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Veröffentlicht am:    Thema: Personal & Recht

Bonussysteme: Definition, Bonusarten und Payroll

Welche Bonussysteme sind möglich – und welche Tücken warten auf Sie?

Bonussysteme zielen darauf ab, Mitarbeitende zu motivieren und an ein Unternehmen zu binden. Dazu stellen Arbeitgeber verschiedene Leistungen in Form von Boni in Aussicht, die Mitarbeitende erhalten, wenn sie zum Beispiel bestimmte Ziele erreichen. Aber was ist bei der Einführung eines Bonussystems zu beachten? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist ein Bonussystem? Definition

Motivierte Mitarbeitende arbeiten effektiver und sind auch eher mal bereit, für ihren Arbeitgeber eine Extrameile zu gehen. Außerdem sind sie loyaler und weniger wechselwillig. Das ist bekannt. Entsprechend suchen immer mehr Arbeitgeber gezielt nach Instrumenten, die die Motivation und Bindung ihrer Mitarbeitenden stärken. Immerhin sind gute Mitarbeitende nach wie vor ein rares Gut.

Fest verankert im Portfolio der Motivationsmaßnahmen vieler Unternehmen sind Bonussysteme. Das Prinzip: Nach Erreichen eines bestimmten Ziels werden Mitarbeitende mit einem vorher genau festgelegten Bonus „belohnt“. Hier gibt es völlig unterschiedliche Modelle.

Zum Beispiel können sich manche Mitarbeitende über Boni freuen, wenn das Unternehmen seine Jahresziele erreicht hat. Sie werden dann am Unternehmenserfolg beteiligt. Ein Bonus kann aber auch vom Erreichen von Individualzielen einzelner Mitarbeitender abhängen.

Was ist der Unterschied zwischen Bonus und Prämie?

Nicht zu verwechseln ist der Bonus mit einer Prämie. Wo liegt der Unterschied? Während der Bonus alle Angestellten in einem Unternehmen betrifft, hängen Prämien von der individuellen Leistung eines Mitarbeitenden ab.

Eine Fachkraft erhält zum Beispiel eine Prämie, wenn sie im Rahmen eines Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende Programms aktiv zur Besetzung einer zentralen Position im Unternehmen beigetragen hat. Besonders weit verbreitet sind Prämiensysteme aber im Vertrieb, wo sich Mitarbeitende ihr eher niedrig angesiedeltes Grundgehalt mit verschiedensten Prämien aufbessern können. Zum Beispiel durch das Abschließen einer bestimmten Anzahl an Verträgen.

Anleitung: zum Bonussystem in 4 Schritten

Wie geht man nun genau vor, um Bonussysteme im eigenen Unternehmen einzuführen?

Schritt 1: Ziele und Budget definieren

Definieren sie ganz klar, wann das Bonussystem für Ihr Unternehmen erfolgreich ist. Was ist die Zielsetzung? Und: Natürlich erhöht die Einführung von Bonussystemen die Ausgaben für Ihre Fachkräfte. Halten Sie fest, wie viel Budget dafür zur Verfügung steht.

Schritt 2: Bedarfe herausfinden

Was auf keinen Fall passieren sollte: dass Sie im stillen Kämmerlein ausgeklügelte Bonussysteme an den eigentlichen Wünschen und Anforderungen der Mitarbeitenden vorbei entwickeln. Finden Sie stattdessen frühzeitig heraus, was Ihre High Potentials wirklich brauchen und mit welcher Form von Bonussystem Sie sie ein bisschen fester an das Unternehmen binden können. Strahlende Augen sind motivierte Augen – und genau darum geht es ja!

Der einfachste Weg, um die Bedarfe Ihrer Belegschaft herauszufinden, ist eine anonyme Mitarbeiterbefragung. Mit kostenlosen oder zumindest günstigen Tools sind schnell wenige Fragen aufgesetzt und mit automatisierten Auswertungen wissen Sie bald, worauf es Ihren Mitarbeitenden ankommt. Selbst, wenn es „nur“ ein klassischer Fragebogen per E-Mail-Versand ist: Danach sind Sie schlauer und können punktgenau Ihre Strategie entwickeln.

