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Veröffentlicht am:    Thema: Zeit & Zutritt

Deshalb ist Arbeitszeiterfassung Pflicht und Gewinn!

Im Wandel der Zeit: Was Zeitwirtschaft will, kann und muss

Nach dem EuGH-Stechuhr-Urteil und dem kürzlichen BAG-Beschluss zur Zeiterfassung in Deutschland ist klar: Es ist Schluss mit der Vertrauensarbeitszeit in europäischen Ländern. Lesen Sie hier, warum Zeiterfassung mitarbeiterfreundlich ist, was ein Zeiterfassungssystem leisten muss und zukünftig leisten könnte.

 


Zeiterfassung: EuGH und BAG nehmen Arbeitgeber in die Pflicht

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat Arbeitsgeber in den Mitgliedsstaaten bereits 2019 verpflichtet, “ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann”. Das sogenannte Stechuhr-Urteil sieht vor, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden muss. Nur so könne ein effektiver Arbeitnehmerschutz gewährleistet werden.

Vor allem der in Deutschland weit verbreiteten Vertrauensarbeitszeit war damit offiziell ein Ende gesetzt - passiert ist seither dennoch wenig. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verleiht der EU-Arbeitszeit-Richtlinie mit seinem Beschluss zur Arbeitszeiterfassung nun Nachdruck. So müssten Arbeitgeber nicht mehr nur Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen, sondern die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten entsprechend dem deutschen Arbeitszeitschutzgesetz. Kurzum: In Deutschland ist die Zeiterfassung nun gesetzlich vorgeschrieben.

Hintergrund: Was seit dem EuGH-Beschluss zur Zeiterfassung geschah

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) fällte sein Stechuhr-Urteil zur Arbeitszeiterfassung zwar schon im Mai 2019 und machte das systematische Erfassen der Arbeitszeiten innerhalb der EU zur Pflicht. Der Beschluss ließ jedoch ein empörtes Raunen durch viele Unternehmen gehen, in denen das Thema Zeiterfassung mit einem großen Bürokratieaufwand gleichgesetzt wird.

Lange ging die Arbeitszeiterfassung mit einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft einher: Daten mussten von Mitarbeitern manuell erfasst und an die Personalabteilung weitergereicht werden, die diese dann digitalisierten. Selbst mit Einführung der elektronischen Stechuhr änderte sich das vielerorts nicht. Zwar wurde die Anwesenheit der Beschäftigten nun direkt mit einem Computersystem erfasst, auf das HR zugreifen und die Daten digital weiterverarbeiten konnten. Außentermine mussten dennoch manuell dokumentiert werden.

Das hatte seine Tücken: Oft geriet das Ausfüllen der Formulare in Vergessenheit oder die Dokumente gingen verloren. Zudem kam HR mit dem manuellen Nachtragen der Zeiten kaum hinterher. Insbesondere die Überstunden-Abrechnung war eine massive Fehlerquelle. All das kostete Zeit und Nerven und der Überblick ging in einer solchen Zettelwirtschaft leicht verloren. Entsprechend groß war bei vielen das Aufatmen, als immer mehr Arbeitgeber wieder auf die Vertrauensarbeitszeit setzten.

Warum Zeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben UND mitarbeiterfreundlich ist

Dass der Vertrauensarbeitszeit nun wirklich ein Riegel vorgeschoben wird, hat jedoch eine durchaus arbeitnehmerfreundliche Bewandtnis. Denn: Wird nicht dokumentiert, wann Beschäftigte an ihrem Arbeitsplatz eintreffen und diesen zum Feierabend wieder verlassen, ist das Überschreiten der maximal zulässigen Arbeitszeit von 48 Stunden pro Woche vorprogrammiert. Werden Arbeitgeber hingegen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen, ist der Arbeitsschutz eher zu gewährleisten.  

Warum das sinnvoll ist, zeigt zum Beispiel der Blick nach Amerika, wo die Rechte der Arbeitnehmer traditionell eine eher untergeordnete Rolle spielen. Statt rund 40 freier Tage durch Urlaubsanspruch und Feiertage - wie etwa in Deutschland üblich - haben Amerikaner gerade einmal 25 Tage im Jahr frei. Viele nehmen nicht einmal diese gänzlich in Anspruch, weil es so von ihren Arbeitgebern stillschweigend erwartet wird. Auch die Wochenarbeitszeiten gestalten sich anders: Laut einer OECD-Studie arbeitet der durchschnittliche Deutsche 1.419, der Schweizer 1.640 und der Österreicher 1.587 Stunden im Jahr. Der Amerikaner kommt wegen geringerer Arbeitnehmerrechte auf 1.778 Stunden.Ein Blick nach Spanien wiederum zeigt, dass aktuell 53,7 Prozent der geleisteten Überstunden nicht erfasst werden. 

Die gute Nachricht: Technische Lösungen für die Zeitwirtschaft haben in der Zwischenzeit einen regelrechten Quantensprung gemacht. Mit Hilfe moderner Tools lassen sich Anwesenheits- und Arbeitszeiten effizient planen, erfassen, kontrollieren und dokumentieren.

Zeiterfassung via Software und App statt Excel

Vorbei sind die Zeiten, in denen geleistete Überstunden aus einer Papier- oder einer importierten Excel-Liste in das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden mussten. Ein zeitgemäßes Zeitwirtschaftssystem erspart seinen Anwendern solche Aufwände. Stattdessen werden erfasste Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten sowie Überstunden nahtlos vom Zeiterfassungssystem an die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung übertragen. Arbeitszeitstatistiken erfolgen in Sekundenschnelle per Klick.

Für den Prozess der Zeiterfassung gibt es Lösungen, die passgenau für jedes Unternehmen eingerichtet werden können und die für die Mitarbeiter keinen Mehraufwand bedeuten:

  • Zeiterfassungsterminals: Zeiterfassungsterminals kombinieren modernste Technologien mit einer webbasierten Software. Mitarbeiter loggen sich per Chip, Karte oder Fingerprint ein.
  • Stempeluhr: Über Stempeluhren "stempeln" sich Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit klassisch ein und nach Arbeitsende wieder aus.
  • Applikationen: Eine moderne Form der Stempeluhr, bei der Arbeitnehmer ortsunabhängig im Webbrowser oder per Smartphone-App ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen.

Ausblick: Was können Zeiterfassungsysteme zukünftig leisten?

Bei all den fortschrittlichen Lösungen für die Zeiterfassung, die HR-Abteilungen entlasten und Ressourcen einsparen, sind durchaus weitere Szenarien denkbar. Zum Beispiel können Zeiten auch mit dem Hoch- und Herunterfahren des Laptops erfasst werden oder auch – via Chip – durch das Betreten der Büroräume, ohne dafür explizit einen Arbeitsbeginn festhalten zu müssen. Darüber hinaus gibt es spezielle Apps: Nutzer laden diese vom jeweiligen App-Store herunter, registrieren sich einmalig mit ihren Login-Daten und erfassen ihre Daten zu jederzeit und an jedem Ort. Optimal ist das vor allem für Außendienstmitarbeiter.

Gut möglich, dass die Zeiterfassung bald noch einfacher vonstatten geht. Per Gesichtserkennung zum Beispiel. Rechtlich ist das durchaus machbar. Ein grundsätzliches Verbot, biometrische Daten zur Zeiterfassung zu verarbeiten, nennt die Datenschutzgrundverordnung nicht. Allerdings sollte natürlich die Einwilligung der Betroffenen eingeholt werden. Aber das ist eine Geschichte, die zu einem anderen Zeitpunkt erzählt werden soll. 

 

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