Leitfaden: Erfolgreich Personalnebenkosten senken

Unter den Begriff „Personalnebenkosten“ fallen alle Ausgaben eines Arbeitgebers, die er über den vereinbarten Arbeitslohn hinaus für einen Beschäftigten entrichten muss oder will. Zu den gesetzlich verpflichtenden Personalnebenkosten gehören Zahlungen an die Sozialversicherung: 

• Beiträge zur Rentenversicherung
• Beiträge zur Krankenversicherung
• Beiträge zur Arbeitslosenversicherung
• Beiträge zur Pflegeversicherung
• Beiträge zur Unfallversicherung

Weitere verpflichtende Personalnebenkosten:

• Lohnzahlung an Feiertagen
• Lohnfortzahlung im Urlaub 
• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall für maximal sechs Wochen
• Lohnfortzahlung im Falle einer Schwangerschaft

Diese Personalnebenkosten sind optional

Hinzu kommen optionale Personalnebenkosten, die vertraglich vereinbart werden. In manchen Fällen haben Arbeitnehmer aber auch aufgrund des bestehenden Tarifvertrags Anspruch darauf.
Das betrifft:

• Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Vergütungen zum Jahresabschluss, die vom Gesamtergebnis des Unternehmens abhängen
• Zuschüsse zu Mahlzeiten
• Zuwendungen zu Betriebsjubiläen
• Gutscheine
• Boni
• Leistungen für die betriebliche Altersvorsorge
• Eventuelle Kosten für Arbeitskleidung
• Weiterbildungskosten

Einsparpotenziale ergeben sich bei den optionalen Personalnebenkosten. Hier lassen sich zum Beispiel verschiedene Mitarbeitervergünstigungen oder Zusatzzahlungen streichen. Das betrifft etwa die gesponserte Mitgliedschaft beim Fitnessclub, Kantinenzuschüsse, Boni oder auch das Weihnachts- und Urlaubsgeld.

Aber Achtung: Das Streichen verschiedener Arbeitgeberleistungen mag in wirtschaftlich schwierigen Zeiten den Erhalt von Arbeitsplätzen erleichtern und wird in der ersten Zeit sicher von den Teams mitgetragen. Entfallen die Leistungen allerdings dauerhaft und werden nicht wieder eingeführt, wenn es dem Unternehmen besser geht, spricht das nicht für eine wertschätzende Behandlung der Belegschaft.

Diese bekommt so das Gefühl, dass der Arbeitgeber ausschließlich auf Kosten seiner Angestellten spart. Jetzt, da er sich wieder gesundgestoßen hat, könnte er den einstigen Arbeitgeberleistungen schließlich wieder nachkommen.

Welche Einsparpotenziale kann man noch nutzen?

Das muss nicht zwingend der Realität entsprechen, kann aber von den Mitarbeitern subjektiv so wahrgenommen werden. Ohne direkten Einblick in die Bilanzen des Unternehmens können sie nur beobachten: Es geht wieder aufwärts – ungeachtet der Tatsache, ob eventuell in der Krisenzeit Schulden entstanden sind, die gedeckt werden müssen.

Einmal ganz abgesehen davon gibt es aber noch weitere Einsparpotenziale, die Arbeitgeber in turbulenten Phasen nutzen können, um Engpässe in den Bilanzen auszugleichen. Es muss also nicht immer gleich die ganze Bandbreite der Arbeitgeberleistungen gestrichen werden.

Hier sind zum Beispiel folgende Möglichkeiten zu nennen: 

• Abbau von Bürokratie
• Eliminieren überflüssiger Prozesse
• Automatisierung von Standard-Workflows und manuellen Arbeiten
• Ineffiziente Meetings streichen
• Büromaterial, Telefon- oder Computerkosten senken
• Mietkosten durch Umzug in ein anderes Bürogebäude senken
• Mietkosten senken durch die Verstärkung von Home Office-Optionen

Eine weitere Option: Prüfen Sie, ob sich manche zeitfressenden internen Aufgaben nicht kostengünstig auslagern lassen – zum Beispiel die Lohnbuchhaltung, das Vergütungsmanagement, die Personalbeschaffung oder die Mediaplanung. Outsourcing kann die Gemeinkosten deutlich senken.

Und das ganz ohne die Motivation der Mitarbeiter zu beeinträchtigen, wie es das Streichen von Arbeitgeberleistungen tun würde. Schließlich sollte niemand den Ast absägen, auf dem er selbst sitzt. Motiviertes Personal ist schließlich bares Geld wert.

Daher unsere Tipps, um Personal(neben)kosten einzusparen:

• Prüfen Sie Einsparpotenziale in den Workflows: Wie können Sie die Wertschöpfung einzelner Mitarbeiter erhöhen, indem sie sie von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten befreien?
• Hinterfragen Sie die Meeting- und Kommunikationskultur. Hier können enorme Zeitfresser lauern, die wiederum Zeit für Wertschöpfung blockieren
• Rechnen Sie durch, wie sich die Fixkosten Ihres Unternehmens verändern, wenn z. B. Home Office forciert wird. Können Sie durch z. B. 1 regelmäßigen wöchentlichen Home-Office-Tag bereits Mietkosten verringern oder Parkplatzmieten sparen? 
• Versetzen Sie sich in Ihre Mitarbeiter und werden Sie ggf. kreativ. Wo die eine Tür zugeht (oder zugehen muss), kann man vielleicht eine andere öffnen. Manchmal geht es nicht um den Geldbetrag, sondern um Wahrnehmung und Wertschätzung

Welche Tipps haben Sie, wenn es darum geht, Kosten einzusparen? Drehen Sie an der Personalnebenkosten-Schraube oder haben Sie gute Wege gefunden, das zu vermeiden? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!