Arbeitszeugnis Formulierung richtigmachen: So geht’s!

Was ist ein Arbeitszeugnis? Eine Definition.

Das Arbeitszeugnis ist eine wichtige Urkunde, die ein Arbeitgeber für einen scheidenden Arbeitnehmer erstellt. Ein Unternehmensaustritt kann aus den unterschiedlichsten Gründen erfolgen:

• Das Ausbildungsverhältnis eines Mitarbeiters endet.
• Der befristete Vertrag eines Festangestellten läuft aus.
• Der Arbeitnehmende verlässt das Unternehmen auf eigenen Wunsch, um sich einer neuen beruflichen Herausforderung zuzuwenden.
• Das Arbeitsverhältnis endet infolge einer betrieblichen oder betriebsbedingten Kündigung.

Welche Formen des Arbeitszeugnisses gibt es?

Grundsätzlich hat jeder scheidende Angestellte einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wobei es drei verschiedene Arten gibt:

• Ein einfaches Arbeitszeugnis, das einfach nur die persönlichen Daten des Arbeitenden aufführt und Auskunft über Art und Dauer einer Beschäftigung gibt. Was aber fehlt, ist die Einschätzung der Performance des Teammitglieds.
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Dieses beinhaltet ebenfalls alle persönliche Daten sowie die Art und Dauer einer Beschäftigung – ergänzt um eine Beurteilung der Leistung und einer Einschätzung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und externen Ansprechpartnern.
• Zwischenzeugnis: Dieses entspricht inhaltlich dem qualifizierten Arbeitszeugnis und wird innerhalb eines bestehenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Typische Zeitpunkte, in denen ein Zwischenzeugnis erstellt wird, ist zum Beispiel nach dem Ende der Probezeit oder bei einem Wechsel des Vorgesetzten.

Welche Arbeitnehmenden haben das Anrecht auf ein Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf ein Zeugnis, wobei jenen, die nur für eine sehr kurze Zeit bei einem Unternehmen gearbeitet haben, in der Regel ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt wird. Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit einer entsprechenden wohlwollenden Formulierung rund um die Ausführung der verantworteten Aufgabenbereiche haben hingegen Beschäftigte, die ein paar Monate oder ein paar Jahre für ein Unternehmen gearbeitet haben.

Der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Der Aufbau und die Inhalte eines Arbeitszeugnisses folgen einem bestimmten Muster, das immer das gleiche ist:

• Überschrift
• Personalien des Arbeitnehmenden
• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
• Tätigkeitsbeschreibung
• Leistungsbeurteilung
• Verhalten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin
• Zusammenfassende Führungsbeurteilung
• Gründe für das Ende des Arbeitsverhältnisses
• Schlussformel
• Ort und Datum der Zeugnisausstellung
• Unterschrift des Zeugnisausstellers

Was ist bei der Zeugnis Formulierung zu beachten?

Auch bei den Formulierungen in einem Arbeitszeugnis gibt es klare Vorgaben. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Arbeitszeugnisse prinzipiell wohlwollend formuliert sein müssen. Das hat zur Folge, dass sich ein bestimmter Code unter Personalern durchgesetzt hat. Dieser zielt darauf ab, nicht nur gute, sondern auch schlechte Leistungen in wohlmeinende Worte zu verpacken. Etwa wenn der Vorgesetzte mit der Erledigung der Aufgaben nicht zufrieden war oder es etwas beim Verhalten zu beanstanden gab.

Personaler, die diesen Code verstehen, erhalten so einen realistischen Eindruck von einem Bewerbenden und können einschätzen, wie zufrieden der vorherige Arbeitgeber war. Doch die absolute Grundvoraussetzung ist eben: Die Arbeitszeugnis Formulierung muss korrekt interpretiert werden können, um zu verstehen, was der vorherige Arbeitgebende dem nachfolgenden Unternehmen mitteilen will – und welche Warnungen eventuell mit dem Zeugnis auf den Weg gegeben werden.

Den Code richtig lesen: Das bedeutet die einzelne Arbeitszeugnis Formulierung

Welche Codes haben sich konkret durchgesetzt? Nachfolgend ein paar Beispiele, wie im Arbeitszeugnis die Abschlussnote eines Arbeitnehmers umschrieben werden kann.

Hier noch einige Beispiele für die Bewertung des Arbeitsverhaltens eines Arbeitnehmenden im Zeugnis:

Was kann schieflaufen und was sind die größten Fallstricke bei einer Arbeitszeugnis Formulierung?

Das Ausarbeiten eines Arbeitszeugnisses und der entsprechenden Formulierung sollten Personalverantwortliche nicht auf die leichte Schulter nehmen und dabei höchst sorgfältig vorgehen. Immerhin tragen sie eine große Verantwortung - das Dokument dient dem scheidenden Arbeitnehmer ja als wichtige Unterlage für die nächste Bewerbung und kann den Ausschlag für den weiteren Karriereverlauf geben. Eine falsche oder unbedachte Arbeitszeugnis Formulierung kann hier also Vieles vermasseln.

Es gibt aber auch immer wieder Fälle, in denen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ohne ein Arbeitszeugnis auseinandergehen. Kommt ein Arbeitnehmender nachträglich auf das Unternehmen zu und fordert das Dokument ein, darf der Betrieb diesen Wunsch nicht ohne Weiteres ablehnen. Der Anspruch auf Erteilung des Arbeitszeugnisses verjährt erst nach drei Jahren.

Wie können sich Unternehmen die Arbeitszeugnis-Erstellung vereinfachen?

Wir haben gesehen: Die Materie ist komplex. Die gute Nachricht: Personalverantwortliche können sich die Aufgabe der Zeugniserstellung erheblich vereinfachen. Und zwar mit einem Arbeitszeugnisgenerator, die in vielen Personalsoftware Lösungen enthalten ist.

Das Prinzip ist denkbar einfach. Das Tool führt Sie durch die verschiedenen Zeugnis-Bereiche. Sie vergeben für jeden Punkt eine Note und wählen aus verschiedenen Formulierungen die aus, die Ihrer Ansicht nach am besten passt. So entsteht ein juristisch einwandfreies Zeugnis, in dem alle Angaben zuverlässig enthalten sind, die in einem Arbeitszeugnis enthalten sein müssen. Einfacher geht’s nicht.