Gesetzgebung in 2020: Was Sie bei der deutschen Payroll beachten müssen

Einführung der Meldepflicht A1-Bescheinigung

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU, des europäischen Wirtschaftsraums oder in der Schweiz beim zuständigen Versicherungsträger zu melden. Unabhängig davon, ob es sich dabei um eine langfristige Entsendung oder eine kurzfristige Dienstreise handelt, muss ab dem ersten Tag eine A1-Bescheinigung vorliegen.

Diese konnte bis Mitte 2019 bei den zuständigen Versicherungsträgern in Papierform beantragt werden. Seit Juli ist der elektronische Austausch von Sozialdaten, kurz EESSI, in Deutschland verpflichtend. Das automatisierte Verfahren kann in bestehende Entgeltabrechnungsprogramme eingebunden werden.

DSGVO – Pflicht der Beauskunftung gegenüber Mitarbeitern

Auch das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) muss seit 2019 in der Payroll berücksichtigt werden. Dieser zufolge hat jeder Mitarbeiter binnen eines Monats das Recht zu erfahren, welche Daten über ihn gespeichert wurden. Innerhalb eines Payroll-Systems sollten alle relevanten Daten, die bei der Person selbst oder bei Behörden über sie erhoben wurden, an einem zentralen Ort gespeichert werden und jederzeit vollständig aushändigbar sein.

Folgt der Arbeitgeber diesem Wunsch nicht oder nicht vollständig, ist das als ein Verstoß gegen die DSGVO zu werten, der empfindliche Bußgeldforderungen nach sich ziehen kann. Übrigens: Werden Daten an einen Dienstleister outgesourct, haftet dieser bei Verstößen ebenso wie der Auftraggeber.

Neuausrichtung Gleitzone mit Einführung der Übergangszone

Während voll sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer circa 21 Prozent des Arbeitsentgelts abführen, steigt die Abgabenlast für Midijobber bis zu einer gewissen Einkommensgrenze progressiv an. Sie wird über eine komplexe Formel, die in Entgeltabrechnungssystemen hinterlegt ist, ermittelt.

Die Obergrenze der vergünstigten Beitragsbelastung für Midijobber wurde Mitte 2019 von 850 Euro auf 1.300 Euro angehoben. Erst jenseits dieser Gleitzone müssen Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge in voller Höhe abführen.

Betriebsrentenstärkungsgesetz

Zu Beginn des Jahres 2019 trat außerdem die zweite Stufe des Betriebsrentenstärkungsgesetzes (BRSG) in Kraft. Seitdem sind Betriebe dazu verpflichtet, bei Neuabschlüssen in der betrieblichen Altersversorgung (bAV) einen Arbeitgeberzuschuss zu bezahlen.

Das Gesetz sieht vor, dass Unternehmen, die durch die Entgeltumwandlung ihrer Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge einsparen, 15 Prozent des Umwandlungsbeitrags zugunsten ihrer Mitarbeiter an die zuständige Versorgungseinrichtung weiterleiten müssen. Das betrifft alle neu abgeschlossenen Entgeltumwandlungsvereinbarungen für die Pensionskasse, für Pensionsfonds und für Direktversicherungen.

Digitaler Lohnnachweis

Seit 2019 können Arbeitgeber Lohnnachweise nur noch digital über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine Ausfüllhilfe wie sv.net an die gesetzliche Unfallversicherung übermitteln. Damit endete die bestehende Übergangsfrist. Bis zum Meldejahr 2017 musste der Nachweis zusätzlich in Papierform eingereicht werden. Seit Februar 2019 ist allein das elektronische Meldeverfahren verpflichtend.

Start rvBEA Meldungen

Seit 2019 können Arbeitgeber außerdem das rvBEA-Meldeverfahren nutzen. „rv“ ist das Kürzel für Rentenversicherung, während die Buchstabenkombination „BEA“ für „Bescheinigungen elektronisch anfordern und annehmen“ steht. Mit Hilfe von rvBEA können Rentenversicherungsträger notwendige Bescheinigungen elektronisch bei einem Arbeitgeber anfordern. Ebenso können über diese Verfahren Anträge des Arbeitgebers oder Rückantworten entgegengenommen werden. Damit soll die Digitalisierung in der Rentenversicherung ausgebaut werden.

