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Veröffentlicht am:    Thema: Trends & HR-Markt

Homeoffice: Regeln, Steuer-Tipps und Infos zu Telearbeit

Was Sie als Arbeitgeber bei Homeoffice und Telearbeit beachten müssen

Homeoffice und seine Tücken: Worauf kommt es wirklich an und was müssen Arbeitgeber unbedingt beachten? Lesen Sie die Expertentipps.

Homeoffice-Möglichkeiten haben für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Büro viele Vorteile, erfordern jedoch auch bestimmte technische Anpassungen und natürlich Vertrauen gegenüber den Mitarbeitern seitens des Arbeitgebers. Gerade durch die Corona Pandemie wurde Homeoffice flächendeckend in vielen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen eingeführt. Worauf man achten sollte, was es mit der Homeoffice Pflicht oder dem Recht auf Homeoffice auf sich hat und wie Homeoffice und Steuer behandelt werden müssen, erfahren Sie hier. 

Inhalt:

  1. Homeoffice Definition
  2. Diese Homeoffice Regeln machen die Arbeit leichter
  3. Vorteile Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  4. Herausforderungen im Homeoffice
  5. Onboarding im Homeoffice
  6. Steuererklärung: Anspruch auf Homeoffice-Pauschale?
Homeoffice: So gehts richtig! (Arbeitgeber) | Infoniqa HR-Blog

Homeoffice Definition

Unter "Homeoffice" wird in Deutschland zumeist ein Arbeitsplatz zu Hause bzw. die flexiblere Gestaltung von Büroarbeit verstanden. Für diesen Organisationsansatz wird auch Telearbeit synonym für Homeoffice benutzt. Beim Homeoffice arbeiten Beschäftigte komplett oder teilweise von zu Hause aus.

Was ist der Unterschied zwischen Telearbeit und Homeoffice?

Telearbeit - auch "Remote Work" genannt - heißt einfach nur: Man ist nicht im unternehmenseigenen Büro, sondern arbeitet z. B. mit Laptop und Headset vom heimischen Küchentisch oder fernen Ländern aus. Besonders relevant ist dieser Faktor beim Einsatz digitaler Nomaden; also von Menschen, die das Reisen und Remote Work miteinander verbinden. 

Homeoffice hingegen ist tatsächlich ein vollwertiges Büro, nur eben nicht in den eigenen Räumlichkeiten des Arbeitgebers. Hier werden die gleichen Büro-Utensilien wie in den Arbeitgeber-Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt.

Während der Corona-Pandemie war Homeoffice meist nicht möglich, da viele Arbeitnehmern erst einmal überhaupt portable Computer (Laptops) zur Verfügung gestellt werden mussten. Häufig arbeiteten die Arbeitnehmer aufgrund der kurzfristigen Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes am Küchentisch oder auf dem Sofa. Somit handelte es sich in den meisten Fällen eher um Telearbeit als um echtes Homeoffice.  

Diese Homeoffice Regeln machen die Arbeit leichter

Das deutsche Arbeitsrecht bietet Arbeitnehmern kein pauschales Recht auf Homeoffice oder eine Homeoffice-Pflicht (Ausnahmen können durch spezielle Regelungen wie das Infektionsschutzgesetz bestehen). Regelungen, die am normalen Arbeitsplatz gelten, sind auch für einen Telearbeitsplatz gültig, zum Beispiel die Arbeitsschutzverordnung oder das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), was Ruhzeiten, Pausenzeiten und maximale Arbeitszeiten pro Tag und Woche auch für zu Hause regelt. 

Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, die Konditionen wie im Büro auch im Homeoffice vorher exakt festzulegen. Dafür empfiehlt es sich, spezielle Home-Office-Verträge aufzusetzen und eine geeignete Softwarelösung für das Personalmanagement zu nutzen, mit der die Arbeitszeit, die Arbeitszeiterfassung und weitere Dinge exakt dokumentiert werden können. Hier geht es nicht um die Überwachung von Angestellten, sondern eher um die Belegbarkeit von Arbeitszeiten gegenüber dem Gesetzgeber und um Vertrauenskonflikte zu vermeiden. Fixe Homeoffice-Regeln helfen beiden Seiten. 

