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Veröffentlicht am:    Thema: Lohn & Gehalt

Payroll for President: Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Infoniqa_Personalabrechnung

Payroller sorgen nicht nur für pünktliche Gehälter, sondern haben auch die Einhaltung von Fristen und Gesetzen im Blick. Warum die Personalabrechnung als tragende Säule im Betrieb viel zu oft unterbewertet wird.

Was gehört zur Personalabrechnung wirklich dazu?

Personalabrechnung – diese Bezeichnung wird sehr unterschiedlich genutzt, was leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen kann. Was ist also unter Personalabrechnung per definitionem zu verstehen?  

Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung obliegt ihr die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.

Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.

Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?

Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Payroll-Verantwortlichen oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt. 

Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.

Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:

  • Zeitwirtschaft
  • Saisonarbeit
  • Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
  • Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
  • Das Abrechnen von Weiterbildungen
  • u. v. m.

So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.

Tägliche Arbeit in der Payroll wird komplexer

Das macht die tägliche Arbeit nicht einfacher. So viele Fristen, Regelungen und bürokratische Prozesse, die bereits im eigentlichen Hauptjob gegenüber Behörden und Ämtern einzuhalten sind: Hier ist höchste Konzentration in der Sache gefragt. Das hat Personalabrechnern den Ruf eingebracht, wortkarg, spröde und unnahbar zu sein, zahlenverliebt und detailversessen. Zu Unrecht! Denn in Wahrheit sind sie eine wichtige Säule eines jeden Unternehmens.

Sie tragen mit ihrer täglichen Arbeit dazu bei, dass der Arbeitgeber Gesetze einhält, Abgabetermine wahrnimmt, seinen Meldepflichten nachkommt und, und, und. Passieren Versäumnisse, kann das fatale Folgen haben. Wer beispielsweise unter Verdacht gerät, Steuern hinterzogen zu haben, muss mit einer saftigen Geldstrafe oder schlimmstenfalls sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren rechnen.

Ganz unabhängig davon, dass Mitarbeiter sich zu einhundert Prozent darauf verlassen, dass ihr Gehalt zum immer gleichen Zeitpunkt auf dem Konto erscheint – und das in korrekter Höhe. Macht der Personalabrechner seinen Job nicht korrekt, kann das Arbeitnehmer schnell in die Breduille bringen. Schließlich sind z. B. Zinstilgungen für das Eigenheim oft eher knapp kalkuliert. Die Tage, in denen das Konto tiefrot dasteht, können durchaus mehr als nur schlaflose Nächte bescheren. Im schlimmsten Fall munkelt eine zu spät oder unregelmäßig bezahlte Belegschaft, ob die Zahlungsfähigkeit des Arbeitgebers z. B. durch Auftragsengpässe gelitten hat – und werden nicht nur unzufrieden, sondern schauen sich gegebenenfalls auf dem Arbeitsmarkt nach einem verlässlicheren Gehaltszahler um.

Hohe Verantwortung

Doch in der Regel hören Unternehmen nie entsprechende Klagen von ihren zuständigen Sachbearbeitern im Finanzamt. Das zeigt, wie gut der Job ist, den die Kollegen in der Personalabrechnung Tag für Tag verrichten. Allzu oft wird es in Unternehmen jedoch als selbstverständlich wahrgenommen, wenn die Payroll korrekt und reibungslos läuft. Die Bedeutung, die die Personalabrechnung für einen Arbeitgeber hat, fällt meist erst auf, wenn es einmal im Getriebe knirscht.

Dann kann es durchaus brenzlig werden. Im Ernstfall stehen nämlich nicht nur die bereits erwähnten Geld- oder Haftstrafen im Raum. Hinterzogene Abgaben müssen zudem nachversteuert werden. Hinzu kommt ein Strafzins von sechs Prozent für jedes Jahr. Achtung: Für Unternehmer bedeutet das meist den Ruin. Denn die Behörden fordern die Summe in der Regel in toto zurück.

Die Frage der Haftung

Wer haftet im Payroll-worst-case? Im Falle einer GmbH steht der Geschäftsführer als deren gesetzlicher Vertreter in der Pflicht. „Die Haftung umfasst auch die infolge der Pflichtverletzung zu zahlenden Säumniszuschläge.“ So will es § 69 der Abgabenordung.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten: Die Rolle der Personalabrechnung in Unternehmen ist eine hochverantwortungsvolle Angelegenheit. Zuverlässig eingehaltene Pflichten gegenüber Behörden und Ämtern sind ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Denn die Konsequenzen bei Zuwiderhandlung sind nicht nur geschäftskritisch, sondern bedeuten meist sogar den Niedergang eines Unternehmens. Die Strafen sind empfindlich.

Mit Blick auf die Zukunft wird die Bedeutung einer zuverlässigen Personalabrechnung sogar noch weiter steigen. Denn infolge des Fachkräftemangels greifen Unternehmen stärker auf die Arbeit von Freelancern statt von Festangestellten zurück. Auch Zeitarbeit wird künftig eine immer größere Rolle spielen, was die Angelegenheiten in der Personalabrechnung zunehmend komplexer, verantwortungsvoller und zeitintensiver machen wird.

Ist die Entgeltabrechnung inhouse noch zu schaffen?

Unternehmer fragen sich daher: Ist all das inhouse überhaupt noch schaffbar? Das muss es gar nicht. Wichtige Zeitressourcen lassen sich erschließen, indem man die Payroll an einen externen Dienstleister outsourct. Wie das geht? Erfahrene Payroll-Spezialisten übernehmen die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Unterstützung beim Personalcontrolling – oder auch nur einzelne Aufgaben.

Der Personalabrechner im Haus arbeitet in diesem Fall eng mit der externen Lohnabrechnung zusammen und muss nur noch die monatlichen Änderungen durchgeben. Unternehmen können sich so nicht nur darauf verlassen, dass die eigenen Mitarbeiter pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnungen erhalten, sondern auch, dass Prozesse effizient und rechtskonform ablaufen – trotz steigender Anforderungen in einer immer komplexeren Welt. Daher muss niemand verzagen, der Probleme hat, auf dem sich zuspitzenden Fachkräftemarkt Personalabrechner zu „ergattern“: Es gibt durchaus Alternativen.

Das Wichtigste ist in jedem Fall, die Rolle der Payroll innerhalb von Unternehmen zu verstehen. Und den Menschen, die diese verantwortungsvolle und komplexe Aufgabe übernehmen, die Wertschätzung zukommen zu lassen, die sie verdienen.

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