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Veröffentlicht am:    Thema: Lohn

Das müssen Arbeitgeber wissen über die Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung für Arbeitgeber | Infoniqa HR-Blog

Was sind die wichtigsten Punkte, die Arbeitgeber bei der Reisekostenabrechnung beachten sollten? Unsere Experten verraten es!

Arbeitnehmer oder Unternehmer, die oft und viel reisen, verursachen Reisekosten. Diese müssen abgerechnet werden. Doch wie wird eine Reisekostenabrechnung richtig erstellt? Was muss sie beinhalten? In diesem Artikel finden Sie die Antworten auf diese Fragen und noch viele weitere Informationen.

Reisekostenabrechnung Definition: Was ist eine Abrechnung von Reisekosten?

In der Reisekostenabrechnung sind alle Kosten zusammengestellt, die einem Arbeitgeber durch eine Dienstreise seiner Mitarbeiter entstehen.

Zu den Reisekosten gehören:

  • Angefallene Fahrtkosten
  • Kosten für die Übernachtung
  • Reisenebenkosten
  • Kosten für die Verpflegung, der so genannte Verpflegungsmehraufwand

Bei den anfallenden Reisekosten handelt es sich meist nur um kleinere Beträge. Diese können sich aber schnell zu einer größeren Ausgabe summieren.

Was ist bei der Erstellung der Reisekostenabrechnung zu beachten?

Die entstandenen Reisekosten können lohnsteuerfrei beim Finanzamt geltend gemacht werden. Dazu müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber allerdings nachweisen, dass die Ausgaben wirklich bei Dienstreisen entstanden sind. Als Beleg für die Steuer dient die Reisekostenabrechnung. In ihr sind alle Kosten aufgelistet.

Dazugehörige Rechnungen und Belege müssen zunächst nicht pauschal an das Finanzamt übermittelt werden, aber der Fiskus kann sie im Zweifelsfall jederzeit einfordern. HR-Abteilungen sollten deshalb alle Belege mit der Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters einfordern und diese sorgfältig archivieren.

Welche Kosten gehören nicht in die Reisekostenabrechnung?

Beachten Sie außerdem, dass keine Kosten geltend gemacht werden dürfen, die nicht als Reisekosten gelten. Das zögert die Bearbeitungszeit beim Finanzamt nur unnötig heraus.

Zum Beispiel:

  • Bußgelder, die durch Schwarzfahren, Geblitztwerden oder Falschparken entstehen
  • Kosten für die Minibar im Hotel
  • Kosten für Pay-TV
  • Kosten für Übergepäck
  • Kosten für Anwendungen wie Massagen
Reisekostenabrechnung: Das gehört nicht hinein

Was kann man als Reisekosten abrechnen?

Während manche Kostenpunkte nicht Teil einer Reisekostenabrechnung sind, gibt es gleichzeitig natürlich eine ganze Reihe an Kosten, die in der Reisekostenabrechnung erstattungsfähig sind. Oben haben wir bereits einige aufgeführt, aber im Folgenden gehen wir etwas detaillierter auf die verschiedenen Reisekosten ein:

  • Fahrtkosten und Parkkosten
  • Übernachtungskosten für Hotel und Co.
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Sehen wir uns einmal genauer an, was man jeweils als Reisekosten abrechnen kann.

Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

  • Fahrtkosten: alle Fahrten mit Auto, Zug bzw. Bahn sowie mit dem Flugzeug können als Reisekosten geltend gemacht werden können. Auch Taxifahrten, die Nutzung von einem Mietwagen und auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel sind erstattungsberechtigt. Das gleiche gilt für Mautgebühren sowie für alle Kosten rund um das Parken (Parkgebühren), wobei letzteres unter Reisenebenkosten fällt.
  • Übernachtungskosten: alle Kosten, die anfallen, wenn eine Übernachtung nötig wird. In den meisten Fällen – gerade im Business-Umfeld – sind das Hotelkosten; allerdings gibt es auch die Möglichkeit, Privatunterkünfte geltend zu machen.
  • Verpflegungsmehraufwand: Wer geschäftlich reist, hat höhere Kosten für Mahlzeiten als jemand, der sich zuhause seine Mahlzeiten zubereiten kann. Entsprechend sind, je nach Fall, die entsprechende Pauschale für das Hotelfrühstück und Co. abzurechnen oder aber die Restaurantrechnungen einzureichen.
  • Reisenebenkosten: Die Reisenebenkosten enthalten alles, was keine Fahrtkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten sind. Das können die Mautgebühren und Parkkosten sein, die Eintrittskosten die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, Gebühren die Gepäckaufbewahrung am Flughafen oder Bahnhof während eines repräsentativen Kundenbesuchs oder auch Telefon- und Internetkosten, die für die Ausführung der beruflichen Aufgaben anfallen – aber auch negative Kosten wie Reisegepäckschäden werden erstattet. Außerdem fallen unter die Reisenebenkosten auch die Zahlung von Schadenersatz bei einem Verkehrsunfall im beruflichen Rahmen, der Ersatz bei Diebstahl von beruflichen oder privat gekauften aber beruflich genutzten Gegenständen während einer Dienstreise sowie der Ersatz persönlicher und nötiger Reisegegenstände im Falle eines Diebstahls bei einer Dienstreise.

Welche Besonderheiten gibt es bei den Fahrtkosten?

Auch bei den Fahrtkosten gibt es einiges zu beachten. Kosten für die Fahrt können nur dann in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden, wenn es sich nicht um eine Fahrt mit dem Dienst- bzw. Firmenwagen handelt.

Abgesetzt werden können hingegen alle Aufwendungen, die durch Fahrten mit dem eigenen Auto, mit einem Mietwagen, oder der Benutzung des Flugzeugs, der Bahn oder anderweitigen öffentlichen Verkehrsmitteln entstanden sind. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können die Fahrtkosten voll abgesetzt werden.