Plötzlich Homeoffice: So sichern sich Arbeitgeber ab 

Beschließt der Arbeitgeber einseitig, dass Mitarbeiter nur noch im Homeoffice arbeiten sollen, führt also quasi eine Homeoffice Pflicht ein, kann dies bei der Belegschaft gemischt aufgenommen werden. 

Wird Homeoffice neu eingeführt, muss zunächst ein extra Telearbeitsvertrag als Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag aufgesetzt und von beiden Parteien des Betriebs bestätigt werden. In dieser Zusatzvereinbarung Homeoffice sollten Details wie: 

  • Ausstattung des Telearbeitsplatzes für Beschäftigte,
  • Arbeitszeitregelungen,
  • Dokumentationspflichten,
  • Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice

enthalten.

Zusätzlich müssen auch Punkte wie Erreichbarkeit im Homeoffice geregelt werden. Wird dem Mitarbeiter dafür die technische Möglichkeit gegeben? Was ist dafür notwendig: Laptop, Internetzugang, Telefon, mobile Zeiterfassung Software für den eigenen PC? Diese Fragen müssen einheitlich und exakt geregelt werden. 

Nicht verwechseln: Heimarbeit und Telearbeit 

Vorsicht bei den Begriffen Heimarbeit und Telearbeit. Auch wenn diese zunächst ähnlich erscheinen, ist ein Heimarbeiter doch etwas völlig anderes. Das Heimarbeitergesetz (HAG) regelt in keiner Weise reguläre Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sind, sondern eine Tätigkeit, bei der das Unternehmen Arbeits- und Produktionsmittel zur Verfügung stellt, diese außerhalb der eigentlichen Betriebsstätten von Heimarbeitenden genutzt werden, und der Arbeitnehmer die Erzeugnisse anschließend an das Unternehmen weitergibt. 

Vorteile Homeoffice für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber sind die Vorteile von Homeoffice auf den ersten Blick erkennbar: 

  • Weniger Kosten (kleinere Büroräume, weniger Stromverbrauch etc.)
  • Höhere Produktivität der Mitarbeiter (Arbeitsweg entfällt)
  • Bessere Work-Life-Balance führt zu weniger Krankmeldungen
  • Höhere Konzentration im Vergleich zu z. B. Großraumbüros
  • Gestärktes Vertrauen in die Mitarbeiter
  • Stärkere Mitarbeiterbindung
  • Attraktiver für Bewerber
  • Mehr Flexibilität bei der Suche nach neuen Mitarbeitern durch ortsunabhängige Stellen

Gerade durch die verstärkte Homeoffice-Nutzung im Jahr 2020 stellten viele Arbeitnehmer fest, dass sie durch Homeoffice deutlich entspannter waren und durch das Wegfallen der Arbeitswege auch deutlich mehr Freizeit zur Verfügung stand. Statt 21 Prozent gestresster Arbeitnehmer verzeichnete eine Studie der Krankenkasse DAK während der erhöhten Nutzung von Homeoffice im Jahr 2020 nur noch 15 Prozent Stressgeplagte.  

Herausforderungen im Homeoffice

Natürlich kann nicht jedes Unternehmen Homeoffice im Job anbieten, schließlich ist dies beispielsweise in der Produktion, im Einzelhandel oder in der Sozialen Arbeit kaum flächendeckend möglich. In Bereichen, in denen Homeoffice theoretisch möglich ist, sollten Arbeitgeber die Vorteile, aber auch die damit verbundenen Herausforderungen im Homeoffice ganz genau abwägen. 

