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Veröffentlicht am:    Thema: Zeit

Das Einmaleins des Stempelns: 4 Zeiterfassungstypen, die Sie kennen sollten

Teil 1 von 2: Wie funktioniert klassische Zeiterfassung und welche Tools werden dazu benötigt? Ein Überblick.

Die 4 wichtigsten Zeiterfassungstypen | Infoniqa HR-Blog

Welche Möglichkeiten gibt es, die Zeiterfassung abzubilden?

Für die Zeiterfassung in einem Unternehmen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Ihre Optionen zum „Stempeln“ stellen wir Ihnen im Folgenden kurz vor und benennen auch direkt die Vor- und die Nachteile.

Beschreibung: Bei der Arbeitszeiterfassung per Dienstplan analysiert eine Software die Dienstpläne der Mitarbeiter und verbucht die jeweiligen Stunden nach der Schicht auf deren Stundenkonto.

Der Vorteil: Der Zeiterfassungsprozess funktioniert automatisch und ohne Zutun des Mitarbeiters.

Der Nachteil: Das System ist starr und unflexibel, denn es erfasst nur die im Dienstplan abgebildeten Stunden und erfasst keine Über- oder Minusstunden. Eine flexible Aufzeichnung der Arbeitszeiten sieht anders aus.

Beschreibung: Arbeitnehmer können flexibel über ihren Browser ihre Zeiten erfassen. Sobald sie ihren Laptop hochfahren, stempeln sie sich per Browser-Stempeluhr ein und können sich ebenso einfach wieder ausstempeln, um beispielsweise eine Pause zu machen.

Der Vorteil: Arbeitszeiten können sehr einfach und bedienungsfreundlich erfasst und auch nachträglich verändert werden.

Der Nachteil: Die Zeiterfassung ist abhängig davon, dass ein Mitarbeiter über eine gute, stabile Internetverbindung verfügt. Kommt es zu Netzstörungen, ist die Zeiterfassung unterbrochen.

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Beschreibung: Bei der Zeiterfassung via Terminal registrieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über einen einheitlichen Zeiterfassungs-Terminal.

Der Vorteil: Die Zeiterfassung ist nicht von einer durchgehenden und optimalen Internetverbindung abhängig, sie erfolgt auf einem lokalen Gerät und wird in Intervallen mit dem Zeiterfassungsprogramm aktualisiert.

Der Nachteil: Die Zeiterfassung kann nur vor Ort erledigt werden und ist kein geeignetes Instrument für remote Arbeitnehmer.

Beschreibung: Physische Zeiterfassungsgeräte werden bei einem Arbeitgeber installiert. Jeder Mitarbeiter hält zu Beginn und Ende der Arbeitszeit seinen persönlichen Transponder in Form einer Karte vor das Gerät. Das Terminal erfasst Datum und Uhrzeit und gibt die Daten an die Software weiter.

Der Vorteil: Die Bedienung ist einfach, die Zeiten an mehreren Standorten können erfasst werden, Auswertungen sind in Echtzeit möglich.

Der Nachteil: Über physische Zeiterfassungsgeräte lassen sich keine Stunden erfassen, die zum Beispiel unterwegs oder remote geleistet werden. Diese müssen manuell nachgetragen werden und können leicht in Vergessenheit geraten. Gleichzeitig können Zeiterfassungskarten, die auch als Zugangskarten dienen, können auch von anderen an das Gerät gehalten werden. Auch von Personen, die einem Unternehmen nicht wohlgesonnen sind.

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Die Aufzählung zeigt: Es gibt zwar einige Möglichkeiten zur Zeiterfassung, aber alle haben ihren Haken. Zumal einige von ihnen in der sich wandelnden Arbeitswelt schon bald keine Daseinsberechtigung mehr haben werden.

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist klar: Dezentrale Teams, Remote Working und Home-Office werden die Arbeitswelt der Zukunft prägen. Für die Zeiterfassung bedeutet das, dass zum Beispiel die Stempelkarte im Büro ohnehin, aber auch modernere physische Lösungen auf lange Sicht keine Zukunft mehr haben werden. Sie sind nicht mehr mit der Arbeitsrealität vereinbar.

Stattdessen müssen moderne Lösungen zur Zeiterfassung das Buchen der Arbeitszeiten von jedem Einsatzort und zu jeder Zeit ermöglichen. Darüber hinaus sollten Fehlzeiten, Krankenstände und Urlaube in dem System leicht und flexibel erfasst werden können. Eine Anbindung an die Lohnbuchhaltung ermöglicht im nächsten Schritt die korrekte Personalabrechnung. Auch Zuschläge für Wochenendarbeit oder Überstunden können auf diese Weise korrekt und unkompliziert berechnet und gebucht werden.

Aber nicht nur diese Aspekte sind für eine agilere und flexiblere Arbeitswelt relevant. Gleichzeitig muss das gewählte Zeiterfassungssystem den Vorschriften der DSGVO und den Vorgaben des EuGH genügen. Zum Beispiel müssen die Daten sicher vor unbefugten Zugriffen sein. Entsprechend muss der Zugriff auf das Zeiterfassungssystem über ein Rechtesystem gewährleistet werden und die Daten sollten verschlüsselt in das Zeitwirtschaftssystem übertragen werden können.

Hier erscheint das Stempeln über Terminals und eine ergänzende Zeiterfassung per App als die zeitgemäßeste Lösung. Dank des Abgleichs biometrischer Daten können Zugangskarten nicht missbraucht werden. Und per App können Zeiten auch unterwegs per Smartphone übermittelt werden. So kann das Thema Zeiterfassung in jeder Bedürfnislage völlig flexibel gehandhabt werden. Egal, ob Mitarbeiter nun remote oder vor Ort arbeiten. Es kommt nur auf das richtige System an.

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