Bei Fahrten mit dem privaten Auto gibt es zwei Varianten, um die Fahrtkosten anzusetzen:

  1. über eine Kilometer-Pauschale
  2. über die real zurückgelegte Wegstrecke

In beiden Fällen muss allerdings ein Fahrtenbuch geführt werden.

So berechnen Sie die Fahrtkosten

Die Kilometer-Pauschale beträgt 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit einem Motorrad oder Moped. Wenn Sie nicht von der Kilometer-Pauschale Gebrauch machen wollen, gilt Folgendes, um den Kilometersatz zu berechnen:

Addieren Sie dazu die gesamten Kosten für das benutzte Fahrzeug, die in einem Jahr anfallen: Abschreibungen, Benzin, Reparaturen oder Kosten für Steuer und Versicherung zum Beispiel.
Teilen Sie diese Summe durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer während der Geschäftsreise.

Wie hoch ist die Reisekostenpauschale bei Verpflegungs- und Übernachtungskosten?

Für die Kosten von Verpflegung (=Verpflegungsmehraufwand) und Übernachtung können bei der Reisekostenabrechnung ebenfalls Pauschalen angegeben werden. Ob Sie sich für die Pauschale oder das Abrechnen der real entstandenen Reisekosten entscheiden, sollten Sie davon abhängig machen, welcher Betrag höher ist.

Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?

Wie hoch die aktuellen Pauschalsätze für Verpflegungskosten sind, lässt sich in Paragraf 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EstG nachlesen. Aktuell lassen sich für eine Dienst- bzw. Geschäftsreise ab einer Dauer von 8 Stunden für jeden Tag der Dienstreise 14 Euro für den so genannten Verpflegungsmehraufwand anrechnen. Die Pauschale für Übernachtungen während einer mehrtägigen Dienstreise innerhalb Deutschlands liegt seit einigen Jahren konstant bei 20 Euro.

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Was ist seitens HR für eine perfekte Reisekostenabrechnung zu beachten?

Das sind einige Beispiele, die verdeutlichen, wie komplex eine Reisekostenabrechnung in der Summe sein kann. Es kommen aber noch ein paar weitere Punkte hinzu, die seitens HR beachtet werden müssen. Es ist zum Beispiel wichtig, Mitarbeiter, die für Ihr Unternehmen auf Reisen gehen, beispielsweise mit einem kurzen Online-Seminar in der eLearning Software zu schulen, wie sie mit dem Thema Reisekosten umgehen müssen.

Arbeitnehmer sollten zum Beispiel darauf achten, Belege zu sammeln und diese bei HR mit ihrer Reisekostenabrechnung sauber und ordentlich abzugeben. Ein Beleg sollte zudem mit Namen, Zeit, Ort und Datum versehen sein.

Achtung: Mitarbeiter sollten Belege auf keinen Fall zurechtschneiden oder aufkleben. Das kann den Verlust der Erstattungsfähigkeit bedeuten.

Übrigens: Auch Führungskräfte sollten in puncto Reisekostenabrechnung geschult werden. Immerhin prüfen Sie das Dokument auf Plausibilität und zeichnen die Reisekostenabrechnung gegen.

Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?

Das Finanzamt verlangt eine detaillierte und natürlich korrekt aufgestellte Reisekostenabrechnung, wann immer ein Mitarbeitender Kosten bei Geschäftsreisen produziert. Geprüft wird vom Finanzamt, ob die als Betriebsausgaben angegebenen Posten vollständig sind und der Richtigkeit entsprechen. Da Reisekosten vom Arbeitgeber erstattet werden, zählen diese zu den Betriebsausgaben und unterliegen deshalb der Prüfung des Finanzamts.

Eine gründliche Reisekostenabrechnung ist deshalb unabdinglich!

Welche Posten gehören auf die Reisekostenabrechnung?

Die folgenden Angaben helfen dem Finanzamt, die Aussagekraft der Reisekostenabrechnung einzuschätzen:

  1. Name der reisekosten-produzierenden Person
  2. Reisedaten (Datum der Anreise und Abreise)
  3. Reisedauer
  4. Anlass der Reise
  5. Reiseziel (genauer Ort)
  6. Steuerliche Zuordnung
  7. Fahrtkosten (bzw. Bahn- oder Flugkosten)
  8. Übernachtungskosten
  9. Verpflegungsaufwand
  10. Reisenebenkosten

Dokumentiert werden müssen alle Kosten-Angaben der Reisekostenabrechnung durch Belege. Handelt es sich um Verpflegungs- bzw. Restaurantkosten, so wird ein Bewirtungsbeleg benötigt.

Das sind die Bestandteile der Reistekostenabrechnung

Wie lässt sich die Reisekostenabrechnung digital abbilden?

War das Thema Reisekostenabrechnung früher mit einer riesigen Zettelflut verbunden, macht eine HR Software Ihnen das Leben inzwischen entschieden leichter und verringert den Aufwand für die Erstellung der Abrechnung. Arbeitnehmer hinterlegen ihre Reisekosten beispielsweise direkt in der Zeiterfassung Software. Der zuständige Linienvorgesetzte erhält eine automatische Benachrichtigung und kann die Abrechnung der Reisekosten überprüfen und freigeben.

Nun können die Daten direkt im Lohnprogramm weiterbearbeitet werden. Innerhalb der Lohnabrechnungssoftware wird die Reisekostenabrechnung automatisch an das Finanzamt weitergeleitet und anschließend automatisch mit dem Lohn des Mitarbeiters verrechnet – und das alles DSGVO-konform und rechtssicher. Einfacher geht’s nicht.

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