Agenturen für die Personalabteilung: Personalabrechnung und Co. selbst machen oder machen lassen?

In welchen Kernbereichen von HR können Agenturen unterstützen?

Das BPO-Prinzip funktioniert in allen Geschäftsbereichen – auch innerhalb der Human Resources. Hier gibt es zahlreiche Serviceanbieter, die Personaler bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Personalberater zum Beispiel, die beim Recruiting von Fachkräften wertvolle Dienste leisten. Steuerberater bieten klassisch BPO-Services im Bereich Steuern an. Es gibt auch im Rahmen der Mehrfachschaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Stellenportalen Outsourcing-Agenturen, die HR unter die Arme greifen – so genannte Multiposting-Spezialisten. Und natürlich können alle Aufgaben der Personalabrechnung ausgelagert werden an eine Payroll-Agentur.

Die Wahl, welche Aufgaben von einer Agentur für die Personalabteilungübernommen werden sollen, fällt meist auf die To Do’s, die mühsam zu erledigen sind und in der Personalarbeit viel Zeit verschlingen. In diesem Zusammenhang rücken schnell Payroll-Abläufe in den Fokus. Gerade sie sind ein perfekter Kandidat für Business Process Outsourcing. Payroll-Agenturen helfen Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Steuern, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, beim Meldewesen und noch vielem mehr.

Business Process Outsourcing für die Personalabrechnung

Die Outsourcingservices in der Personalarbeit umfassen:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Meldewesen
• Verwaltung von Fehlzeiten
• Reisetätigkeiten und Budgets
• Kennzahlen und Auswertungen
• Ausliefern der Lohn- und Gehaltszettel an die Mitarbeiter
• Rechtliche Beratung

Das entlastet Unternehmen erheblich. Mit einem Outsourcing-Dienstleister muss man sich zum Beispiel keine Gedanken mehr machen, ob die Zahlung von Löhnen und Gehältern korrekt und fristgerecht veranlasst wurde, oder ob Sozialleistungen und alle relevanten Steuern zuverlässig abgeführt wurden. Auch müssen HR-Mitarbeiter nicht mehr Feuerwehr spielen und Brände löschen, wenn es plötzlich in der Payroll wegen unvorhergesehener Probleme brennt. All das ist ab sofort Angelegenheit der Agentur, die die Auslagerung der Payroll-Prozesse und aller damit zusammenhängenden Aufgaben übernommen hat.

Was ist bei der Auswahl von einer passenden HR-Agentur wichtig?

Doch um in den Genuss der genannten Vorzüge zu kommen und weniger Aufwand mit Wiederholungsaufgaben zu haben, muss bei der Auswahl der Outsourcing-Agentur genau hingeschaut werden. Schließlich will man von den klaren Vorteilen profitieren und keine Nachteile irgend einer Art zu spüren bekommen. Gerade im Bereich der Payroll muss der externe Partner an Ihrer Seite absolut vertrauenswürdig sein. Dafür gibt es ein paar Kriterien, die Sie bei der Suche nach einer externen Agentur für Ihre Personalabteilung ins Kalkül ziehen sollten.

Wichtig bei der Auswahl einer Payroll-Agentur sind die folgenden Punkte:

