Unter Workflow Management werden Systeme verstanden, die den zeitlichen und standortbezogenen Ablauf von Bearbeitungsaufgaben sowie die dazu notwendigen Informationsflüsse steuern. Die zu steuernden Prozesse reichen von stark strukturierten bis zu sehr unstrukturierten Abläufen mit hohem Änderungsanteil.
Synonym werden in diesem Zusammenhang z.B. die Begriffe Vorgangssteuerung, Ablaufsteuerung und Automatisierung des Arbeitsflusses verwendet.
Workflow Management Systeme bestehen grob betrachtet aus einer Definitions- und einer Laufzeitkomponente.
Die Definitionskomponente existiert in verschiedenen Ausprägungen und reicht von der Skriptsprache bis zu einem graphischen Editor. Innerhalb dieser Komponente werden vor allem die Ablaufstruktur und das Organisationsmodell definiert. In der Laufzeitkomponente erfolgt neben der Ablaufsteuerung die Dokumentation aller Ereignisse und Systemzugriffe in historischer Folge.
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