Outsourcing: Personalabrechnung für Faule oder Heilsegen für die Payroll?

Rund 75 Prozent der Unternehmen in Deutschland und Österreich tun’s: Die Rede ist von Outsourcing.
Lange Zeit betraf das vor allem IT-Dienstleistungen. Aber auch HR-Arbeiten können outgesourct werden. Moment mal! Was ist Outsourcing eigentlich genau? Wie funktioniert es und welche Vorteile verbinden Unternehmen damit

Der Begriff Outsourcing ist ein Zusammenschluss der Anglizismen outside, resource und using. Das liefert schon den entscheidenden Hinweis, welcher Prozess dahintersteckt. Vereinfacht gesagt handelt es sich beim Outsourcing um die Auslagerung von Geschäftsbereichen.

Dabei gibt es verschiedene Spielarten des Outsourcings: Beim internen Outsourcing werden die betroffenen Bereiche innerhalb des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe ausgegliedert. Damit werden die Verantwortlichkeiten in rechtlich selbständige Unternehmen gegeben, wobei der Einfluss des Outsourcing-Gebers auf die ausgegliederten Funktionen über den Outsourcing-Nehmer aber weitgehend erhalten bleibt.

Beim externen Outsourcing werden die betroffenen Funktionen an unternehmensfremde Dienstleister oder Agenturen gegeben. Die Arbeitsprozesse werden also komplett aus dem Unternehmen „herausgelöst“.

Auch wenn es nach einer komplexen Angelegenheit klingt, begegnet uns Outsourcing doch längst überall in unserem Alltag – auch wenn wir das oftmals nicht so wahrnehmen. Das Backen von Brötchen sourcen wir an den Bäcker aus, KFZ-Reparaturen oder auch schlicht den Wechsel von Sommer- auf Winterräder sourcen wir an Werkstätten aus, Putzen sourcen wir an Dienstleister aus und so weiter und so fort. Outsourcing ist also so allgegenwärtig, dass wir es schon gar nicht mehr richtig wahrnehmen. Den Effekt des Outsourcings bekommen wir dafür aber Tag für Tag am eigenen Leib zu spüren: Entlastung.

Diese versprechen sich auch Firmen, wenn sie ganze Geschäftsbereiche outsourcen. Ziel ist meist, interne Prozesse zu vereinfachen und Personalkosten einzusparen. Externe Dienstleister, Lieferanten, Agenturen oder Partner, an die die Aufgaben übertragen werden, können die entstehenden Kosten in der Regel tatsächlich reduzieren. Experten gehen von einer möglichen Kostenreduktion bis zu 50 Prozent aus.

Das rührt zum Beispiel daher, dass Unternehmen in bestimmten Bereichen nur begrenzte technologische Mittel besitzen. Diese müssten sie teuer anschaffen, um bestimmte Arbeitsabläufe in ihrer Organisation abbilden zu können. Oft fehlt auch die nötige Manpower. Im Falle des Outsourcings profitieren die Auftraggeber von der bereits vorhandenen Infrastruktur des externen Dienstleisters und der Expertise seiner Mitarbeiter.

Die Vorteile von Outsourcing

Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es neben der besseren Verfügbarkeit von technischen und menschlichen Ressourcen aber noch weitere Vorteile, die aus Unternehmenssicht für das Outsourcing sprechen.

Die Vorteile von Outsourcing werden dort u.a. angegeben wie folgt:

• höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
• bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
• schnellere Bereitstellung neuer Funktionalitäten (18,8 Prozent)
• Plus an Agilität (18,6 Prozent)
• Zugewinn an personeller Flexibilität bei Auftragsspitzen (17,5 Prozent)

Last but not least: ein Plus an Innovationen.

In den letzten Jahren haben sich externe Dienstleister nämlich zu regelrechten Innovationszentren entwickelt, die Unternehmen beispielsweise als strategischer Partner dahingehend unterstützen, aktuelle Markttrends, wie etwa kreative Methoden zur Qualitätsverbesserung und Steigerung der Kundenzufriedenheit, aufzugreifen und zu übernehmen. So können Wettbewerbsvorteile rascher ausgebaut werden.