• Datensicherheit: Überprüfen und hinterfragen Sie, ob der Anbieter Daten konform zur europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Beispiel in lokalen und gut gesicherten Rechenzentren in Deutschland oder Österreich betreibt.
• Entspannter Start: Stellen die Payroll-Systeme des Anbieters eine nahtlose Datenübergabe sicher?
• Kosten: Berechnet die Agentur überteuerte Pauschalen oder zahlen Sie genau für die Leistung, die Sie auch in Anspruch nehmen?
• Abrechnungstransparenz: Achten Sie außerdem darauf, ob Ihnen die Agentur planbare Kosten dank einer monatlich präzisen Abrechnung gewährleisten kann.
• Leistungsumfang: Wie flexibel geht der Anbieter mit den Leistungsumfängen um, die Sie buchen? Können Sie frei definieren, welche Services sie in Anspruch nehmen wollen und flexibel neue hinzubuchen oder hält es die Agentur nach dem Prinzip „ganz oder gar nicht“? Im letzten Fall zahlen Sie im Zweifel für Services, die Sie gar nicht in Anspruch nehmen. 
• Beratung: Wichtig ist auch, einen persönlichen Ansprechpartner zugeteilt zu bekommen, falls einmal Fragen zu klären sind. Dieser ist mit Ihrem Fall eins zu eins vertraut und kann Ihnen immer direkt und kompetent weiterhelfen.
• Abrechnungsqualität: Ist die gebuchte Leistung eine Kernkompetenz des Anbieters oder läuft es, wie bei einem eigentlich auf andere Fachbereiche spezialisierten Steuerberater, nur „nebenher mit“? 
•  Referenzen: Hat die Agentur genug Erfahrung und Kundenprojekte, um namhafte Referenzen nennen und ggf. sogar ein Gespräch mit diesen ermöglichen zu können?

Wenn all diese Bedingungen erfüllt sind, wissen Sie den richten Partner für ein vertrauensvolles Payroll-Outsourcing an Ihrer Seite und können bedenkenlos alle Aufgaben an ihn übergeben. Dank maximaler Transparenz behalten Sie immer den Überblick und die volle Kontrolle sämtlicher Bereiche.

Wie weit sind Outsourcing-Services (BPO) in HR fortgeschritten?

Während die Vorteile auf der Hand liegen, gerade in der Payroll eine externe Agentur für die Personalabteilung einzusetzen, halten sich einige Unternehmen aus Angst vor eventuellen Nachteilen noch mit der strategischen Entscheidung für oder gegen externe Outsourcing-Dienstleister zurück. Generell finden neue Technologien und auch digitale Services im Rechnungswesen in Deutschland und Österreich deutlich zögerlicher Anklang als im europäischen Ausland. Zu diesem Ergebnis kommen das Beratungsunternehmen KPMG und die Ludwig-Maximilians-Universität in München. Für die Studie mit dem Titel „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ wurden insgesamt 151 leitende Führungskräfte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt.

Die meisten Finanzabteilungen sind immer noch vorrangig damit beschäftigt, die Digitalisierung vorzubereiten – indem sie etwa Basissysteme vereinheitlichen und Arbeitsabläufe standardisieren. Neue Technologien breiten sich nur allmählich aus. Damit verbundene Services aus dem Bereich BPO sind in erstaunlich vielen Unternehmen daher noch nicht angekommen.

Digitalisierung des Rechnungswesens kommt nur langsam voran

„Die Digitalisierung des Rechnungswesens stellt neue Anforderungen an die Personalplanung. Immer mehr Unternehmen stellen hierfür interdisziplinäre Teams zusammen, die Mitarbeiter aus den Fachbereichen und aus der IT umfassen“, sagt Dr. Markus Kreher, Head of Finance Advisory bei KPMG. „Auch in neue Mitarbeiter wird investiert, um neue Kompetenzen zu erwerben. Outsourcing hingegen spielt eine untergeordnete Rolle.“

Fazit: Zu viele Unternehmen verschenken wertvolle Potenziale, weil Sie die Ressourcen ihrer HR-Mitarbeiter an unnötige administrative Arbeiten ketten. An anderer Stelle wäre ihre Expertise besser eingesetzt. Statt Strategien für die Zukunft auszuarbeiten, bearbeiten hochkarätige HR-Experten so Zahlenkolonnen und übermitteln Daten und Fakten an Behörden. Unser Tipp: Tasten Sie sich langsam an das Thema HR-Outsourcing heran, nehmen Sie zunächst nur eine Teil-Auslagerung ihrer Payroll vor und fassen Sie nach und nach Vertrauen in die externen Dienstleistungen. Wir wetten, Sie werden begeistert sein.

Wie ist das bei Ihnen? Haben Sie schon Erfahrung mit der Auslagerung von HR-Prozessen an externe Dienstleister gemacht? Gibt es Kniffe, die wir hier noch nicht genannt haben? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!