Zu den Herausforderungen im Homeoffice zählen zum Beispiel: 

  •  Gesteigerte Anforderungen im Bereich Datenschutz und Datensicherheit
  • Arbeitszeitkontrolle
  • Auswirkungen auf das Teamgefühl aller Beschäftigten (Teambuilding)
  • Erhöhter Aufwand bei der Koordination von Projekten und Teams
  • Schwierigeres Onboarding 
  • Durch Technik erschwerte Kommunikation bei Kreativprojekten (Brainstorming)  
  • Arbeit und Privatleben verschwimmen noch stärker
  • Eventuell kein adäquater, vollwertiger Arbeitsplatz vorhanden
  • Selbstdisziplin nötig, um Ablenkungen zu vermeiden 

Viele Absprachen, die vorher persönlich innerhalb der Büroräume gemacht wurden, müssen im Homeoffice auf einmal per Telefon, Videokonferenz oder Mail getätigt werden. Gerade für neue Mitarbeiter ist der Start im neuen Unternehmen oft ganz anders, wenn Sie von zu Hause arbeiten sollen. 

Sind die Auswirkungen und Probleme durch Homeoffice deutlich größer als die Vorteile, so sollten zumindest Hybrid-Modelle mit festen Bürotagen in Erwägung gezogen werden. Diese Überlegungen sind natürlich unabhängig von Situationen wie einer globalen Pandemie vorzunehmen.

Probleme mit Homeoffice 

Letztlich will nicht jeder Mitarbeiter vollständig im Homeoffice arbeiten, da manche Mitarbeitenden die nötige Selbstdisziplin und der verringerte Kollegen-Kontakt als Belastung wahrnehmen. Schnell verschwimmt die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben und es wird zu viel oder auch zu wenig gearbeitet. Viele vermissen zudem den informellen Austausch und die persönlichen Kontakte am normalen Arbeitsplatz. 

Langfristig verringert sich auch die Bindung zum Unternehmen, denn für wen man letztlich von Zuhause aus arbeitet, wird ohne den direkten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen immer austauschbarer. Die meisten Experten empfehlen daher Mischlösungen wie zum Beispiel Desk Sharing.  

“Als Arbeitgeber sollten Sie Ihren Mitarbeitern Homeoffice anbieten, nicht anordnen.”
Infoniqa

Desk Sharing erlaubt allen Mitarbeitenden, die für ihn oder sie am besten passende Arbeitsform zwischen Homeoffice und Büroanwesenheit zu wählen. 

Onboarding im Homeoffice

Der übliche Onboarding-Prozess wird im Homeoffice deutlich erschwert, wenn einige oder alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Doch es gibt Möglichkeiten und praktische HR Software, um neue Kolleginnen und Kollegen auch auf Distanz einzuarbeiten. 

Zunächst sollten neue Fachkräfte auch in besonderen Zeiten thematisch abgeholt werden. Eine klare Kommunikation dabei ist ein wichtiger Schlüssel für erfolgreiches Fern-Onboarding. Muss das Onboarding im Homeoffice durchgeführt werden, so müssen alle Abläufe und Prozesse vorher geprüft werden, ob diese auch auf Distanz und mit der eingesetzten Technik funktionieren. 

Folgende Onboarding-Kriterien müssen vor dem Arbeitsbeginn neuer Kolleginnen oder Kollegen zuverlässig funktionieren: 

  1. Technische Ausstattung im Homeoffice: Hardware und Software für Videokonferenzen, Messenger, Mail-Client, Projektplanungstools und Arbeitssoftware 
  2. Zuständigkeiten: Wer ist für welche Teile der Einarbeitung zuständig, wurde hier Zeit eingeplant? Es ist empfehlenswert, einen Onboarding-Paten einzuteilen, damit auch im Homeoffice ein gewisser persönlicher Kontakt zu Beginn möglich ist. 
  3. Ablaufplan: Schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn sollten neue Mitarbeiter im Homeoffice wissen, was sie erwartet, wo und wann sie sich melden sollen, wer mögliche Ansprechpartner für sie sind und was genau in den nächsten Tagen oder Wochen für sie geplant ist.  
  4. Bildschirm teilen: Egal welche Software genutzt wird, zum Anlernen neuer Mitarbeiter im Homeoffice ist diese Funktion unverzichtbar. 

