Der ewige Mythos: das papierlose Büro

Für kostenbewusste und ordnungsliebende Büroarbeiter ist es zu schön, um wahr zu sein, für die Druckindustrie ist es ein Gräuel: Das papierlose Büro. Während man in den 90er-Jahren noch daran glaubte, gilt heute ein Büro, das ganz ohne Papier auskommt, als frommer Wunsch realitätsfremder Utopisten. Dabei bieten digitale Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Informationen in der modernen, digitalisierten Arbeitswelt gegenüber der Verwendung von ausgedruckten Dokumenten auf Papier jede Menge Vorteile.

Bewährtes Papier

Die meisten Unternehmen hantieren nach wie vor mit Papier, Drucker, Tinte und Toner. In manchen Betrieben können die Mitarbeitenden den Papierdokumenten nur mit Mühe entsagen und drucken mit Vorliebe E-Mails, Websites und riesige PDF-Dokumente aus.

Theoretisch sind sich alle einig: Weniger Papier wäre wünschenswert. Gemäss einer Studie, die von TNS Emnid durchgeführt wurde, halten 71 % der über 800 befragten Büromitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz «die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren» für «sinnvoll». 67 % erachten die Vision für «machbar».

Häufiges Drucken «zur internen Weitergabe»

Doch selbst in Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad fällt heute noch immer viel Papier an. Auch die grössten Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements bringen nichts, wenn man die Dateien am Schluss doch wieder ausdruckt.

In der Befragung antworteten 47 % der Schweizer Teilnehmer auf die Frage «Weshalb drucken Sie elektronische Unterlagen aus?» mit «zum Archivieren». Das kann zwar in manchen Fällen wichtig oder (etwa aus rechtlichen Gründen) auch notwendig sein, in den meisten Fällen aber ist ein digitales Archiv mit Backup praktischer, günstiger und effizienter. Die Umfrageergebnisse lassen auf ein grosses Sparpotenzial schliessen: Sehr häufig ausgedruckt wird etwa «zur internen Weitergabe» (34 %) oder einfach «zum Lesen» (34 %). Papierlos im Büro? Das scheint etwas für Träumer zu sein.

Verzicht auf Toilettenpapier

Dass das papierlose Büro trotz jahrzehntelangem Herbeireden kaum je Realität geworden ist, hat einzelne Unternehmen angespornt, zu beweisen, dass es dennoch möglich ist. Im niederländischen IT-Unternehmen Decos verzichten die rund 100 Mitarbeiter bereits seit 2011 komplett auf Papier. Entsprechend aufgeräumt soll es in den Büros des Unternehmens aussehen. Drucker sucht man vergebens, und um das Konzept Papierlos konsequent durchzuziehen, verzichtet Decos sogar auf das Toilettenpapier und hat deshalb WCs mit Wasserdusche installiert.

Der digitale Vorteil

Was seit Jahrzehnten gilt, trifft auch heute noch zu: Dokumente nicht auszudrucken und sie stattdessen digital zu verwalten, bringt viele Vorteile mit sich:

• Die Produktivität wird erhöht: Dokumente sind in digital schneller auffindbar, können einfacher geteilt und sicher gespeichert werden.
• Die Kosten sind niedriger: Drucker, Scanner, Tinte, Toner, Papier, aber auch Lagerplatz kann eingespart werden.
• Höhere Sicherheit: Wichtige Dokumente sind nicht für alle einsehbar.
• Bessere Umweltbilanz: Der Verzicht auf Papier und Drucker schont Ressourcen – und kommt dem Image als nachhaltiges Unternehmen zu Gute.

Erst denken, dann drucken

Möchte ein Unternehmen immerhin ein papierarmes Büro einführen, müssen die Mitarbeitenden mit dem digitalen Dokumentenmanagement vertraut gemacht werden. Lösungen für elektronische Archivierung und digitale Prozessunterstützung sind vorhanden – etwa mit Infoniqa ONE 50.

Gemäss den Umfrageergebnissen wurden in 61 % der Schweizer Unternehmen bereits Schritte unternommen, um einem papierlosen Büro näherzukommen. Weiter wurde der Einsatz von Papier in den Schweizer Unternehmen in den letzten Jahren «stark verringert» (24 %) bzw. «leicht verringert» (36 %). Nur 12 % gaben an, dass der Papierverbrauch angestiegen sei. Als wichtigste Treiber für das papierlose Büro gelten Zeitersparnis und Umweltschutz. Der grösste Hinderungsgrund, im Unternehmen möglichst auf Papier zu verzichten, ist die Angst vor Datenverlust. Dabei geht wohl vergessen, dass ein Backup von wichtigen Papierdokumenten, die aus Versehen im Altpapier oder im Schredder landen können, nur mit viel Kopieraufwand möglich ist.

Mit einem geeigneten Dokumentenmanagement allein ist es aber noch nicht getan. Mitarbeitende sollen angehalten werden, nur wenn nötig auszudrucken. Erst wenn notorische E-Mail-Ausdrucker ihren Reflex unterdrücken, bei wichtigen Nachrichten oder offenen Dokumenten jedes Mal den «Print»-Button zu drücken, wird der Papierberg im Büro deutlich kleiner. Als Motto gilt: Erst denken, dann drucken.

Praxistipps: Schritt für Schritt zum papierlosen Büro

• Bestandsaufnahme: In welchen Bereichen wird viel Papier verbraucht und welche Prozesse sind allenfalls schon teilweise oder vollständig digitalisiert? So erhalten Sie einen ersten Überblick, wie weit der Weg zum papierlosen Büro tatsächlich ist. Sind die Bereiche mit hohem Papierverschleiss einmal identifiziert, gilt es zu ermitteln, welche Prozesse dahinter durch den Verzicht auf Papier, sprich in digitalisierter Form, an Effizienz gewinnen würden.
• Wunschziel definieren: Legen Sie anhand der Bestandsaufnahme und des identifizierten Potenzials fest, welchen Zustand Sie erreichen wollen. Bleiben Sie dabei aber unbedingt realistisch! Ein Büro ohne Toilettenpapier muss vermutlich nicht unbedingt sein. Auch kleine Schritte können grosse Auswirkungen haben.
• Software wählen: Je nachdem, welche Prozessschritte Sie digitalisieren wollen, benötigen Sie die entsprechende Software. ¨
• Mitarbeitende einbinden und schulen: Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden unbedingt früh auf die Reise zum papierlosen Büro mit und informieren Sie sie rechtzeitig über die geplanten Änderungen. Wenn Sie neue Systeme fürs Dokumentenmanagement einführen, denken Sie daran alle Personen zu schulen, die anschliessend mit dem System arbeiten dürfen.
• Dokumente und Prozesse digitalisieren: Digitalisieren und archivieren Sie alle Dokumente in sinnvollen Ordnerstrukturen und beginnen Sie mit der Digitalisierung der identifizierten Prozesse. Trennen Sie sich von allen unnötigen Dokumenten.