Payroll Outsourcing: Wie finde ich den richtigen Partner für meine Lohnabrechnung?

2022 hat viele Unternehmen vor die Frage gestellt, wie sich einzelne Bereiche im Tagesgeschäft optimieren lassen. Sei es, um Kosten einzusparen, die klaffende Fachkräftelücke zu schließen oder um Prozesse zu digitalisieren.

Die Lohnabrechnung zählt zu den ersten HR-Bereichen, die Unternehmen an externe Dienstleister auslagern. Aus gutem Grund! In vielen Personalabteilungen ist die Lohnabrechnung ein Task, der zusätzlich zu den HR-Kernaufgaben erledigt werden muss - oft zum Leidwesen der ohnehin schon gut ausgelasteten Mitarbeitenden. Ein erfahrener Partner für Payroll Outsourcing könnte diese wiederkehrenden Prozesse rund um die Lohnabrechnung verlässlich übernehmen - unabhängig von urlaubs- oder krankheitsbedingten Ausfällen und Fachkräftemangel.

Bei der Wahl der passenden Payroll-Agentur gilt es einige Punkte zu berücksichten, um eine langfristige, positive Geschäftsbeziehung zu ermöglichen. Welche Eigenschaften sollte Ihr "Traumpartner" also mitbringen? Der Vergleich mit der Suche nach dem perfekten Lebenspartner liegt überraschend nahe.

Was macht einen kompetenten Partner für Ihr Business aus? Welche Qualitäten sind unerlässlich, um an einem Strang zu ziehen? Es gibt Voraussetzungen, die dieser Partner unbedingt erfüllen sollte. Denn genau wie in der privaten Umgebung auch ist er eine von unzähligen Optionen.

Also, wie sollte er sein, der Traum-Outsourcing-Partner? Bei der Partnersuche steht oft die Ehrlichkeit an erster Stelle. Genauso ist es im Outsourcing-Bereich: Der Partner sollte seine Leistungen ehrlich und transparent beschreiben können. Gibt es Service Level Agreements? Wenn ja, und dieses Modell passt zu Ihrem Unternehmen, können Sie hier bereits die Rahmenbedingungen für Leistungsumfang, Reaktionszeit und andere wichtige Kriterien festlegen. Prüfen Sie die Aussagen des Anbieters und lassen Sie sich ein Angebot über Kosten inklusive Leistungsbeschreibung zukommen.

Außerdem wünscht man sich einen Partner der immer offen spricht, auch wenn es mal nicht so gut läuft. Wie steht der Outsourcing-Partner dazu, wenn es um Angelegenheiten der Mängelbeseitigung, um Angaben zur Gewährleistung oder gar um Haftungsgrundsätze geht? Ist er hier stets zu einer klaren Aussage bereit?

Anständig soll er sein, und aufrichtig! Wer Kosten versteckt und keine klare Aufstellung der Vergütungsberechnung rausrücken will, fällt direkt durch das Raster – denn ein solches Verhalten zeugt von wenig Vertrauenswürdigkeit.

Fachwissen statt Allrounder - Ihr extener Payroll-Partner sollte sich in Branchen- und Abrechnungsmodalitäten auskennen und gleichzeitig mit seinem Spezialwissen überzeugen.

Und die Liste geht noch weiter: Zuverlässig soll der Partner sein und man möchte ihm blind vertrauen können. Geht er vertrauensvoll mit unseren Daten um? Die Datenspeicherung im zertifizierten Rechenzentrum ist unverzichtbar. Außerdem muss er die deutschen Datensicherheitsgesetzte jederzeit gewährleisten können und im besten Fall noch einen vorzeigbaren Maßnahmenplan rund um Datenschutz parat haben.

Sind all diese Punkte erfüllt, ist der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit gelegt, bei der es um nicht weniger geht als um den vertrauensvollen Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.