denen, wo Technologie die Administration unterstützt, ist die zweite Variante tatsächlich günstiger – je nach Betriebsgröße und Softwarepreis inkludiert.

Eine Implementierung ist aufwendig – doch der Anbieter baut hier auf seine Erfahrung. Er unterstützt Sie mit Tools, Know-how und einer klaren Kommunikation, was die Zeitangaben und Etappen angeht. So gelingt auch bei Ihnen die Digitalisierung im Personalwesen.

Trends bei der Digitalisierung von HR-Prozessen

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist dynamisch. Auf immer mehr Gebieten des Personalwesens zeichnet sich ab, dass eine HR-Software die Prozesse der Zukunft steuern wird – fast von allein.

Künstliche Intelligenz wird beim Recruiting eigenständig nach Informationen suchen, eine Vorauswahl treffen und sie den HR-Mitarbeitern dann nur noch aufs Handy spielen. HR-Prozesse digitalisieren und miteinander teilen: Die Belegschaft wird Informationen zum Gehalt und der Zeiterfassung viel selbständiger verwalten können.

Vor allem in der Kommunikation wird HR-Software noch detaillierter unterstützen können. Die Entwicklung zu Remote Work (Telearbeit) hält an – Videokonferenzen gehören schon jetzt fast zum Alltag. Durch eine zeitgemäße Digitalisierung der HR-Prozesse passen Sie sich dem Trend an und nutzen ihn für sich.

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Digitalisierung von HR-Prozessen: Gut gerüstet in die Zukunft