Während hierzulande viele Unternehmen noch bei der Digitalisierung ihrer Payroll-Abläufe hinterherhinken, ist die kleine Ostseerepublik Estland bereits einen Schritt weiter. Einen großen. Alles ist digital miteinander vernetzt und so ist nicht nur die Lohnabrechnung unkompliziert und schnell erledigt, sondern alle bürokratischen Abläufe. Und zwar wirklich alle. Was läuft hier anders? Wir haben über die Grenze geblickt und Chancen für die Gehaltsabrechnung eruiert.
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Name, Vorname, Steuerklasse, Geburtsdatum, Adresse – diese Angaben sind dem Finanzamt längst bekannt. Aber immer wieder müssen diese Daten bei der Erstellung der Lohnabrechnung übermittelt werden. Jedes Mal aufs Neue. Zumindest in Deutschland und in Österreich. Das Beispiel Estland zeigt: Aufwände wie diese sind überhaupt nicht nötig, wenn ein Staat über die nötige digitale Infrastruktur verfügt und ein kluges Management der Daten dahintersteckt.
Lange Bearbeitungszeiten, komplexe Prozesse, Verzögerungen, Datenungenauigkeiten, doppelte und dreifache Datenvorhaltung - all das gibt es in Estland nicht. Das Geheimnis dahinter: Alle Daten eines Einwohners werden nur einmal angelegt und zentral gespeichert. Von diesem zentralen Speicherort ziehen sich alle Behörden und Ämter die notwendigen Informationen.
Ändert sich beispielsweise die Adresse oder der Familienstand, muss dies nur ein einziges Mal geändert werden. Daraufhin werden die Informationen bei allen relevanten Stellen, Behörden und Ämtern automatisch aktualisiert. Über 3.000 Behörden-Dienstleistungen lassen sich so bequem von Zuhause aus erledigen, von den Benefits der Vernetzung ganz zu schweigen.
Ausgeklügelte Rollen- und Benutzerrechte sorgen dafür, dass sich jede Behörde und jede Stelle auch wirklich nur die Daten herunterladen kann, die für diese relevant sind. Die Gesundheitsbehörde hat also nur Zugriff auf die Krankenakte, nicht aber auf den Kreditrahmenvertrag bei der Bank. Natürlich bleiben auch alle Lohnsteuer- und Gehaltsdaten unter Verschluss und können nur von dem zuständigen Sachbearbeiter beim Finanzamt eingesehen werden.
Estland gilt für viele anderen europäischen Länder als Aushängeschild dafür, wie viel Bürokratieaufwand mit einer guten Digitalisierungsstrategie vermeidbar ist. Der Ursprung für die beispielhafte Bürokratielosigkeit in Estland liegt im Jahr 1991. Damals löste sich das Land von der Sowjetunion und stand vor der Herausforderung, eine komplett neue Verwaltung aus dem Boden zu stampfen. Dieses Projekt gingen die Entscheidungsträger gleich richtig an. Statt Bürgerdaten wie bisher dezentral in einzelnen Kommunen zu verwalten, wurde ein zentrales Meldewesen eingeführt. Die Benefits dieser Entscheidung sind unbezahlbar.
Praktisch sieht das heute so aus, dass jeder Este eine Identifikationsnummer auf dem Personalausweis besitzt. Mit dieser und einer PIN kann er sich online bei jedem Amt und vielen privaten Webseiten authentifizieren. Online lässt sich vom Kauf eines Bustickets bis zum Organspendeausweis alles erledigen. Auch Anträge, Formulare und Verträge lassen sich damit online unterschreiben. Das alles klappt reibungslos - und das zeitaufwändige Management von Vor-Ort-Terminen entfällt. Ein Land in der Cloud, sozusagen.
Von derartigen Strukturen sind Deutschland und Österreich hingegen noch weit, weit, weit entfernt. Wie in Österreich erschweren in Deutschland schon die stark zerklüfteten Landesstrukturen eine zentrale Erfassung der Daten aller Bürger. Immerhin gibt es 16 verschiedene Landesregierungen und im Zweifel 16 verschiedene Meinungen zu diesem Thema. Allerdings würde eine dezentrale Datenvorhaltung und -speicherung schon in viel kleineren Dimensionen wertvolle Dienste leisten. Innerhalb der Payroll-Abläufe eines Unternehmens und rund um die Erstellung der Gehaltsabrechnung zum Beispiel.
In Betrieben würde eine Payroll-Landschaft nach dem Vorbild von Estland für erheblich geringere Bürokratieaufwände sorgen. Aus wirtschaftlicher Sicht wäre jeder noch so kleine Abbau bürokratischer Hürden auf jeden Fall ein Zugewinn. Die aktuelle Studie „Bürokratiebelastung für Unternehmen bremsen“ zeigt am Beispiel des Gastgewerbes in Deutschland, welche betriebswirtschaftlichen Kosten Unternehmen wegen des bürokratischen Wasserkopfs stemmen müssen.
Die Rede ist von 2,5 Prozent des Umsatzes pro Jahr. Laut der Studie leisten Unternehmen der Branche durchschnittlich 14 Überstunden pro Woche, um alle behördlichen Vorgaben zu erfüllen. Im Bereich der Payroll wären Überstunden dank einer gut strukturierten Lohnabrechnungssoftware à la Estland schon mal passé. Denn mit einer modernen Lohnsoftware können alle für die Gehaltsabrechnung relevanten Daten direkt aus dem eignen System per Schnittstelle an verschiedene Behörden übertragen werden.
„2,5 % des Jahresumsatzes verschwenden Unternehmen an den bürokratischen Wasserkopf.“
Infoniqa
So gelingen im Handumdrehen die Erstellung professioneller Personalabrechnungen für alle Mitarbeiter. Außerdem werden typische Fehlerquellen ausgemerzt. Vorbei sind die Zeiten händischer Übertragungsfehler, die entstehen, wenn Daten von manuell ausgefüllten Zetteln in den Computer übertragen oder von einem System in ein anderes kopiert werden müssen.
Stattdessen werden Mitarbeiterdaten zumindest innerhalb des Firmensystems nur einmal angelegt. Außerdem gewährleistet die Software, dass sich verändernde Gesetzesvorgaben zuverlässig umgesetzt werden. Dafür sorgen automatische Upgrades, die zum Stichtag zur Verfügung stehen. Das ist zumindest ein ganz kleines bisschen wie in Estland. Immerhin.
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