Schritt 3: Budget und Bedarfe abgleichen und das Bonussystem daraus ableiten

Dieser Schritt klingt so einfach und hat es doch in sich: Nun geht es ans Eingemachte! Sie wissen nun, was Ihre Mitarbeitende sich wünschen. Jetzt will das gesetzte Budget nicht überstrapaziert werden und aus dem dafür zur Verfügung stehenden Geld möglichst viel Nutzen bzw. ein möglichst großer Mehrwert für die Belegschaft geschaffen werden.

Damit zusammen hängt nicht nur das Konzept der Bonussysteme an und für sich, sondern auch z. B. das Planen und Erstellen von entsprechenden Zielvereinbarungen für jeden einzelnen Mitarbeitenden. Gegebenenfalls auch noch unter Berücksichtigung der individuellen Prämie.

Schritt 4: Bonussystem einführen & kommunikativ begleiten

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, geht es an die Realisierung: Die Bonussysteme werden festgehalten, die Zielvereinbarungen unterschrieben und in Ihr HR-System eingepflegt. Und zuletzt wird das gesamte Bonussystem in Ihrer Payroll-Software hinterlegt.

Wichtig ist nicht nur das reine Umsetzen, sondern auch die kommunikative Begleitung all dieser Maßnahmen – idealerweise ab der Evaluationsphase. So wird der Benefit, den Sie hier einrichten, als umso größer und wertiger wahrgenommen. Das Resultat: eine höhere Akzeptanz

Welche Vor- und Nachteile haben Bonussysteme?

Aber zurück zum Bonus, der Mitarbeitern auf vielfältige Art und Weise ausgezahlt werden kann. Hier gibt es allerdings Vor- und Nachteile. Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Beispiel auf eine einmalige Sonderzahlung, kann es passieren, dass von dieser nach Abzug aller anfallenden Steuern kaum noch etwas übrig ist.

Das liegt daran, dass die Bonuszahlung voll versteuert werden muss und der Arbeitnehmer in die Falle der Steuerprogression tappt. Logisch, dass das von vielen Arbeitnehmern als Nachteil empfunden wird. Im Endeffekt ist der Ärger über die Steuerprogression häufig größer als die motivierende Wirkung der Sonderzahlung.

Welche alternativen Arten von Bonussystemen gibt es?

Um das zu vermeiden, verabreden Arbeitgeber mit ihren Mitarbeitern immer häufiger steuerlich günstigere Alternativen. Vorteilhaft kann es beispielsweise sein, wenn ein Bonus nicht auf einmal ausgezahlt wird, sondern verteilt auf zwölf Monate.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, den Mitarbeitern den Bonus in Form von Gutscheinen, Sachgeschenken oder Zuschüssen zur Gesundheitsförderung auszugegeben. Diese sind in einer Höhe bis zu 44 Euro pro Monat sozialversicherungs- und steuerfrei.

Doch Geld ist nicht alles. Will ich Wertschätzung in Form von einem Bonus aussprechen, obwohl z. B. die Auftragslage gerade keine großen finanziellen Sprünge zulässt, dann sollte man kreativ werden. Die einen werden vor allem durch Geld motiviert, andere jedoch durch ganz andere Faktoren.

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Alternativen zu reinen Geld-Boni

Zum Glück gibt es daher jede Menge Alternativen zum rein monetär ausbezahlten Bonus:

Manche Unternehmen schenken ihren Mitarbeiten zusätzliche Urlaubstage oder Sonderurlaub. Warum nur an mehr Geld denken, wenn es auch mehr Zeit sein kann?

Viele Arbeitnehmer freuen sich über das Angebot einer spezifischen Weiterbildung. Sie muss nicht einmal besonders teuer sein – ein spezielles Online-Training oder Tagesseminar kann schon Wunder wirken und zeigen: Ich sehe Dein Potenzial, ich sehe Deine Stärken, und das finde ich wertvoll.

Ist selbst diese Option nicht drin? Dann kann eine Freistellung für eigenständiges Lernen über einen bestimmten Zeitraum (z. B. 1 Tag oder länger) helfen, den Freiraum zu schaffen, der im beruflichen Alltag zu kurz kommt bzw. das Up-to-Date-bleiben unmöglich macht.