Allerdings bringt Outsourcing auch gewisse Risiken mit sich.

• Abhängigkeit: Durch Mängel der Dienstleistung, Ausfälle von schlechtgepflegten oder zu wenig abgesicherten IT-Anlagen oder externe Probleme, in die der Dienstleister auch ohne eigenes Verschulden gerät, können dem beauftragenden Unternehmen Schäden entstehen.
• Missverständnisse: Unklar formulierte Service-Levels, Verträge oder Pflichtenhefte führen zu Spannungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Das gefährdet den Outsourcing-Erfolg.

Übrigens: Um den ganzen Themenbereich Outsourcing der Personalabrechnung ranken sich zahlreiche Mythen und Vorurteile. Unsere Experten haben die wichtigsten Mythen zusammengetragen und bringen hier Licht ins Dunkel. Hier geht es zum Gratis-Whitepaper "10 Mythen über Outsourcing - und was wirklich dran ist" >>

Sie müssen außerdem in der Personalentwicklung viele Weichen stellen, um ihre Mitarbeiter auf das Digitalzeitalter vorzubereiten. Angesichts dieser Aufgabenfülle ist es den HR-Experten umso willkommener, wenn sie in bestimmten Angelegenheiten von zeitaufwändigen Arbeiten durch externe Dienstleister entlastet werden.

Der Klassiker ist die Auslagerung der Personalabrechnung. Allerdings herrschen in vielen Unternehmen zunächst große Bedenken vor:

• Lohn-Outsourcing ist viel zu teuer!
• Mit externen Payroll-Services haben wir viel Aufwand!
• Die Daten der Lohnabrechnung sind beim Auslagern nicht sicher!
• Wenn der Dienstleister einen Fehler macht, muss ich den Kopf hinhalten!
• Lohn-Outsourcing ist nur eine Modeerscheinung!

Dass diese Sorgen allerdings dem Bereich der Mythen zuzuordnen sind, wenn man den passenden Partner an seiner Seite weiß, zeigt das Praxisbeispiel von Kodak Alaris. Das Unternehmen hat den Schritt gewagt und seine Personalabrechnung ausgelagert – nun spart ihnen das Outsourcing spart nicht nur Aufwand, sondern überzeugt auch durch skalierbare Kosten und nützliche Zusatzservices.

Das Unternehmen, das Foto- und Informationslösungen für Businesskunden und Verbraucher bietet, wurde 2013 gegründet und stammt von der Eastman Kodak Company ab. In der Startphase suchte der Arbeitgeber nach einer schnell verfügbaren und kosteneffizienten Abrechnungslösung. „Wir mussten rund 150 Mitarbeiter, die wir in das neue Unternehmen übernommen hatten, abrechnen. Wir hatten dafür aber weder eine Inhouse-Lösung, noch eine Plattform, um darauf aufsetzen zu können“, so Personalleiter Thomas Schubert. Man entschied sich für eine Partnerschaft mit Infoniqa.

Das Prinzip: Das Unternehmen übermittelt seine Abrechnungsdaten über eine sichere Verbindung. Das Service-Team des Dienstleisters erledigt die Abrechnung und schickt die kompletten Zahlungsdaten wieder zurück. „Wir brauchen nur noch die Auszahlung zu genehmigen. Danach überweist und verschickt unsere Buchhaltung die Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter“, erläutert Thomas Schubert.

Mit dem Outsourcing der Payroll sind nicht nur sichere und zuverlässige Prozesse gewährleistet. Sie sind darüber hinaus auch sehr kosteneffizient. Denn verrechnet wird nur pro abgerechnetem Mitarbeiter. Das gewährt Unternehmen eine volle Kostenkontrolle. Zudem profitieren Unternehmen von Ressourcen in der Personalabteilung, die durch das Outsourcing frei werden. Damit hat HR endlich die Hände frei, sich um das zu kümmern, worauf es ankommt: und das ist nicht die Bürokratie, sondern der Mensch als Herzstück jeden Unternehmens.