So meistern Sie die Tücken im Homeoffice-Onboarding 

Bedenken Sie, dass auch der inoffizielle Teil der Einarbeitung wegfällt, wenn die Belegschaft überwiegend im Homeoffice ist. Gemeinsames Mittagessen oder kurze Gespräche sind kaum möglich und somit muss das Onboarding wirklich alle Infos enthalten, die neue Mitarbeitende sonst “nebenbei” erhalten. 

Stellen Sie das Team per Videokonferenz vor, setzen Sie regelmäßige Meetings an und ermöglichen Sie es jedem, seine oder ihre Fragen zu stellen, auch wenn es keine Kollegin oder Kollegen am Nachbarschreibtisch ist. Hierfür ist ein eigener Teamchat sinnvoll, der auch für Alltägliches verwendet werden darf. Lassen Sie hier auch mal Humor und Gespräche abseits der Arbeit zu, um diese Ebene für alle Beschäftigten im Betrieb digital zu ersetzen. 

Onboarding Software Lösungen helfen im Homeoffice 

Spezielle Onboarding-Apps im Rahmen der eingesetzten Personal Software helfen enorm und machen den Neuen die Einarbeitung auch im Homeoffice leichter. Hier können Einarbeitungs-Videos integriert werden und das Onboarding wird virtuell. E-Learning Angebote ermöglichen Weiterbildung zu Beginn und auch für langjährige Arbeitnehmer. Dazu gibt es spezialisierte e-Learning Software, die den Einstieg für alle Seiten erleichtert.

Für wiederkehrende Arbeitsabläufe sollten Tutorials als fertige Dokumente (PDF, PowerPoint oder Video) abgespeichert werden. Außerdem sollten Feedbackgespräche und ähnliche Termine im Homeoffice noch häufiger geplant werden, da schlicht das kurze inoffizielle Feedback zwischendurch fehlt.

Überstunden dokumentieren: So wird die Arbeitszeit im Homeoffice genau erfasst 

Die beste Möglichkeit, die Arbeitszeit auch im Homeoffice genau zu dokumentieren, bietet eine eigene Personalsoftware, in der sich alle Mitarbeiter an- und abmelden können. Diese darf vom Arbeitnehmer nachträglich nicht verändert werden können, da die Daten sonst keine Gültigkeit bei eventuellen Streitfällen oder Gerichtsverhandlungen haben. 

Auch Überstunden im Homeoffice bedürfen genauer Dokumentation und im Zweifel einer Anordnung durch den Vorgesetzten. Geschieht dies nicht, kann der Arbeitnehmer nur schwer nachweisen, ob die Überstunden wirklich notwendig waren, um die vorgesehene Arbeit zu erledigen. Gerade wenn im Homeoffice Überstunden und Privates miteinander verschwimmen und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit schwer kontrollierbar sind, ist eine solche Dokumentation wichtig. Aber genau dafür gibt es praktische Arbeitszeiterfassung Tools und mobile Zeiterfassung, die genau diese Anforderungen erfüllen. 

Steuererklärung: Anspruch auf Homeoffice-Pauschale?

Für 2020 kann jeder Berufstätige bis zu 600 Euro Homeoffice-Pauschale geltend machen. Pauschal zählen 5 Euro für jeden Arbeitstag im Homeoffice als Betriebsausgaben oder Werbungskosten (maximal bis 120 Tage). Diese Regelung gilt auch rückwirkend für 2020. Voraussetzung für die Homeoffice Pauschale ist, dass keine Kosten für das Arbeitszimmer oder für die Pendlerpauschale abgerechnet werden. Außerdem müssen Arbeitnehmer an den jeweiligen Tagen vollständig im Homeoffice gearbeitet haben. 

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