Direkt zum Inhalt
Veröffentlicht am:    Thema: Lohn & Gehalt

Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber | Infoniqa HR-Blog

Was sind die wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung beachten sollten? Unsere Experten verraten es!

Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel finden Sie die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.

Inhalt:

  1. Reisekostenabrechnung Definition: Was genau ist eine Abrechnung von Reisekosten?
  2. Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?
  3. Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?
  4. Pauschalen bei Verpflegungs- und Übernachtungskosten
  5. Was ist seitens HR für eine perfekte Reisekostenabrechnung zu beachten?
  6. Wie lässt sich die Reisekostenabrechnung digital abbilden?
Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber | Infoniqa HR-Blog

Reisekostenabrechnung Definition: Was genau ist eine Abrechnung von Reisekosten?

In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.

Zu den Reisekosten gehören:

  • Angefallene Fahrtkosten
  • Kosten für die Übernachtung
  • Reisenebenkosten
  • Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand

Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist „nur“ um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.

Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.

Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?

Beachten Sie außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.

Zum Beispiel:

  • Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitztwerden oder Falschparken entstehen
  • Kosten für die Minibar im Hotel
  • Kosten für Pay-TV
  • Kosten für Übergepäck
  • Kosten für Anwendungen wie Massagen
Payroll Outsourcing: So finden Sie den richtigen Dienstleister

Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?

Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.

Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.

Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:

  1. über eine Kilometer-Pauschale
  2. über die real zurückgelegte Wegstrecke

In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

So berechnen Sie die Fahrtkosten

Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Sie nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen wollen, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:

Addieren Sie dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel.
Teilen Sie diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.

Pauschalen bei Verpflegungs- und Übernachtungskosten

Für die Kosten von Verpflegung (=Verpflegungsmehraufwand) und Übernachtung können bei der Reisekostenabrechnung ebenfalls Pauschalen angegeben werden. Ob Sie sich für die Pauschale oder das Abrechnen der real entstandenen Reisekosten entscheiden, sollten Sie davon abhängig machen, welcher Betrag höher ist.

Wie hoch die aktuellen Pauschalsätze für Verpflegungskosten sind, lässt sich in Paragraf 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EstG nachlesen. Aktuell lassen sich für eine Dienst- bzw. Geschäftsreise ab einer Dauer von 8 Stunden für jeden Tag der Dienstreise 14 Euro für den so genannten Verpflegungsmehraufwand anrechnen. Die Pauschale für Übernachtungen während einer mehrtägigen Dienstreise innerhalb Deutschlands liegt seit einigen Jahren konstant bei 20 Euro.

Was ist seitens HR für eine perfekte Reisekostenabrechnung zu beachten?

Das sind einige Beispiele, die verdeutlichen, wie komplex eine Reisekostenabrechnung in der Summe sein kann. Es kommen aber noch ein paar weitere Punkte hinzu, die seitens HR beachtet werden müssen. Es ist zum Beispiel wichtig, Mitarbeiter, die für Ihr Unternehmen auf Reisen gehen, beispielsweise mit einem kurzen Online-Seminar in der eLearning Software zu schulen, wie sie mit dem Thema Reisekosten umgehen müssen.

Arbeitnehmer sollten zum Beispiel darauf achten, Belege zu sammeln und diese bei HR mit ihrer Reisekostenabrechnung sauber und ordentlich abzugeben. Ein Beleg sollte zudem mit Namen, Zeit, Ort und Datum versehen sein.

Achtung: Mitarbeiter sollten Belege auf keinen Fall zurechtschneiden oder aufkleben. Das kann den Verlust der Erstattungsfähigkeit bedeuten.

Übrigens: Auch Führungskräfte sollten in puncto Reisekostenabrechnung geschult werden. Immerhin prüfen Sie das Dokument auf Plausibilität und zeichnen die Reisekostenabrechnung gegen.

Wie lässt sich die Reisekostenabrechnung digital abbilden?

War das Thema Reisekostenabrechnung früher mit einer riesigen Zettelflut verbunden, macht eine HR Software Ihnen das Leben inzwischen entschieden leichter und verringert den Aufwand für die Erstellung der Abrechnung. Arbeitnehmer hinterlegen ihre Reisekosten beispielsweise direkt in der Zeiterfassung Software. Der zuständige Linienvorgesetzte erhält eine automatische Benachrichtigung und kann die Abrechnung der Reisekosten überprüfen und freigeben.

Nun können die Daten direkt in ihrem Lohnprogramm weiterbearbeitet werden. Innerhalb der Lohnabrechnungssoftware wird die Reisekostenabrechnung automatisch an das Finanzamt weitergeleitet und anschließend automatisch mit dem Lohn des Mitarbeiters verrechnet – und das alles DSGVO-konform und rechtssicher. Einfacher geht’s nicht.

Lohnabrechnung in der Cloud mit der modernen Software von Infoniqa
Alles in der HR-Cloud: So wichtig ist flexibles HR
Verwandter Artikel
Alles in der HR-Cloud: So wichtig ist flexibles HR

Der Trend geht klar weg von on-premise-Software und hin zu flexiblen, mobilen Lösungen. Aber: Passt wirklich das komplette Personal…

Erschienen am: 04.12.2020
Arbeitszeitmodelle und ihre Trends: Was setzt sich endgültig durch?
Verwandter Artikel
Arbeitszeitmodelle und ihre Trends: Was setzt sich endgültig durch?

Der Trend in der Arbeitswelt geht ganz klar hin zu mehr Flexibilität. Ermöglicht wird das durch ein vielfältiges Angebot an…

Erschienen am: 01.07.2020
Zurück

Kommentare und Antworten

×

Name ist erforderlich!

Geben Sie einen gültigen Namen ein

Gültige E-Mail ist erforderlich!

Gib eine gültige E-Mail Adresse ein

Kommentar ist erforderlich!

* Diese Felder sind erforderlich.

Sei der erste der kommentiert