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Um das Teamgefüge zu stärken, können Arbeitgeber auch ein bestimmtes Budget für Teamevents ausschenken. So kann auch ein kleines Budget große Auswirkungen auf das Teamgefühl und die Arbeitsatmosphäre haben: Im Idealfall rücken alle ein bisschen näher zusammen und blicken hinterher auf schöne Erinnerungen zurück. Unbezahlbar!

Genauso ist die Anpassung der Kernarbeitszeit oder die Option, den Arbeitsort freier zu wählen bzw. gleich komplett ins Home Office zu verlegen, ein großartiger Bonus für viele Mitarbeitende. Flexiblere Arbeitszeiten zeigen Vertrauen auf der einen Seite, tragen aber auch zu einer verbesserten Work-Life-Balance bei.

So verhält es sich auch mit dem Faktor Mobilität: Unternehmen können durch Dienstwagen, Firmenfahrräder oder Tickets für den ÖPNV erheblich zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Ein toller Bonus, der kostenseitig nicht nur klar definiert, sondern auch absolut überschaubar ist.

Auch der Faktor „Gesundheit“ kann ein Bonus sein, den der Arbeitgeber fördert – seien es Sport- oder Wellness-Angebote, Kurse oder Mediationen. Auch eine Mitgliedschaft im Fitness-Studio oder eine Jahreskarte für das lokale Schwimmbad können Unternehmen fördern. Das sind keine großen Geldbeträge, aber ein schönes Zeichen der Wertschätzung und Unterstützung.

Zuletzt seien die an eine konkrete Leistung gekoppelten einmaligen Prämienzahlungen genannt. So kann ein außerordentlicher Einsatz honoriert werden – wobei in solchen Fällen weniger der Geldbetrag als vielmehr die aufrichtige Wertschätzung zählt.

Dazwischen gibt es auch jede Menge weitere Möglichkeiten, individuelle Boni zu ermöglichen. Wichtig ist, den Mitarbeitenden genau zuzuhören und herauszuhören, welche Maßnahme welcher Person einen echten Mehrwert bringt.

All das sollte genau abgesprochen und gegebenenfalls in einer Bonusvereinbarung festgelegt werden. In diesem Zusatz zum Arbeitsvertrag sollten die Bedingungen für den Bonus klar und unmissverständlich formuliert werden. So gibt es hinterher keine Missverständnisse. Sicher ist sicher.

Für Arbeitnehmer, die bereits Nachwuchs haben oder Nachwuchs erwarten, kann ein Zuschuss zur Kinderbetreuung ein echter Bonus sein. Alleine schon die Zurverfügungstellung von Räumlichkeiten, in denen die Kinder beispielsweise Hausaufgaben erledigen dürfen, können als großer Mehrwert wahrgenommen werden.

Bonus: Eine Payroll-Angelegenheit

Besonders kompliziert wird die Sache, wenn ein Arbeitgeber seinen Angestellten völlig unterschiedliche Bonusangebote macht. Während manche Boni steuerfrei sind, schlagen andere bei der Steuer voll zu Buche. Das muss mit einer Lohnsoftware angemessen in der Payroll abgebildet werden.

Die Frage, die damit einhergeht:

Worauf muss man softwareseitig achten, um alle Eventualitäten in der Payroll berücksichtigen zu können?  

Welches Lohnprogramm sollte zum Einsatz kommen?

Keine Sorge! Darauf gibt es Antworten. Wichtig ist vor allen Dingen eines: Das verwendete Payroll-System sollte nahtlos mit der eingesetzten Personalverwaltungs-Software kommunizieren, in dem das Bonussystem des Unternehmens abgebildet wird. Über eine Schnittstelle (API) übermittelt das HR-System dem Lohnprogramm, welche Bonusart pro Mitarbeiter vereinbart wurde sowie ob und wann diese fällig wird.

Das Lohnprogramm errechnet auf Basis der übermittelten Daten, ob Steuer- und Sozialabgaben anfallen und bildet diese automatisch in der individuellen Lohnabrechnung eines Mitarbeiters ab. So stehen Arbeitgeber trotz komplexer werdender Bonusvereinbarungen mit einem optimalen Lohnprogramm, das nahtlos mit der Personalverwaltungs-Software Daten austauscht, auf der sicheren Seite.

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