Neue Beitragsbemessungsgrenzen

Ab 1. Januar 2020 verändern sich die Beitragsbemessungsgrenzen in der Krankenversicherung sowie in der Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung:

• Die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) steigt von 4.537,50 Euro im Monat auf 4.687,50 Euro im Monat.
• Die gleiche Beitragsbemessungsgrenze gilt für die Pflegeversicherung.
• Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG) steigt im Jahr 2020 von 60.750 Euro auf 62.550 Euro.

Bei der Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung gilt: Die Beitragsbemessungsgrenze West wird ab Januar 2020 in der allgemeinen Rentenversicherung und in der Arbeitslosenversicherung auf 6.900 Euro monatlich festgesetzt. In den neuen Bundesländern gilt 2020 die Beitragsbemessungsgrenze Ost von monatlich 6.450 Euro. In der knappschaftlichen Rentenversicherung liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei monatlich 8.450 Euro.

Der Mindestlohn steigt

Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit Januar 2019 9,19 Euro pro Stunde. Laut Mindestlohngesetz wird der gesetzliche Mindestlohn alle zwei Jahre neu festgelegt. Im Juni 2018 hat die Mindestlohn-Kommission jedoch empfohlen, den gesetzlichen Mindestlohn in zwei Schritten zu erhöhen, so dass er sowohl 2019 als auch 2020 erhöht wurde. Die Bundesregierung folgte diesem Vorschlag im Oktober 2018. Somit wurde der gesetzliche Mindestlohn ab 1. Januar 2020 auf 9,35 Euro angehoben.

Aufzeichnung der Arbeitszeiten

Im Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH): Arbeitgeber innerhalb der EU sind verpflichtet, ein Zeiterfassungssystem einzurichten. Die Begründung: Nur so könne der durch die EU-Grundrechtecharta und die Arbeitszeitrichtlinie bezweckte Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer tatsächlich einer Kontrolle durch Behörden und Gerichte zugeführt werden.

Start der digitalen Krankmeldung

Alles wird nach und nach digitalisiert – auch die Krankschreibung. Der gelbe Zettel ist ein Auslaufmodell: Ab 2021 sollen Krankmeldungen ausschließlich digital vom Arzt an den Arbeitgeber übermittelt werden. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist, in der Arbeitgeber in ihren Payroll-Systemen die nötigen Vorkehrungen treffen sollten.

Auch die volldigitale Version der Bescheinigung wird aus mehreren Teilen bestehen: Einer davon ist ausschließlich für den Arbeitgeber bestimmt. Er enthält Informationen, dass der Arbeitnehmer erkrankt ist und wie lange er voraussichtlich ausfällt. Der zweite Teil wird der zuständigen Krankenkasse übermittelt und enthält auch Informationen über die Art der Krankheit.

Berücksichtigung des 3. Geschlechts in Meldungen und allen Schriftverkehren

Seit rund einem Jahr haben Menschen, die sich weder als Mann oder als Frau fühlen, die Möglichkeit, sich im Geburtenregister als „divers“ oder „unbestimmt“ eintragen zu lassen. Durchgesetzt dafür hat sich die Bezeichnung als das „dritte Geschlecht“.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben beschlossen, dass ab Januar 2020 auch bei verschiedenen Meldeanlässen die Angabe eines unbestimmten oder dritten Geschlechts möglich sein soll. Dabei soll sich die Angabe am Geburtenregister orientieren: "X" steht dann für das unbestimmte Geschlecht und "d" für "divers".

Auswirkungen auf die Personalabrechnung

All diese Änderungen haben Auswirkungen auf die Abwicklung der Payroll-Prozesse in Unternehmen und sollten präzise berücksichtigt werden, um den ansonsten drohenden teilweise empfindliche Strafzahlungen zu entgehen. Und auch Mitarbeiter verstehen keinen Spaß, wenn es um ihr Gehalt geht. Sie erwarten zurecht genaue Payroll-Prozesse.

Allerdings ist eine gesetzeskonforme Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine sehr komplexe und oft mühsame Aufgabe – jedenfalls, wenn sie manuell gemanagt werden soll. Denn Gesetzesänderungen sind nicht nur inhaltlich komplex. Ihr Inkrafttreten ist bisweilen auch unberechenbar. Während sich an der einen Stelle Verzögerungen ergeben, werden an anderer Stelle Beschlüsse im Eilverfahren gefasst. Manche Beschlüsse gelten für eine Region, andere für ein Land und wieder andere für die EU. Die damit verbundenen Herausforderungen werden zunehmen. Je komplexer unsere globalisierte und digitalisierte Welt wird, umso komplizierter werden auch gesetzliche Beschlussfassungen.